Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове

ЭКСПЕРИМЕНТ «СВЕЖИЙ ВЗГЛЯД»

Этот забавный эксперимент нужно проводить после того, как вы некоторое время находились вне офиса. Может быть, вам удастся прийти за несколько минут до начала рабочего дня или сократить время обеденного перерыва? Выберите удобное для себя время.

Представьте, что вы впервые видите свое рабочее место. Это позволит вам посмотреть на вещи свежим взглядом. Вам никогда не звонили родственники или друзья с сообщением, что они буквально через пять минут зайдут к вам, так как находятся неподалеку? В такие моменты вы видите свой дом по-другому. Скажем, сегодня воскресенье, вы с наслаждением читаете газету. Возможность разбрасывать вокруг себя по полу и по дивану газетные страницы действует на вас расслабляюще. Но теперь вы понимаете, что источник расслабленности вряд ли произведет приятное впечатление на гостей. Я хочу, чтобы под таким углом вы взглянули и на свой офис.

Вот несколько вопросов, которые помогут вам поставить диагноз своему рабочему месту и определить зоны, за которые вы должны приняться в первую очередь. Не забывайте, мы представили, что вы оказались в своем кабинете впервые.

Для начала вопросы о самом рабочем месте

Что вы с первого взгляда поняли о его хозяине? Аккуратен ли он или это человек-тайфун? Как вы считаете, это впечатление в целом соответствует вашему характеру?

Каким вам кажется рабочее пространство — организованным или хаотичным? Какое из этих слов люди чаще всего используют, когда им нужно описать вас?

Вы комфортно себя чувствуете в этом пространстве или все время боретесь с желанием сбежать? Если вы дали положительный ответ на вторую часть вопроса, не кажется ли вам, что этот хаос — одна из причин ваших трудностей с исполнением своих обязанностей?

Разумно ли, на ваш взгляд, используется пространство или вы видите множество предметов, место которым либо дома, либо и вовсе в мусорном ведре?

Свободен ли пол или каждый раз, входя и выходя из кабинета, вы преодолеваете полосу препятствий из стопок документов и папок?

Есть ли в этом кабинете предметы, которые говорят о том, что собой представляет хозяин помещения (картины на стенах или личные фотографии), или вы находитесь в стерильном пространстве, которое не дает никакого представления о своем хозяине? Каким бы ни был ваш ответ, он вас устраивает?

Если в кабинете есть книжный шкаф, имеется ли там свободное место для книг или полки забиты посторонними вещами?

А теперь сосредоточим внимание на важнейшем элементе рабочего кабинета — столе. Как бы вы ответили на такие вопросы:

Свободна ли поверхность вашего стола или она превратилась в кладбище документов? Вы хотели бы использовать свой стол с большей пользой, но не можете найти на нем места, потому что фотографии, еда и различные электронные устройства оккупировали каждый квадратный сантиметр? Организованы ли ящики стола или набиты чем попало? Закрываются ли эти ящики? Не залеплен ли монитор желтыми листочками с разными напоминаниями?

СОЗДАНИЕ ОСМЫСЛЕННОГО ПРОСТРАНСТВА

Уолтер — известный адвокат, совладелец большой юридической компании. Впервые войдя в его большой кабинет, я увидела повсюду стопки документов. «Ну это же документы...» — сказал Уолтер. Он привык к беспорядку.

Нередко мы собираем горы хлама и обещаем себе, что потом обязательно со всем этим разберемся. Но эти горы часто остаются с нами навсегда — со временем мы перестаем их замечать! Уолтер игнорировал не только кипы документов: горы справочников, которые он часто использовал в работе, валялись на полу у стола. В кабинете стоял большой шкаф, на открытых полках располагались дипломы и семейные фотографии Уолтера. Я спросила, что хранится внутри. Уолтер не смог вспомнить, потому что не заглядывал в шкаф уже много лет. И знаете, что мы там нашли? Пыльные учебники по юриспруденции! Эти книги, которые Уолтеру уже никогда не понадобятся, съедали его рабочее пространство. Что еще выявил свежий взгляд на кабинет Уолтера? В шкафу было два маленьких ящика, забитых всякой всячиной — про нее тоже все забыли. Для начала мы потратили несколько часов на разбор завалов на столе, распределяя документы по делам, которые вел Уолтер. Работу со многими он уже закончил, теперь бумаги нужно было присовокупить к остальным документам по каждому делу. Помощник унес рассортированные нами материалы в архив, а сам Уолтер, впечатленный результатом, решил навести настоящий порядок в кабинете.