Поднимая планку. Как работать эффективнее, мыслить масштабнее

А вот еще один пример. Вы вспоминаете, что вам нужно кому-то позвонить, для того чтобы кое-что выяснить. Вы звоните, какое-то время беседуете, кладете трубку, а через несколько минут вспоминаете, что забыли сказать этому человеку что-то важное. Поэтому снова звоните и снова отвлекаете его!

Я часто обсуждаю с клиентами из числа топ-менеджеров компаний разницу между такими понятиями, как вспомнить и проверить. Эти два глагола связаны с разными аспектами продуктивности и эффективности. Если я заставляю себя что-то запомнить, чтобы учесть это впоследствии, я уделяю этому дополнительное (возможно, слишком большое) внимание. Я могу думать при этом что-то в таком роде:

«Не забудь, тебе нужно…» Кроме того, я могу попросить кого-то помочь мне: «Послушай, напомни мне, пожалуйста, сделать _____________, когда _______________». Или вообще могу забыть об этом и вспомнить спустя несколько часов или дней (а то и недель!).

С другой стороны, организация своих систем и процессов так, чтобы можно было остановиться, подумать и собраться, позволяет уделить внимание идее, действию или напоминанию только тогда, когда у меня появится возможность для этого. Это помогает мне приблизиться к завершению начатого. Между прочим, именно по этой причине я могу отправить самому себе письмо с мобильного телефона или даже сфотографировать что-то цифровым фотоаппаратом. Тем самым я напоминаю тому себе, который «там», о чем я думал, когда был «здесь».

А теперь позвольте рассказать, чего я не делаю. Если, сидя дома на диване, у меня возникает мысль пойти в кабинет и взять книгу, я не достаю блокнот, чтобы записать в нем: «Взять в кабинете журнал тренировок по триатлону», а затем пойти в библиотеку и, согласно напоминанию в блокноте, искать этот журнал. Но если во время ужина с друзьями в ресторане мы обсуждаем какую-то тему и у меня появляется интересная идея, я непременно записываю ее, чтобы вернуться к ней позже. Это позволяет мне не тратить мысленные усилия на ее обдумывание, запоминание и повторное обдумывание. Я пытаюсь максимально придерживаться мышления, ориентированного на завершение начатого, которое сводится к следующему:

Делайте как можно больше, уделяя максимум внимания завершению начатого, на протяжении нескольких следующих минут.

Сколько времени на протяжении дня вы тратите на общение с окружающими по всевозможным поводам? Вспомните о нескольких встречах, звонках и разговорах в холле. Вы закончили хотя бы одну из таких бесед словами: «Я предоставлю вам необходимую информацию в ближайшем будущем»? Что вы делаете после окончания встречи или беседы? Насколько я могу судить, здесь может быть два варианта:

1. Прервать работу и сделать то, что нужно. Безусловно, кое-что из того, что вы собираетесь сделать, займет так мало времени, что действительно имеет смысл выполнить это прямо сейчас, пока вы исполнены энергии. Однако подход «подумал – сделал» увеличивает вашу нагрузку и часто приводит к тому, что вы выполняете множество мелких дел, но не продвигаетесь с решением серьезных вопросов. Впрочем, бывают дни, когда целесообразно применить подход «сделай это сейчас»; необходимо только помнить о том, что он наиболее эффективен при решении мелких, простых задач.

Проблема возникает в случае, когда вы прерываете работу каждый раз, думая о таких мелких делах. Я сам сталкивался с клиентами, рассказывавшими, что они весь день решают задачи, на которые, как им кажется, уйдет «всего пара минут». Но в конце дня они осознают, что у них не осталось времени для глубоких размышлений, необходимых для того, чтобы двигаться дальше в реализации важных проектов.

2. Прервать работу, подумать, сосредоточиться и только потом сделать то, что нужно. Когда дело касается управления проектами любого размера и масштаба, будь то профессиональными или личными (написание отчета, организация мероприятия, планирование путешествия), порой полезно «пойти по вертикали» – другими словами, на протяжении определенного отрезка времени сфокусироваться на том, что имеет отношение к итогам проекта. Одно из действий, которое я рекомендую клиентам выполнить в этом случае, я называю «направленным свободным изложением». Для того чтобы осуществить его, возьмите лист линованной бумаги (или откройте текстовый редактор на своем компьютере или планшете) и запишите 60 (!) вещей, которые приходят вам в голову, когда вы фокусируетесь на проекте. Как правило, на это уходит от 10 до 30 минут. Впоследствии вы сможете просматривать перечень и выбирать из него те действия, которые необходимо предпринять.