Читаем Практика дао Toyota полностью

Практика дао Toyota

Правая сторона листа, как показано на рисунке, как правило, отводится под план внедрения, результаты и дальнейшие действия. Обычно большая часть правой стороны посвящена результатам. Это говорит об относительной важности данного раздела для процесса в целом. Общая задача работы — улучшить результаты, а значит, именно им уделяется основное внимание. Помните, мы говорили о том, что тщательный и точный анализ вскрывает коренные причины? Если коренные причины очевидны, будут ясны и решения. Эта связь должна четко просматриваться при изложении истории. Если это так, нет нужды вдаваться в детали внедрения. Исходите из следующей установки: если анализ проведен надлежащим образом, внедрение действенных контрмер должно дать желаемый результат. Если результат не соответствует ожиданиям, это означает либо упущения в ходе анализа и определения эффективных контрмер, либо ошибки при реализации.

Если сложная проблема потребовала больше места, чем обычно, раздел, посвященный дальнейшим действиям, можно свести к минимуму без ущерба для отчета в целом. Опять-таки пространство, которое отводится под каждый раздел отчета о решении проблемы, определяется значимостью материала для отчета в целом. Важной информации отводится больше места.

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОФОРМЛЕНИЮ

Составление отчета АЗ — это своего рода искусство. Единого подхода к его оформлению не существует, есть лишь ряд основных принципов, которые помогают представить информацию в доступной для восприятия форме. Многие из этих принципов были изложены в главах 13-17, но они заслуживают того, чтобы повторить их еще раз:

• Избегайте многословия. Рисунок может заменить тысячу слов. Представляйте данные графически, это облегчит и ускорит восприятие.

• Давайте сходную информацию в едином формате. Уделяйте особое внимание масштабу графиков. Если сходные данные представлены на графиках в разных масштабах, это может ввести в заблуждение.

• При описании проблемы (в первом разделе) используйте линейные графики, поскольку они позволяют увидеть тенденцию. Не используйте диаграммы Парето и секторные диаграммы. Это инструменты анализа, а не описания проблемы.

• Если вам приходится прибегать к словесному описанию, используйте маркированные списки вместо развернутых предложений и излагайте лишь основные моменты, стараясь, чтобы количество позиций не превышало трех-четырех на раздел.

• Следите за тем, чтобы размеры графиков, схем и шрифта позволяли легко прочесть написанное.

• Используя инструменты сравнения, например секторную диаграмму или диаграмму Парето, избегайте сопоставления избыточного количества позиций, поскольку это заставит использовать слишком мелкие обозначения и информация станет неудобочитаемой. Кроме того, названные методы представляют собой инструменты отбора, которые позволяют изолировать «важное меньшинство от незначительного большинства». Все, что н^ входит в первые пять позиций, не относится к значимому меньшинству, а следовательно, не заслуживает внимания.

• Избегайте использования цветных схем и графиков. При изготовлении ксерокопий изображение станет черно-белым и все цветовые выделения будут утрачены. Разумеется, можно купить аппарат для изготовления цветных копий, но это очень дорого и его может позволить себе далеко не каждый. В связи с этим уместно заметить и еще кое-что: занимаясь решением проблем, не пытайтесь приукрасить скверную работу красочным оформлением. Если составленный отчет пуст и бессодержателен, это будет ясно сразу. Как сказал Эйнштейн: «Взявшись излагать истину, оставьте элегантность портным»²³.

• Говоря о схемах и графиках, мы считаем нужным напомнить, что для этого можно использовать Microsoft Excel. Это удобный инструмент, правда, как любой инструмент, он хорош ровно настолько, насколько искусен его пользователь. Например, не всегда правильно использовать настройки по умолчанию. Масштаб, вид маркированных списков, типы линий можно менять, при этом следует обращать особое внимание на кегль и начертание шрифта. Кегль шрифта, который устанавливается автоматически, может не соответствовать другим аналогичным графикам. Обязательно внесите соответствующие поправки для ясности и простоты понимания.

• Обозначьте направление потока информации стрелками, чтобы читатель видел взаимосвязь отдельных частей истории.

• Избегайте аббревиатур и технической терминологии. Не забывайте, что пользователи отчета могут не знать специальной лексики.

• Оцените визуальную композицию отчета. Убедитесь, что разделы не сливаются друг с другом, а взаимное расположение элементов рационально. Если однотипная информация, например графики, имеют разные размеры, это затрудняет восприятие.