Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников

Рекомендации

Срок должен обязательно оговариваться. Первый вариант: руководитель называет интересующие его временны́е рамки, а сотрудник подтверждает или аргументированно опровергает эту возможность и вносит встречные предложения. Второй вариант: руководитель спрашивает у подчиненного о его возможностях, тот дает аргументированный ответ.

Пример. У двух отделов возникают взаимные претензии по поводу сроков выполнения поручений. Отдел продаж в качестве внутреннего клиента направляет заявку на составление договора в юридический отдел. С точки зрения отдела продаж, договоры составляются непозволительно долго. При анализе заявок видно, что примерно в половине случаев не указываются желаемые сроки выполнения. Но в итоге возникает взаимное недовольство, которое обязательно приводит к избыточным потерям времени.

Термины же «срочно», «как можно быстрее» или столь любимое многими руководителями «вчера» вообще следует использовать с крайней осторожностью и только с дополнительным обсуждением. Метафоричность формулировок часто вовсе не добавляет ясности и вызывает раздражение уже на старте.

Если же босс считает, что поручение имеет наивысший приоритет, то при делегировании стоит использовать примерно такую формулировку: «Задание очень срочное, должно быть выполнено в первую очередь и в максимально сжатые – без ущерба качеству – сроки». После чего либо вы называете дедлайн, либо спрашиваете у сотрудника-эксперта о возможном сроке или времени предоставления срока выполнения. Так или иначе, рамки должны быть согласованы. Я также рекомендую попросить предоставить список тех дел, выполнение которых придется перенести в связи со срочностью этого поручения, и указать новые сроки их выполнения. Ведь может быть так, что, увидев, какие дела и на какие даты будут перенесены, вы скорректируете свое первоначальное требование?

Хронофаг «Согласование сроков выполнения без анализа параметров поручения»

Руководитель, встречаясь с подчиненным и делегируя сложное задание, сразу норовит договориться о сроке его завершения, хотя выбранная глубина обсуждения не позволяет правильно учесть и оценить с нужной точностью все необходимые для выполнения ресурсы, в том числе время.

Причины потери времени и других ресурсов

• Если поручение сложное по условиям и долгосрочное, то согласованная прямо в процессе делегирования дата завершения с высокой вероятностью не будет выдержана. Как минимум потому, что даже добросовестный сотрудник просто не сможет предвидеть всех нюансов выполнения и необходимых для этого ресурсов времени. Если же он немного себе на уме, то может специально утаить какие-то экспертные нюансы, чтобы потом получить рычаг для торга.