Правила войны и систем

Satton_45

Не поручайте составление бизнес-проекта сотруднику организации который на этой не неделе не занят. Очень занятый человек лучше всего сумеет постигнуть суть бизнеса и больше других оценит систему управления документацией. Перераспределите ненадолго обязанности и поручите этому человеку разработку бизнес-проекта. [356]

Satton_48

Работающая над проектом СУД команда для хранения своих документов должна использовать средства СУД — она должна быть первой целевой группой, которая воспользуется преимуществами новой системы. [365]

Satton_32

Постарайтесь ограничить количество членов команды разработчиков 5 — 7 сотрудниками. В этом случае внутренняя коммуникация в команде будет относительно простой, действенной и эффективной. [87]

Прочее

Satton_6

Только когда назначение политики станет ясным и понятным, его можно использовать как основу для приобретения предприятием ресурсов для СУД. [111]

Satton_10

Разработайте методику оценки соответствия системы потребностям пользователей для контроля и анализа работы системы. [99]

Satton_11

Необходимо позаботится о том, чтобы не оказались нарушенными авторские права создателей материалов которые вы собираете. Следует организовать систему проверки законности использование материалов, защищенных авторским правом, и разработать структуру их дальнейшего распределения среди сотрудников организации. [97]

Satton_12

Создать список процедур, которые обеспечат неразрывность объектов оригинала документа и системной информации о нем в хранилище. [96]

Satton_16

Результаты фазы создания документов (сбор, перевод в формат, отцифровки которые войдут в СУД):

— полный список внешней документации компании;

— полный список документов унаследованных от старой системы;

— полный список авторизованных документов компании. [92]

Satton_17

Результаты фазы сохранения документации:

— защищенное хранилище (репозитарий) документов;

— система определения подлинности и авторизации;

— контроль версии документов и возможность проведения проверки. [95]

Satton_19

Спонсором проекта должен выступать хорошо информированный и заинтересованный представитель руководства организации, который может вложить в дело от одного до двух миллионов долларов и, пройдя через все препятствия, дождаться, пока это вложение окупится. Отсутствие такого спонсора предвещает провал всего начинания. [89]

Satton_29

Попытка сократить сроки осуществления проекта на 50% процентов обычно приводит к тому, что реальная разработка заканчивается на год или два позже, чем было запланировано. [83]

Satton_34

Разработка СУД — не лучшее время для обучения по ходу работы. [122]

Satton_36

Разрабатывать концептуальную модель следует на основе сильных сторон старой системы и возможностей новой. [186]

Satton_37

Если не провести детальную инвентаризацию документов, возлагать ответственность за потери на администратора записей совершенно невозможно. [187]

Satton_37

Разрабатывая модель СУД, необходимо найти возможность убрать все организационные стены и включить в систему все направления бизнеса организации без учета структурных подразделений. Новая система должна основываться на всеобъемлющем подходе и принимать все записи и документы, созданные или собранные сотрудниками компании, объединяя тем самым различные направления бизнеса фирмы. [188]

Satton_38

Создание СУД: либо все, либо ничего. Подобное начинание не терпит полумер. [188]

Satton_40