Практика дао Toyota

Форма отчета о решении проблем зависит от характера сведений, от стадии процесса решения проблем и момента сбора данных. Процесс решения проблем состоит из трех отдельных этапов. На первом этапе — при подаче предложения — дается его описание. На самом деле этап подачи предложения включает две стадии. Сначала подается первичное предложение, цель которого — определиться, нужно ли вообще решать проблему. Если принято единодушное решение о продолжении работы, следующая стадия начинается после установления коренных причин. На этот момент задача обычно состоит в том, чтобы получить признание и одобрение предложенных решений.

После того как предложенные контрмеры одобрены, начинается внедрение и вместе с ним второй этап процесса — составление отчетов о состоянии проекта. Заинтересованные лица должны получать самую свежую информацию о том, как соблюдается график. Кроме того, появляется возможность проверить правильность предпосылок и при необходимости привлечь дополнительные ресурсы для завершения работ в намеченные сроки.

Третий этап — это составление итогового отчета по завершении работы. Здесь обычно нет нужды в дополнительных подробностях о проделанной работе. Теперь основное внимание уделяется достижению результата. Как правило, окончательная презентация проходит после успешного устранения проблемы и достижения желаемых результатов. Основное назначение итогового отчета — признание проделанной работы и успеха команды или сотрудника, повод отметить их за правильное мышление и построение правильного процесса. Тем не менее пора спрашивать, что дальше, какая проблема будет следующей.

Таблица 18-1 показывает, как используется отчет формата АЗ на каждом из трех этапов процесса решения проблем. Прежде чем приступить к решению, надо оценить, насколько данная проблема важна среди прочих. Если на первом этапе проблема сформулирована так, как описано в главе 14, собранную информацию удобно использовать для сравнения. Кроме того, можно рассмотреть альтернативные варианты и решить, кто будет заниматься проблемой, сколько человек будет участвовать в работе, каковы сроки выполнения работы (в зависимости от остроты проблемы). Первоначальное формулирование проблемы обязательно вызовет ряд вопросов, цель которых — убедиться, что проблема выявлена правильно и можно двигаться дальше.

После того как решено продолжить работу, начинают составлять отчеты о состоянии проекта. В зависимости от характера деятельности они могут составляться еженедельно или ежемесячно. При этом исходная часть отчета формата АЗ, где формулируется проблема и дается ее анализ (см. главу 15), не меняется. Эти сведения касаются предыстории вопроса и периодически просматриваются в качестве «памятки», однако данные этого раздела не меняются (если не возникает необходимость в дополнительном цикле PDCA). На этом этапе задача отчета — показать, как идет внедрение, каковы текущие результаты совершенствования. Обновляемая информация включает данные о времени, оставшемся до завершения работы, отставаниях от графика, планах, позволяющих преодолеть это отставание, и любых проблемах и вопросах, требующих поддержки извне. Одна из распространенных ошибок — затягивать разработку плана чрезвычайных мер при серьезном отставании от графика. Это может стать причиной невыполнения плана.

КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ ОТЧЕТА ФОРМАТА АЗ

При изложении истории на одном листе бумаги структура остается неизменной, однако содержание и объем каждого из разделов могут варьироваться. На рис. 18-4 показана упрощенная схема отчета формата АЗ, посвященного решению проблемы, где обозначено содержание каждого из разделов, а направление потока информации показано стрелками. В шапке отчета указывается тема, имя составителя, дата и любая иная значимая информация, например название завода или подразделения. Ниже страница делится по вертикали на две равные части.

В большинстве случаев графы «Определение и описание проблемы» и «Анализ проблемы» занимают всю левую часть листа, как показано на рисунке. Обычно нижние две трети этой части посвящены анализу, а верхняя треть — описанию проблемной ситуации. Анализ — это ядро процесса, и

на него следует отвести больше места. Без тщательного и точного анализа любые решения могут оказаться ошибочными и не дать ожидаемого эффекта. Иногда, если проблема чрезвычайно сложна и многогранна, анализ может продолжаться и на правой стороне листа. Общие принципы оформления отчета не догма, поскольку компоновка материала должна соответствовать логике истории, а не наоборот. Если на один из разделов требуется больше или меньше места, вносите соответствующие поправки.