Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове

Одни острые ножницы нужны вам непременно. А сколько их в столе? Если лишние принадлежат вам, увезите их домой. Если компании — отдайте офис-менеджеру. То же касается линеек, макетных ножей и прочего инструментария.

Калькуляторы

Не слишком ли много у вас калькуляторов? Весьма вероятно, что калькулятор вообще не нужен, — если нужно что-то посчитать, к вашим услугам компьютер и мобильный телефон.

Бумага

Бланки, конверты, открытки, визитки лучше всего хранить в столе. Оставьте их разумное количество. Что значит «разумное количество»? Ответ зависит от частоты использования данных предметов. Сохраните столько, сколько вам реально может понадобиться в ближайшие полгода. К примеру, если вы редко пользуетесь блокнотом, в ящике хватит и одного. Если же не можете без блокнотов и то и дело исписываете их до последней страницы, храните в столе хоть десять.

Заметками на карточках сейчас мало кто увлекается. Если вы один из редких индивидуумов — замечательно, пусть у вас на столе стоит коробка с такими карточками. Если же вы вообще мало что пишете от руки, будьте реалистом и экономьте рабочее пространство. Если ваша компания снабжает сотрудников карточками, держите несколько в столе, понадобится больше — можно обратиться к офис-менеджеру.

Визитки

Визитки — забавная вещь в мире бизнеса. Большинство моих клиентов хранят карточки с предыдущих работ. Зачем — понятия не имею. Возможно, так они бессознательно фиксируют, где они были и чем занимались. У вас есть упаковки старых визиток? Выбросьте их. А если так уж нужно оставить что-нибудь на память о прошлых местах работы, несколько карточек положите в красивую визитницу. Если в вашем столе есть ящик для бумаг, мертвая зона в его задней части — идеальное место для хранения визиток (я очень надеюсь, что там будет лежать лишь одна упаковка).

Наводя порядок на столе, вы наверняка отыщете такие сокровища, которых я себе даже представить не могу. Спросите себя: «Я и в самом деле использую эту вещь или она была нужна мне раньше?» Будьте честны с самим собой.

Вот список наиболее часто встречающихся при уборке предметов. Там, где нужно, не забывайте проверять срок годности.

Косметика: лак для волос, кисточки, расчески и гели.

Витамины, пищевые добавки, лекарства.

Пища: пачки чипсов, чай, сахар и т.д.

Различные декоративные элементы, которые когда-то стояли у вас на столе или были для этого предназначены.

Средства личной гигиены.

Чистящие средства, особенно спреи для оргтехники.

Настало время установить таймер и потратить еще 15 минут на избавление от вещей, которыми вы не пользуетесь. Если они еще могут пригодиться (косметика или пищевые добавки, срок годности которых пока не истек), заберите их домой. Будьте безжалостны. Вы представить себе не можете, сколько раз я входила в кабинеты клиентов, восхищалась чистотой и порядком, но затем они открывали ящик стола — и впечатление тут же портилось. Каждый день они садились за свой стол и старались работать как можно лучше, но рядом с ними зияла черная дыра. Берегитесь ее! Помните, что для нас важна любая зона рабочего пространства, даже если ее видите только вы. Вы — главная часть уравнения, и дзен-организация изменяет ваше рабочее место так, чтобы оно служило вам, а не чтобы им восхищались другие.

Эти подсказки помогут избавиться от лишних вещей (вне зависимости от того, что они собой представляют) безо всякого сожаления.

Установите таймер. Увидимся примерно через 35 минут: 30 — на то, чтобы поупражняться в уборке мусора и быстром принятии решений, а 5 — на расчистку завалов в вашем рабочем пространстве.

КАТЕГОРИЗИРУЙТЕ ОСТАВШИЕСЯ КАНЦЕЛЯРСКИЕ ПРИНАДЛЕЖНОСТИ

За время осмотра ящиков стола вы, возможно, устроили там беспорядок почище того, что был. Не пугайтесь, это нормально. Прежде всего расчистите место для работы. В некоторых случаях я использую не поверхность стола, а пол. Мы готовы к следующей части Волшебной формулы: категоризации. Начните с первого ящика. Выньте из него все, располагая имеющие друг к другу отношение предметы рядом. К примеру, скрепки, скотч и клей — это предметы одной категории. Почему? Потому что они скрепляют одно с другим. Имеет смысл держать их в одном месте — когда вам понадобится что-то скрепить, вы просто выберете один из ряда этих инструментов. Степлер лучше держать рядом с удалителем скрепок и т.д. — думаю, суть вы уловили.

Обычно для канцелярских принадлежностей выделяется два-три ящика. Верхний — это ваш командный центр. Когда вам понадобится инструмент, он должен быть под рукой. Попробуйте создать свои категории. Возможно, вам поможет перечень категорий, которые использую я при организации ящиков стола.

Скрепляющие инструменты (скрепки, кнопки и т.д.).

Писчие принадлежности (ручки, карандаши, фломастеры, маркеры, ластики и т.д.).

Предметы личной гигиены (дезодорант, женские гигиенические средства, лак для волос и т.д.).

Товарные чеки.

Разное (деньги, батарейки, ключи, печати, визитки, линейки и т.д.).

Клейкие листочки (разных размеров, форм и цветов).

CD- и DVD-болванки.

Блокноты.

Конверты разных размеров.