Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников

1. Предупредите о своем плане тех, кого новые алгоритмы могут коснуться. Я встречал рекомендации предупредить об этом как можно больше людей, для того чтобы вам было стыдно не выполнить свое намерение. Я такую идею не поддерживаю, так как считаю, что руководителю стоит научиться менять свои подходы в нужную сторону, мотивируя себя полезностью для дела и самого себя, а не стыдом перед окружающими. Таким образом, мы не только внедряем правильные подходы, но развиваем «внутренний локус».

А это уже обеспечивает нам осознание, что в нашей жизни мы сами являемся авторами и своих побед, и своих поражений. Человек же с «внешним локусом», наоборот, склонен причины возникших проблем приписывать внешним обстоятельствам, что стимулирует ощущение ни в чем не повинной жертвы.

Так же я отношусь к предложению заключить значимое (крупная сумма денег или серьезное обещание в качестве расплаты за невыполнение) пари – чтобы вас мотивировал страх потери денег или, к примеру, необходимость сдержать обещание прыгнуть зимой в прорубь. Эта идея мне также не кажется позитивной. Потому что, с моей точки зрения, нужно уметь совершать поступки с позиции «буду», то есть осознанного выбора, а вовсе не из страха.

Впрочем, если подобные подходы кажутся вам полезными, то на здоровье.

А для чего предупреждать свое окружение об изменении подходов? Сотрудники, коллеги или ваш босс не должны удивляться происходящему и хотели бы понимать, чего вы от них ожидаете и чего желаете избежать.

2. Снова вернемся к уже упоминавшейся идее ритуала. Мы раскладываем алгоритм на еще более мелкие, простые действия, которые очень просто повторить. Например, для того чтобы записывать сторонние мысли, всплывающие по ходу работы в «режиме гроссмейстера», на бумажные карточки (допустим, мы выбрали именно такой способ), необходимо, чтобы они лежали там, где и не мешают, и находятся под рукой. Часть ритуала: перед тем как приступить к работе, посмотреть, лежат ли карточки на месте и достаточно ли их. Иначе вы просто не сможете ничего записать или будете их раздраженно отпихивать. Ритуал позволяет не бороться с собой, а плавно внедрять будущую привычку. Плавность обеспечивается тем, что каждый элемент четок, понятен и не требует усилий. А «ритуализация» помогает мозгу экономно расходовать ресурсы осознанности и самоконтроля. Такой подход помогает избежать войны с собой и негативных эмоций. Кроме того, отдельные элементы начинают выполнять функцию «якорей»: внешних факторов, вызывающих нужное эмоциональное состояние. Например, приготовление кофе и любимая чашка помогают сосредоточиться.

3. Приготовьтесь к тому, что сначала вам станет… хуже, чем было. К примеру, вы проанализировали свои подходы к обсуждению сроков выполнения работы при использовании компетенции «делегирование» и увидели, что есть несомненные возможности для повышения точности выполнения заданий. Теперь вы решили внедрить новый подход. Так вот, от старого и привычного вы пытаетесь отказаться, а новый еще не стал привычным и пока только смоделирован, но не отработан. К тому же и слова надо придумывать, и по мере использования начинают вылезать нюансы, не замеченные сначала.

Принято разделять теоретические и практические знания. Допустим, я учусь готовить омлет. С точки зрения последовательности действий полная ясность. Один из этапов: «Взбейте молоко и яйца так, чтобы смесь была однородной и не содержала комочков». Вы знаете, что это нужно делать миксером и даже знаете, как выбрать оптимальный режим его работы. Это теоретические знания. Но когда вы начнете взбивать смесь, то увидите, что избавиться от комочков не так-то просто. Если вы будете пробовать и так, и эдак, то через какое-то время получите ответ на вопрос «Как нужно держать миксер, чтобы избавиться от комочков». Это уже будут практические знания. Какой бы новый подход вы ни моделировали, при попытке его освоить вы обнаружите элементы, которые отсутствовали в разработанной модели.

Итак, на какой вы стадии? Старого подхода уже нет, нового еще нет, в нем обнаруживаются «комочки», и для его реализации требуется намного больше усилий. На всякий случай вспомним, с чем это связано: осуществление осознанных действий требует в три (!) раза больше энергии, чем действия в автоматическом режиме. Да и сотрудники выпадают из привычного алгоритма, что тоже создает некую «встречную волну», а улучшения не факт что сразу проявятся.

Теперь вспомним и о меньшей, по умолчанию, значимости для нас отдаленных по времени результатов.

Осознаем «векторную диаграмму», в которую мы попали:

• избыточные усилия;

• негативные эмоции;

• отсутствие результатов.

Очень легко сказать себе: «Да ну его к лешему, возвращаюсь к привычной модели!» Но мы предупреждены и, следовательно, вооружены. Потому будем продолжать «разбивать комочки» и добавлять в модель новые элементы.

Кроме того, я рекомендую не полениться сделать шпаргалку, или, если вам так больше нравится, чек-лист. Иначе вам придется распылять ресурс осознанности между необходимостью помнить новый алгоритм и управлять его осуществлением. Чек-лист же избавит вас от необходимости все помнить.

4. Не позволяйте себе отступать от привычки до тех пор, пока она не превратилась в автоматическую. Любое послабление может сорвать внедрение или избыточно растянуть его во времени. Слишком долгая дорога к результату может вас демотивировать или толкнуть на поиск иного, более легкого пути. Я знаю руководителей, которые постоянно пробуют новые подходы к самоорганизации, но ни один не доводят до конца. С одной стороны, очень правильно искать свою систему, оптимально сочетающую эффективность и расходы энергии на внедрение. С другой стороны, бесполезно искать такую систему, которая как некий положительный хронофаг будет внедряться сама. Одно дело – поиск нового в качестве оптимизации внедренного подхода или после того, как человек убедился в его бесполезности. Другое дело – постоянный поиск без должных усилий по внедрению как вид прокрастинации.

Как быть, если вы видите, что ожидаемых результатов нет, а добавить к разработанному алгоритму уже нечего? Это значит, что в первоначально выбранном для «перепрошивки» «пазле» подходов отсутствуют какие-то ключевые элементы. Или мы их не заметили, или не сочли нужным добавить к «пазлу». В этом случае вернитесь на шаг назад и снова проанализируйте описанные подходы к управлению.

5. Меня часто спрашивают: сколько времени нужно для «автоматизации» нового подхода? В разных источниках я встречал самые разные версии: 21 день, 24 дня, 43 дня и так далее. Эти цифры – пусть даже и обоснованные нейробиологами – вызывают определенные сомнения. Я с трудом себе представляю, что у разных по характеру и с разными привычкам людей внедрение нового подхода может занять одно и то же время. К примеру, за какой срок человек научится водить автомобиль без затруднений? Можно назвать среднее время или крайние значения диапазона: от двух до четырех недель при условии ежедневной практики не менее одного часа в день (цифры – моя фантазия). Мне кажется, что чем ближе новый подход к уже сформированному характеру, тем быстрее может закрепиться привычка. И наоборот. Я сталкивался и с проблемой «быстрой победы»: руководитель быстро получает первые результаты, после чего останавливает внедрение на полдороге. Через какое-то время прежний деструктивный подход возвращается. Поэтому я рекомендую: не нужно каждый день смотреть на календарь и думать – ну когда же наконец все случится? Просто осознанно и не давая себе и другим слабины выполняйте новый алгоритм, совершенствуя и дополняя его. И как-то незаметно, но обязательно вы вдруг увидите, что изменились и процессы, и результаты.

6. Почти на каждом семинаре в какой-то момент при обсуждении проблемы и рекомендаций по ее устранению меня спрашивают: «А как убедить других следовать этому?» Я считаю, что вначале нужно сделать счастливым пользователем себя, а потом уже выступать глашатаем новых подходов. Я думаю, что люди, задающие такой вопрос, искренне хотят принести пользу другим. Но презентация нового подхода будет намного убедительнее, если вы уже умеете «устранять комочки в процессе приготовления омлета». Да и ваше описание результатов будет подтверждено фактами. Поэтому сначала я рекомендую обеспечить работу нового подхода на вас. Хотя можно выбрать и другой метод: все осваиваем вместе с сотрудниками. Об этом – дальше.