Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове

Когда вам нужно принять решение и внутри нарастает страх, а мозг подсказывает поводы не принимать никаких решений, остановитесь и сделайте глубокий вдох. Прочувствуйте момент. Вам нужно принять верное решение, а не позволять себе в страхе отступить.

3. Я знаю, что мне нужно сохранить этот документ. И что делать дальше?

Прежде всего осознать, что вселенная офиса не бесконечна. И речь идет не о десяти миллионах вариантов действий с документом, а в худшем случае лишь о десяти. Вот несколько вопросов, которые можно себе задать для прояснения дальнейшей судьбы документа.

Является ли этот документ частью проекта, над которым вы сейчас работаете? Если это новый проект, у вас должен быть файл с его названием. Позже вы научитесь разбивать проект на разделы, и для каждого раздела, будь то финансовая информация или график встреч, будет своя папка.

Нужно ли сохранить эту информацию? Вот причины, по которым можно хранить документ, даже если он не относится к текущему проекту: он содержит информацию, которая понадобится в дальнейшем; это юридически значимый документ, и его надо оставить на случай возникновения каких-либо проблем; в нем указано, что нужно сделать по работе (либо он касается ваших отношений с компанией — страховка, налоги, переписка с отделом кадров и т.д.).

Если решите, что этот документ не нужен, как вы от него избавитесь? Окажется ли он в корзине? Или ваша компания сдает использованную бумагу в макулатуру? А может, в интересах безопасности компании его необходимо отправить в шредер?

Вы новичок в компании? Если вы работаете на этом месте меньше года, к вам в руки может попасть документ, дальнейшую судьбу которого вы определить не в состоянии. Когда разбираете стопки бумаг, документы «под вопросом» откладывайте в сторону. Обратитесь за советом к коллеге, но перед этим рассортируйте документы: к примеру, если у вас десять писем, касающихся одного проекта, скрепите их вместе. Спросите у коллеги, известно ли ему что-нибудь о данном проекте.

4. Система файлов была у меня и раньше, просто она не работала

«Если файлы лежат в ящике стола, я их не вижу и, следовательно, не пользуюсь ими (с глаз долой — из сердца вон)». Картотека не станет открываться автоматически и выдавать то, что вам нужно. Файлы в ящике можно увидеть, только открыв этот самый ящик!

Готова поспорить, что файловая система у вас не работала по одной из четырех причин.

Причина первая. Возможно, вы унаследовали ее от своего предшественника на этом посту. И поскольку систему создали не вы, ощущения контроля над ней у вас нет. Ее использование не доставляло никакого удовольствия, и в конце концов вы ее забросили.

Причина вторая. Даже если систему создали вы, возможно, она не соответствует вашему образу мышления и методу работы с документами.

Причина третья. Не исключено, что вы, как и некоторые мои клиенты, использовали элементы разных организационных систем, и ничего путного из этого не вышло.

Причина четвертая. Может быть, вы рано отказались от имеющейся системы? С ней нужно поработать как минимум три недели. За это время вы определите, подходит она вам или нет.

А для поклонников правила «С глаз долой — из сердца вон» у меня есть верный способ сразу увидеть, что находится в картотеке, не открывая ящик. Но это — часть урока следующей недели.

5. Что делать с документами, с которыми немедленно нужно работать?

«Даже если информация касается конкретного проекта, я не хочу убирать ее в файл — боюсь, что забуду в него заглянуть. Нельзя ли складывать эти документы в стопку на столе?»

Нельзя. Бумаги, лежащие на столе, легко теряются. Документы должны быть в зоне внимания. На следующей неделе мы создадим особый раздел картотеки под названием «В работе». Документы, которые требуют внимания, поместим в папку «Сделать» этого раздела. Название и число папок могут варьироваться в зависимости от вашей загруженности (к примеру, можно завести папки «Сделать срочно» или «Сделать в первую очередь» и, соответственно, просто «Сделать» и «Сделать в порядке общей очереди»).

Если вы ведете несколько проектов, в разделе «В работе», который находится в передней части картотеки, можно завести подраздел «Проекты». У каждого проекта может быть своя папка «Сделать». Когда вы начнете работать над проектом, вам будет легче разобраться, чем нужно заняться в первую очередь.

Некоторые ворчат: «А я не забуду заглянуть в файлы “В работе”»?» Складывается впечатление, что они не контролируют процесс! Назначьте время для ежедневного просмотра этого раздела и установите на это время таймер компьютера — он-то точно не забудет просигналить. Просматривать файлы гораздо легче, чем ворошить кипы бумаги на столе.

6. А можно все-таки держать файлы на столе?