Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников

Общая рекомендация для нейтрализации хронофага

Всю работу делегировать и нельзя, и невозможно. Поэтому нужно проанализировать постоянные виды деятельности и выделить те, которые – не по причинам, описанным выше, а исключительно с точки зрения деловой целесообразности – нужно оставить себе. Остальное же подготовьте к постепенной передаче на исполнение сотрудникам. А как же быть с очень распространенной поговоркой: если хочешь, чтобы работа была выполнена хорошо, сделай ее сам? Мне кажется, что это скорее признание в своей управленческой непригодности, чем повод для гордости. Сами подумайте: ну и какой вы руководитель, если единственной возможностью получить результат считаете собственное исполнение?

Хронофаг «Недостаточно продуманные поручения»

Руководитель стремится как можно быстрее делегировать подчиненным любую идею, которая приходит в голову.

Почему он может быть склонен к такому подходу?

• Страх упустить мысль. В голову приходит идея, которую, как ему кажется, необходимо реализовать. Он боится о ней забыть, поэтому сразу поручает ее подчиненному.

• Быстрая команда = быстрое выполнение. У руководителя иногда возникает такая иллюзия, а почему это иллюзия, мы обсудим, анализируя последствия этого хронофага. Чем быстрее я делегирую задание, тем быстрее сотрудник приступит к делу и тем быстрее мы получим результат.

• Стремление избежать роста груза обязательств. Мы уже обсуждали синдром Белого Кролика. Так вот, мы тоже даем себе поручения. Наши идеи пополняют общий список обязательств и усиливают чувство вины от еще не сделанных дел. Поэтому руководитель и стремится направить идею в работу напрямую.

Причины потери времени и других ресурсов

Увы, их много. Недаром возникла народная примета: «Если ваш босс радостно заявляет, что у него есть прекрасная идея, то с высокой вероятностью вы обзаведетесь тупой и бессмысленной работой».

• Идея в принципе плохая. Возможно, у гениев все мысли, приходящие в голову, заслуживают обязательного воплощения. У остальных людей та идея, которая в момент возникновения казалась восхитительной, после осмысления может вызвать вполне обоснованные сомнения. Но если мысль сразу пошла в работу, то обнаружим мы это только в процессе воплощения. Звучит команда «Отставить!», что вдобавок к напрасно потраченному времени вызывает понятное раздражение сотрудника. При следующем поручении уже могут возникнуть сомнения: «А не отменят ли и это задание?» В итоге все начинает делаться спустя рукава, чтобы в случае отмены не было так обидно. А иногда сотрудник сразу понимает, что идея, мягко говоря, странная. Но когда руководитель в фазе вдохновения, с ним лучше не дискутировать. Да и при делегировании с ходу никакого обсуждения не предполагается, оно проходит в виде приказа.

• Идея неактуальна. В принципе, она правильная, но не факт, что своевременная – с учетом тех дел, которые уже в работе. У сотрудника возникает конфликт между временны́м ресурсом и количеством поручений. Новое поручение может выполняться вместо чего-то из ранее делегированного. При этом босс, давая задание с ходу, не сможет и не захочет соотносить новую идею с другими видами деятельности сотрудника, а в итоге обнаружится, что часть работ «утоплена». Но, может быть, подчиненный попытается сделать все сразу, чем тоже обязательно увеличит «незавершенку».

• Идея не структурирована. Делегируя поручение с ходу, руководитель не успевает его как следует обдумать. Уже потом всплывают детали, которые не были оговорены. Он дополняет задание, что приводит к необходимости переделок. Кроме того, просьба выполняется не самым рациональным способом, что было бы возможно, если бы специалисту сразу были понятны подробности, условия и критерии.