Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD

Ваши дела и проекты приобретут для вас разные степени важности только в том случае, если вы сознательно сопоставите их значимость. Если что-то хранится в голове (на психической «карте памяти»), оно непродуктивно задействует мыслительные ресурсы и, вероятно, будет недооценено или переоценено. Перед определением приоритетов, которым впоследствии можно будет доверять, надо своевременно провести очередную полную, системную инвентаризацию всех незавершенных дел вне зависимости от их масштаба.

Опасность «не очень важных» проектов

В наше время личная непродуктивность слишком часто порождается неумением справляться с второстепенными делами. Посещает ли вас иногда чувство, что на какие-то дела не хватает времени из-за множества неотложных «горящих» проблем? Хорошо, тогда угадайте: откуда берутся «горящие» проблемы? Правильно, это те самые не очень важные дела, которые вы игнорировали, решая уже возникшие проблемы. Эта ситуация бесконечно воспроизводит сама себя и без ваших усилий не разрешится.

Даже самое легкое дело становится трудным, если делать его с неохотой.

Теренс

Частично я связываю это с мышлением по принципу АВС[4], популярным в последнее время в программах тайм-менеджмента и на тренингах по управлению приоритетами. Безусловно, если у людей есть варианты действий, то одни из них всегда будут эффективнее, чем другие. Но принцип ABC никак не объясняет, каким образом будут завершаться дела, которые стоят на месте просто потому, что им не присвоен высший приоритет.

Что в нашей власти сделать, то в нашей власти и не делать.

Аристотель

Масса людей путают плохое ведение дел и предначертания судьбы.

Кин Хаббард

На семинарах многим людям вначале бывает непонятно, почему я рекомендую составлять полный список проектов, не делая различий в зависимости от приоритетов, сроков и масштабов. Начнем с того, что я советую разграничивать реальные проекты и мечты из разряда «Когда-нибудь / может быть». Первый список – это полный перечень всех начатых, но неоконченных дел, для завершения которых нужно выполнить несколько действий. У большинства людей находится от тридцати до ста таких проектов. Второй список – это все проекты, к которым вы не обязаны приступить немедленно, но можете захотеть реализовать их в будущем.

По каждому проекту из первого списка нужно решить, какое действие по его выполнению будет следующим. Не менее важно регулярно пересматривать статус каждого из них. Вполне допустимо на время отложить какой-то из проектов, но только делать это нужно сознательно и четко понимая, какой и почему. Обычно люди редко придерживаются данного правила: они думают лишь о том, что надо что-то делать, теряя бесконечное количество возможностей, а ситуация тем временем перерастает в кризис.

Вам или нужны новые шины, или нет. В определенный момент времени вопрос о шинах пересечет очень тонкую, почти незаметную разделительную черту. До нее – не нужны. После нее – нужны здесь и сейчас. И в последней ситуации АВС-подход для шин уже не будет работать. Вообще такие, казалось бы, несложные ситуации плохо укладываются в «квадранты» матрицы. Здесь одно из двух: или это проект, который должен быть завершен как можно скорее, или нет. Точка.

Ясно, что, когда развитие ситуации пересекает критическую черту, возникает градиент от просто «нужно» до «отчаянно нужно». Слишком часто людям не хватает ответственности разбираться с делами на стадии «нужно», зато ситуация «отчаянно нужно» в конце концов привлекает их внимание. Вместо простого действия «позвонить в автомагазин по поводу цен на покрышки» со временем приходится предпринимать действие типа «позвонить в шиномонтаж насчет ремонта спустившей шины».

Вспомните и зафиксируйте все результаты, которых вы пообещали себе достичь. Проанализируйте все необходимые для этого действия. Теперь вы точно будете готовы в ближайшее время привести все эти дела в порядок и почувствуете удовлетворение от того, как продвигается каждое из них.

Департаменты по обслуживанию клиентов не имеют права игнорировать поступающие к ним запросы или оставлять незавершенные проекты. Вы тоже не должны этого делать, если по-настоящему хотите себе служить.

Кстати…

– Какое дело вы решили игнорировать, поскольку в данный момент оно кажется вам неважным?