Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове

Понадобятся ли вам цветы? Если да, то в супермаркетах всегда найдутся красивые и недорогие букеты. Если у компании есть флорист, к которому традиционно обращаются при проведении крупных мероприятий, узнайте, предоставляют ли они скидку при организации вечеринок. (Кстати, одна из самых распространенных причин беспорядка на офисных кухнях — дешевые пластиковые вазы, остающиеся после доставки цветов. Оставьте одну-две, а остальные пятьдесят выбросьте, тем самым освободив место для необходимых вещей, которые вы целый год не знали, куда приткнуть.)

Если в вашем офисе принято справлять праздники от души, у вас, вероятно, соберут комитет по подготовке вечеринки. Планирование праздника зависит от числа сотрудников, которые примут в нем участие. Если ответственные за планирование не назначены, почему бы вам не пойти к начальству и не предложить создать комитет или взять эту работу на себя? А в следующем году вас сменил бы другой сотрудник. Главная задача комитета (или ваша — если вы занимаетесь этим в одиночку) — украсить офис так, чтобы все остались довольны, и найти место для хранения украшений. В одной финансово-аналитической компании этот вопрос решили просто и элегантно: украшения они хранили в моих любимых матовых контейнерах на колесиках и с закрывающейся на замок крышкой. Они поставили два таких контейнера на шкаф — и, поскольку они матовые, никто из посторонних не мог догадаться, что там хранится. Может быть, и у вас в офисе есть подобное место? Присмотритесь — наверняка найдете.

Опросите сотрудников на тему праздничной еды: ее можно либо заказать, либо принести самим. Для большинства небольших вечеринок, в принципе, достаточно десерта. Действуйте по ситуации и учитывайте пожелания коллег.

Если вечеринка проводится непосредственно в офисе, можно подумать и о музыке, и о дополнительных развлечениях, и об алкоголе. Если же для нее решили снять отдельное помещение, а организовывать действо поручили вам, заведите папку с файлами, где будут храниться необходимые справочные материалы. Папку назовите «Новогодняя вечеринка» и храните ее в разделе «Проекты» своей картотеки. Через год, когда вновь надо будет планировать праздник, вы достанете эту папку, отправите в корзину устаревшие и просто ненужные бумаги и добавите новые. В течение года собирайте флаеры и прочие рекламные материалы компаний, услуги которых могут понадобиться на следующей вечеринке. И помните: чем больше необходимых вам услуг предлагает компания, тем лучше.

Итак, вы справились с подготовкой к офисной вечеринке без особого напряжения. На следующей неделе разберемся с пожирателями времени, которые традиционно появляются в конце года. Мы объявляем тотальную мобилизацию, чтобы успеть сделать все вовремя. Это позволит нам праздновать Рождество и наступление Нового года в свое удовольствие.

Третья неделя

Покончим с предновогодним безумием в бизнесе!

На этой неделе вы можете:

Справиться с новыми и, возможно, неожиданными изменениями в графике.

Необходимое время: от 30 до 60 минут (в зависимости от числа проектов и их сложности).

Если в вашей компании конец финансового года совпадает с концом календарного, в это время у вас наверняка много работы. Аналогичная ситуация может быть и у некоторых ваших партнеров, которые в cвязи с этим будут предъявлять к вам повышенные требования. Что делать? Разумеется, определять приоритеты. Дети учатся считать от одного. Вы же, как дзен-организатор, ведете обратный отсчет с гипотетического момента достижения цели.

Рано или поздно ко всем моим клиентам приходит осознание того, что система, которую мы создаем, изменяема. Периодически, в зависимости от того, насколько быстро вы накапливаете новый материал и работаете над проектами, вам нужно заново упорядочивать папки. Предпраздничный сезон — отличный стимул для перемен.

КАК СПРАВИТЬСЯ С ВОЗРОСШИМИ ТРЕБОВАНИЯМИ

Раньше, если вы внезапно оказывались завалены работой, ваша традиционная реакция была примерно следующей: меньше спать, больше работать, рвать жилы. Теперь это в прошлом — предлагаю альтернативу. Попробуйте сделать вот что:

Расставьте порученные вам проекты в порядке возрастания важности или в соответствии с дедлайнами.

Разбейте каждый проект на этапы.

Отметьте предполагаемое время выполнения каждого этапа в календаре. Это даст вам ощущение контроля над ситуацией.

Просмотрев календарь, вы наверняка обнаружите, что в связи с изменившимися обстоятельствами некоторые встречи и дедлайны необходимо перенести. На это уйдет время, но, поскольку большинство ваших коллег находятся в эти дни в аналогичной ситуации, они, скорее всего, обрадуются вашей просьбе отложить встречу или отправку материалов.

Если для ваших новых проектов требуются папки, заведите их немедленно, чтобы знать, куда помещать связанную с ними дополнительную информацию.