Презентация: Лучше один раз увидеть!

В течение следующих 15 минут я расскажу о принципах нашей закупочной политики и ее процедурах. Затем я покажу, как пользоваться этой системой, чтобы свести к минимуму бумажную работу и задержки; и в завершение я хотел бы услышать ваши предложения о том, как можно ее упростить и ускорить.

Важный момент – не озвучивайте внутреннюю структуру.

Я начну со вступления, в основной части рассмотрю то-то и то-то и в заключение подведу итоги.

Это неинформативно, поскольку наличие обязательных «трех блюд» подразумевается по умолчанию. Единственным исключением являются планы процедур, которые не являются очевидными, например:

Я буду делать паузу после каждого раздела для обсуждения возникших вопросов.

Это полезно для участников и заранее готовит аудиторию к необходимости взаимодействия.

План – список ключевых моментов презентации, который мы можем подкрепить визуально:

[Хуже]

[Лучше]

2. Повторить несколько раз

Сначала скажи, о чем ты будешь говорить. Потом

расскажи это. И наконец повтори только что сказанное.

Правило троекратного повторения

Зачем повторять одну и ту же мысль?

Независимо от того, насколько хорошо мы презентуем, часть аудитории способна пропустить или неправильно расслышать некоторые важные моменты презентации. Участники, как правило, по очереди «отключаются», переходя в «спящий режим», или задумываются о чем-то своем.

Например, кондиционер работал слишком громко; кому-то было плохо видно; кто-то кого-то отвлек; и так далее.

Обычно люди запоминают лишь 1/3 из услышанного. И если мы хотим быть уверены, что все услышали наши основные идеи, по крайней мере, один раз, нам нужно озвучить их минимум три раза.

Простой линейный порядок

Аудитория легко запутывается в любой сложной структуре. Живую презентацию участники не могут отлистать назад, как книгу, или нажать на паузу, как при просмотре видео. Поэтому все должно быть понятно с первого раза, то есть наши идеи должны быть изложены просто и ясно.

Недооценить сложность собственной презентации очень легко. Обычно мы проходимся по материалу много раз во время разработки и репетиции. И через некоторое время нам кажется все совершенно ясным, логичным и очевидным.

В отличие от нас аудитория, напротив, видит презентацию впервые в жизни. Именно поэтому нам нужно придерживаться простой структуры и повторять главную идею несколько раз.

1. Сделать обзор ключевых моментов во вступлении.

2. Повторить и расширить их в основной части.

3. Снова повторить их в заключении, подводя итоги.

Частая проблема в презентации – нехватка времени. Возможно, из-за того, что мы недооценили длительность презентации. В результате многие выступающие начинают спешить и почти всегда пропускают подведение итогов. Это большая ошибка. Подводить итоги нужно всегда! Лучше «уплотнить» основную часть, но обязательно подвести итоги.

Используйте «завершающие» слова: «резюмируя…», «в заключение…», «подводя итоги…». Они «будят» даже тех, кто совсем замечтался, и возвращают их в аудиторию. Если мы этого не сделаем, наше подведение итогов не получит достаточно внимания. И кривая естественного внимания будет выглядеть неутешительно.

Важный момент: не вводите новые, дополнительные идеи в финале. Повторите только то, что вы сообщили в основной части.