Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове

Представим, что я пообещала купить вам новую машину. Более того, ей сделают тюнинг по вашему личному заказу. Правда, есть один нюанс: я буду вам присылать ее по одной детали. Каждый раз при получении посылки вы будете гадать, что пришло: приборная доска, шины или болты с гайками. А кроме этого, я буду присылать и «обманки», не имеющие отношения к машине. Если вы примете ненужную вам посылку, то автоматически лишитесь машины. Ручаюсь, что к каждой посылке будете относиться в высшей степени бдительно.

Так вот, ситуация с бумагой очень похожа на ту, что я описала выше. Конечно, храня ненужную бумагу, машины вы не лишаетесь, зато теряете место на столе, в картотеке и в конечном счете остаетесь без главного приза — возможности исполнять свои служебные обязанности без лишнего напряжения.

Взгляните на список наиболее распространенных типов документов, которые лично я постоянно встречаю в кабинетах клиентов. Подсчитайте, сколько из них имеют отношение к вам.

Одни документы содержат информацию, которая требует от вас определенных действий в соответствии с направлением деятельности компании.

Другие, слава богу, можно выбросить, сдать в макулатуру или отправить в шредер сразу после прочтения.

Третьи — чудесная группа! — немедленно пересылаются коллегам.

Но большая часть документов касается ваших текущих проектов, а значит, их нужно поместить в файловую систему.

Действуйте, выбрасывайте, пересылайте или помещайте в файл. Вам просто нужно принять решение: куда именно деть документ.

ЗАЧЕМ НУЖНЫ ФАЙЛЫ? ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ

Я решила представить объяснение необходимости файлов в виде вопросов и ответов.

1. Зачем мне новая файловая система? Какая разница, как выглядит мой стол, если здесь есть все, что мне нужно?

Мой клиент Джим добился успеха в жизни. Когда он предложил мне организовать его кабинет, я была очень удивлена, обнаружив, что у него нет ни одной папки с файлами. Он работал с кипами бумаги, или, как я это называю, с системой «Это где-то здесь». Джим сказал, что знает, где и что у него лежит… но меня-то не проведешь! Документы, придавленные стопками других документов, мог бы разглядеть только Супермен с рентгеновским зрением.

В такой псевдосистеме наиболее часто используемые бумаги обычно разбросаны по столу. Везде лежат стопки, на их вершинах традиционно располагаются пять-шесть документов, к которым часто обращается хозяин офиса. Все остальное — комбинация мусора и материалов, которые нужно сдать в архив. Джим доказывал, что я не права, поэтому я пообещала, что, если он позволит мне создать файловую систему и она ему не понравится, верну на прежнее место все его бумажные башни и не возьму с него ни цента. От такого предложения он не смог отказаться.

Джим признал свое поражение задолго до того, как я закончила создание системы. К тому моменту он уже раз пятнадцать нашел в своих завалах забытые документы, восклицая: «А я и забыл об этом!», «Ой, не знал, что у меня все еще хранится это!», «Да я же как раз искал его на днях!». В конце концов Джим сказал: «Похоже, я и вправду не знаю, что лежит в этих кучах!» Я создала для него файловую систему, применив технику, которой собираюсь обучить вас. Теперь Джим знает, где и что у него лежит!

Вы, конечно, можете помнить, что находится в кипах бумаг, нагроможденных на столе, в шкафу и даже на полу. Но это неэффективно! И это не та атмосфера, в которой продуктивно работается.

Файловая система — логически выстроенное собрание нужных материалов. С ней все, что вам нужно, всегда под рукой. Вы экономите время и силы, а это, как известно, невозобновляемые ресурсы.

2. Откуда знать, понадобится ли мне этот документ в будущем? Не лучше ли просто хранить все подряд?

Когда я слышу, как кто-нибудь говорит по поводу хранения документов «береженого бог бережет», понимаю, что в этом человеке живет страх совершить ошибку. У меня есть подруга, которая была номинирована на премию «Эмми». Секретарша должна была отправить серию ее шоу на просмотр в Телеакадемию. В ночь, когда транслировалась церемония награждения, телезрителям показывали фрагменты номинированных шоу. Каково же было удивление моей подруги, когда на экране возник отрывок из другой серии, который был отправлен в Телеакадемию по ошибке. В итоге все, кто работал над этим шоу, лишились возможности получить престижную награду, которая предоставляется лишь раз в жизни.

Позднее выяснилось, что секретарша, запрашивая в фильмотеке серию шоу, перепутала ее номер. А когда ей доставили пленку, она, так и не проверив номер, немедленно переслала ее в Телеакадемию.

Может быть, и вы когда-нибудь совершили подобную роковую ошибку? И теперь, обжегшись на молоке, дуете на воду — храните все документы «на всякий случай», чтобы снова не попасть в беду? Напрасно: из опыта надо извлекать уроки, а не зацикливаться на отрицательном результате.