Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове

Каждая запись в календаре напоминает о том, какая именно часть подготовки проекта должна быть завершена в тот или иной день. Вечером, составляя план дел на следующий день, я вдаюсь в детали настолько, насколько это необходимо для быстрого движения к намеченной цели. Вот как могут выглядеть вторничные записи, касающиеся доклада о проекте Митчелла:

Позвонить Доу Джонсу и Сельме Проктор.

Попросить Мэнди (помощницу) собрать все данные о проекте — к двум часам они должны быть у меня на столе.

Еще раз просмотреть материалы по ПМ и убедиться в том, что все готово.

Если вам кто-то помогает, к очередному шагу припишите имя человека, который будет за него отвечать. И определите, когда именно вы должны получить информацию от коллег или подчиненных. Запросите ее на два дня раньше — это позволит подстраховаться на случай болезни или несвоевременного ответа. Если вы пользуетесь компьютером, помимо записей в календаре можно прибегнуть к помощи автоматического напоминателя.

А теперь подойдем к делу творчески и взглянем на ситуацию под другим углом. Я хочу, чтобы при решении различных рабочих проблем у вас был выбор. На одной из страниц дневника распишите неделю (или распечатайте ее из Outlook и вклейте в дневник). Если у вас есть текущие проекты, впишите в ячейки, соответствующие дням недели, задания, которые необходимо выполнить. Пометьте примерное время, которое уйдет на их выполнение.

Затем впишите ежедневные дела, также сопроводив их указанием предполагаемых временных затрат. Посчитайте, сколько времени потребуется на выполнение всех заданий. Укладываетесь в рабочий день? Может быть, можно каким-то образом ускорить выполнение ежедневных обязанностей, а что-то и исключить? Ведь, помимо работы, есть еще и личная жизнь, также требующая выполнения определенных обязанностей. Хватает ли вас физически и эмоционально на все?

Взгляните на задания и шаги, которые нужно сделать для их выполнения. Какие необходимо произвести прямо на следующий день? А на этой неделе? А в следующем месяце? Какое из заданий обязательно нужно выполнить в конкретный день, а какое можно и отложить до тех пор, когда у вас будет побольше времени?

Ваш календарь — это макромир, шаблон, на который вы накладываете свой график. А план дел — это микромир. Макромир необходимо создавать раз в неделю, микромир — каждый вечер. И в обоих случаях постоянно задавать себе вопрос: реалистично ли это?

Наконец, не забывайте о Волшебной формуле. Можно ли отменить то или иное задание или перепоручить его кому-то еще? Можно ли перенести задание, раз его дедлайн — в следующем месяце? Эти вопросы помогут вам организовать свой день.

РЕШИТЕ, ЧТО ДЕЛАТЬ В ПЕРВУЮ ОЧЕРЕДЬ

Проведя описанную выше работу, вы увидите, что большинство дней будет проходить именно так, как вы решили. Но некоторые сложности все же возникнут, и тогда важно вместе с водой не выплеснуть ребенка. Вот три совета, к которым стоит прислушаться.

План дел на день — это все же не каменная скрижаль. В любой план по ходу дела можно внести изменения. Только разберитесь — действительно ли внезапно возникшая задача требует немедленного решения или вы, подсознательно не желая выполнять заранее намеченное, мешаете сами себе.

Планы должны быть реалистичными, а вы обязаны научиться говорить «нет». Если вы тщательно планируете день, а потом приходите в офис и постоянно отвлекаетесь на вопросы, требующие немедленного реагирования, то либо ваши планы не реалистичны, либо у вас не хватает силы воли на то, чтобы противостоять меняющимся обстоятельствам. Изучите свой план и убедитесь в том, что он выполним, и, хотя бы из уважения к своим обязанностям, научитесь говорить «нет».

Выработайте режим. Постоянно старайтесь придерживаться режима и выполняйте обычные ритуалы («Уже 11 часов, значит, мне пора...»). Это поможет вам в течение дня, ведь режим — основа порядка.

И еще несколько подсказок.

Когда коллега приходит к вам со срочным делом, убедитесь, что эта срочность касается не только коллеги, но и вас. Вы не обязаны все время говорить «да» и отказываться от своих планов, чтобы помочь другим. Если дело действительно не терпит отлагательств (или это указание начальства), вам, разумеется, придется перестроить свои планы на день. Если же просьба коллеги связана с его собственными потребностями и желаниями, вежливо ответьте, что займетесь этим, как только у вас появится время.

В числе остальных вы ежедневно будете выполнять задания, которые не требуют много времени и серьезного умственного напряжения. Займитесь ими в перерывах между более масштабными задачами. С одной стороны, это будут своеобразные передышки для мозга, а с другой — с их помощью вы все равно двигаетесь вперед. Не следует начинать день с малозначительных задач, и тем более не стоит уделять им много времени.

Сосредоточьтесь на задачах, решение которых поднимет либо ваш доход, либо престиж, либо и то и другое сразу. Если вы ответите на e-mail тети Мэгги, вас, может быть, и выберут «племянником года», но зарплату за это точно не повысят.