Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников

Рекомендации

Сформируйте привычку пропускать возникающие идеи через фильтр оценки целесообразности срочного делегирования. Допустим, вы идете по офису (или едете в машине), и вам приходит в голову, что хорошо бы поручить Сидору Дормидонтовичу проанализировать все предложения красного перца на рынке Гватемалы. Сразу включаем фильтр: нужно ли это задание делегировать немедленно? Если всплывает ответ «конечно, потому что…», то так и поступайте, используя логичный – с учетом срочности – канал связи, допустим, мобильный телефон или почтового голубя. Но если всплывает ответ «нет», то мы записываем эту идею в блокнот. Или в ежедневник, на диктофон, в приложение мобильного телефона, или диктуем сопровождающему нас помощнику. Таким образом, мы избавили сотрудника от потенциальных опасностей, которые мы уже обсудили, не загрузили и так напряженно работающую голову попыткой запомнить очередной факт и не потеряли потенциально ценной идеи.

В конце дня мы внесем ее в список потенциально перспективных, а потом уже оценим саму по себе и в сопоставлении с альтернативными возможностями.

Если же необходимость срочного делегирования – а скорее вброса – очевидна, но задание не такое простое, как «завтра купите мне свежую газету „Ведомости”», то лучше оговорить не только само поручение, но и сразу назначить встречу для более серьезного обсуждения.

Хронофаг «Делегирование без согласования срока выполнения»

Руководитель в процессе делегирования не назначает срока, не запрашивает его у подчиненного и не договаривается о времени предоставления срока выполнения.

Причины потери времени и других ресурсов

Расхождения между ожиданиями босса и приоритетами сотрудника, а в итоге – все последствия потери точности из-за несогласованности. Иногда руководитель заменяет обсуждение даты выполнения термином «срочно» или «как можно быстрее». А подчиненный принимает эти условия. На мой взгляд, термин «срочно» может иметь как минимум три расшифровки смысла:

• «Бросай все и немедленно начинай выполнять это поручение».

• «Как только закончишь то, что делаешь, немедленно приступай к этому поручению».

• «Как только сделаешь все, что я тебе поручил, немедленно приступай к выполнению этого поручения».

Так о чем вы договорились с сотрудником, о каком сроке? Вы оба это знаете? А ведь ваш подчиненный – если он руководитель – должен теперь обговорить параметры задания уже со своим персоналом… Я думаю, что вы можете себе хорошо представить потенциальные потери от такой практики в рамках компании?