Профессия "Технический писатель", или "Рыцари клавиатуры"

Теперь, когда вы познакомились с азами профессии и получили представление о том, с чего начинается работа над техническим документом, мы перейдём непосредственно к тем приёмам и методам, которыми вы будете активно пользоваться в своей работе. Многие формулировки вам вначале придётся воспринять «как факт» — их освоение потребует практики, другие же будут понятны и очевидны сразу.

Исходя из полученного ранее материала, вы, готовясь к написанию технического документа, уже смогли ответить на основные вопросы: на каком носителей он будет поставляться пользователям, к какой глобальной категории относится его ЦА (внешние, внутренние, широкий круг и т. д.) и, собственно, кто именно является его основной аудиторией. Теперь же вам нужно разработать то, на чём будет базироваться ваш документ — его структуру.

Как строительство дома начинается с возведения фундамента, так и любому тексту нужна прочная и логичная основа, на которой он будет строиться.

1. Формат и структура технического документа

Вся руководящая документация (пользователя, администратора и т. д.), все инструкции и документы, описывающие то или иное устройство или программу, по сути своей имеют общую структуру. Её материальным и видимым воплощением является оглавление документа. И именно с него вам и потребуется начать свою работу. Стоит отметить, что браться за написание руководства к программе можно лишь тогда, когда вы уже изучили её вдоль и поперёк. При попытке описать продукт параллельно с его изучением (по принципу: «что вижу — то пою»), вы с очень высокой (примерно 146%) вероятностью сядете в лужу или, в лучшем случае, сделаете всю работу два раза подряд, поскольку вам придется постоянно возвращаться по тексту назад, чтобы исправить всплывшие в ходе дальнейшего изучения программы нюансы или неточности.

Когда же приложение или устройство изучены, вы можете начинать продумывать оглавление. Оглавление — это основа и структура, на которой будет базироваться дальнейшее описание. Разумеется, в каждом конкретном документе оно будет чуть различаться, но в общем стандартном случае его можно представить так:

1. Введение. Необязательный элемент, который может быть заменён аннотацией. Содержит краткую информацию о назначении программы, о содержании самого документа и указание его целевой аудитории. Занимает не более страницы. Для ПО и оборудования раздел выглядит одинаково.

2. Общая информация. Это один или несколько разделов (глав, параграфов и т.д.), содержащих сведения о системных и аппаратных требованиях программы, её ключевые характеристики, расширенную информацию о её назначении, данные об авторских правах. Зачастую сюда же выносятся сведения, связанные с её лицензионным использованием. Для оборудования отличий здесь также нет, кроме возможных требований к условиям эксплуатации (температурный режим, например).

3. Используемые обозначения и сокращения. Раздел, где вы перечисляете и расшифровываете все используемые в тексте сокращения (кроме общепринятых, вроде «и т.д.»), аббревиатуры и значки (например, восклицательный знак «Внимание!». Иногда его может не быть, вместо этого все сокращения расшифровываются при первом упоминании в тексте.

4.  Установка. Алгоритм действий по установке ПО на компьютер или установке в помещение и подключению к сети электронного оборудования.

5. Настройка. Описывается комплекс подготовительных мер, предназначенных для ввода в эксплуатацию программы или устройства. Для многих бытовых изделий и приложений для домашних ПК этот пункт может отсутствовать, поскольку нет обязательных к изменению настроек.

6. Использование в работе. Часть, непосредственно посвящённая описанию приложения или устройства и работе с ним пользователя. Основной и самый крупный раздел документа.

7. Удаление. Для ПО в этом разделе описывается стандартная процедура удаления, для оборудования — демонтаж и условия утилизации, если они отличаются от типовых (вынести на помойку).

8. Возможные проблемы и частые вопросы. Это не обязательный, но очень желательный в любой инструкции раздел. Особенно он требуется различным новинкам, которые представлены на рынке первыми версиями и за которыми пока нет многих человеколет отладки и устранения ошибок в различных нештатных ситуациях. В разделе перечисляются наиболее часто встречающиеся ошибки и неполадки с указанием, как поступать пользователю при их возникновении.

2. Формат и структура статьи. Канон и отступления от него

 Существует несколько типов статей, с которыми технический писатель может столкнуться в своей работе. В зависимости от типа статьи будет меняться стиль изложения, её структура и целевая аудитория. Ниже перечислены основные типы статей: