Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове

Мы пришли к выводу, что ему необходимы два дополнительных стеллажа: один — для справочников, другой — для материалов, готовых к отправке в архив. Теперь документы, попавшие на второй стеллаж, автоматически становились предметом заботы помощника. В итоге стеллажи избавили Уолтера от скоплений книг и документов на полу и на столе. После того как мы вынули из шкафа старые учебники, появилось свободное место. Мы очистили ящики и поместили туда ряд редко используемых, но все же необходимых папок. Это позволило освободить пространство для текущей работы в ящиках стола. Уолтера так захватил процесс уборки, что мы наполнили мусором все корзины в кабинете и вынуждены были попросить у завхоза еще контейнер. Так всего за несколько часов кабинет Уолтера превратился из не то архива, не то помойки в отлаженную юридическую машину.

Опишите, как вы себя чувствуете в офисе? Каково ваше общее впечатление от него? Возможно, следующие вопросы помогут вам сформулировать свои ощущения.

Войдя в этот кабинет, вы почувствовали прилив энергии или, наоборот, упадок сил?

Вы всем говорите, что это «черная дыра»? Или вы считаете, что в этом пространстве вполне можно работать, просто нужно кое-что поправить?

Что вы чувствуете, когда начальник или коллеги неожиданно приходят к вам в кабинет, — гордость или стыд? Не говорите ли вы: «Ой, прошу прощения за беспорядок на кресле, я как раз собирался убрать, а тут вы пришли...»

Что у вас получилось? Каковы три главные особенности вашего рабочего пространства? Входят ли они в этот список или это что-то необычное?

Не стоит огорчаться, если выяснилось, что вы оказались во всех или в большинстве традиционных ловушек хаоса. Этот месяц мы как раз потратим на то, чтобы из них выбраться. И заметьте: чем больше вам придется потрудиться, тем сильнее будет чувство удовлетворения в конце месяца.

Радуетесь, думая: «Эге, а мне не так уж много надо сделать»? Или не можете поверить, как же это вы до сих пор не замечали, до чего ужасно выглядит ваше рабочее место? Вспомните: сейчас мы собираем факты. Это упражнение не предназначено для того, чтобы вызвать у вас чувство вины или стыда — таким эмоциям нет места в мире дзен-организации. Теперь вы знаете, какие проблемы предстоит решить, а значит, настало время для еще одного любимого мной упражнения. Готовы?

СКОРОСТНАЯ пятнадцатиминутная УБОРКА

Установите будильник (можно использовать будильник в мобильном телефоне) и передвигайтесь по кабинету на максимально возможной скорости. В руках у вас должны быть прочные мешки для мусора или корзина для бумаг. Обращайте внимание на очевидный мусор, лишние предметы или вещи не из вашего кабинета. О наведении порядка в ящиках или сортировке документов пока не думайте — скоростную уборку там проведем чуть позже. Сейчас мы решаем небольшую задачу.

Выбрасывайте то, что нужно выбросить, а те предметы, которые следует взять с собой домой, складывайте отдельно. Но отнести их нужно сегодня! Вы же не хотите, чтобы в углу кабинета появилась очередная гора хлама? Не превращайтесь в Уолтера доорганизационной эпохи! В отдельную кучку сложите то, что нужно кому-то вернуть. Если эти вещи вам одолжили коллеги, можете возвратить их с благодарственной запиской сразу после окончания уборки.

Что выбросить, что унести домой, что вернуть коллегам? Я разделила кабинет на зоны, чтобы немного упростить задание.

Сначала посмотрим на эти замечательные гостинцы из дома, которые наводняют большинство офисов, — еду и одежду.

Выбросьте засохшие конфеты, шоколадные батончики и т.д. Проверьте сроки годности на всех упаковках.

Избавьтесь от коробок из-под фастфуда и банок (бутылок) из-под напитков. У одной моей клиентки под столом полгода гнил банан. Ничего удивительного: с глаз долой — из сердца вон.

Спортивный костюм в офисе — это нормально, вы берете его с собой в фитнес-центр. Но запихивать в ящик стола маленький магазин спорттоваров — это уж слишком.

Спортивная сумка — тоже хорошо. Но если вы посещали фитнес-центр в последний раз несколько месяцев назад, отвезите-ка ее домой. Привезете обратно, когда решите продолжить занятия. А заодно прикиньте, нельзя ли обойтись сумкой поменьше.

Дополнительная пара обуви на случай ненастной погоды полезна, если вы живете в континентальном климате. Но две пары — это уже лишнее.

Один зонтик — хорошо, два — перебор.

Разберемся с повседневной одеждой. Если у вас в офисе холодно, не исключено, что на ваших книжных полках или в ящиках стола собралась коллекция свитеров. Почему бы не надевать свитер, подходящий к вашей одежде, дома? Или не хранить на работе один стандартный свитер черного или бежевого цвета, который подойдет практически к любой одежде?

Стоячая вешалка избавит вас от необходимости запихивать свитера и пальто в книжные шкафы и ящики стола. Ее можно спрятать за дверью или поставить в угол.

Другой элемент хаоса — офисные принадлежности и оргтехника. То, что предназначено для служения нам, запросто может мешать. Посмотрим.