Проверка на прочность

– Правильно ли я понял, что все совещание пошло наперекосяк только из-за неправильных вопросов? – если честно, я подбирал слова, чтобы не сказать очень грубо. Кто он такой, чтобы меня учить?

– Да, но кроме правильного формулирования вопроса необходим правильный подход к изложению возникшей проблемы. И самое главное – должен быть порядок. А у вас порядка на совещании не было, все друг друга перебивали и не желали слушать. Если хотите знать мое мнение, то с таким подходом к проведению совещаний у вас никогда ничего дельного не выйдет.

– Очень интересно, – заметил я с сарказмом. – И какой же такой подход должен быть? – меня задело его замечание. С какой стати он пытается перевоспитать меня? Проще было встать и уйти. Но любопытство меня пересилило, хотя чувство собственного достоинства было задето. Я чувствовал себя первокурсником.

– Для начала вспомним, как это самое совещание было назначено. Совершенно спонтанно. Если мне не изменяет память, то вы всех на него позвали за десять минут до его проведения.

– Не за десять, а за пятнадцать. Ну и что в этом такого? Вопросы обсуждались элементарные. И потом, я как руководитель должен был представиться и познакомиться с людьми.

– Но вы даже не пытались знакомиться с людьми, вы засыпали их бестолковыми вопросами. У вас была другая цель совещания. Существуют негласные правила проведения совещаний, которые принято в деловом сообществе соблюдать. Для начала надо помнить, что о проведении совещания сотрудников, которые должны принимать в нем участие, извещают не за несколько часов, а хотя бы за день, за два. Во-первых, у всех есть свои планы и уже назначенные встречи. Во-вторых, если вы хотите, чтобы совещание прошло не просто так, «для галочки», а с пользой для дела, то надо заранее всем показать вопросы, которые хотите обсудить. Это называется повесткой дня. Слышали такое?

– Допустим. И зачем профессионалам эта повестка дня нужна? Мы же не проводим совещание с акционерами крупного завода. Мне кажется, в этой небольшой компании любой специалист должен сходу ответить на все вопросы. Хоть ночью его разбуди.

– Ничего подобного. Не такая уж компания и маленькая. Даже в компании из десяти человек иногда следуют этому правилу, а у вас больше сотни сотрудников. Конечно, все познается в сравнении. Но в любом случае люди не могут держать в голове абсолютно всю информацию. Тем более, когда речь идет о каких-то деталях. Люди должны понимать, о чем идет речь, и иметь представление об обсуждаемой теме. Представьте себе, что у вас на совещании присутствует человек десять, из них половина не понимает суть обсуждения, потому что до этого проводились какие-то совещания без них, они не владеют ситуацией, у них отсутствует информация, а вы им говорите: «Дайте мне свои комментарии». Какие комментарии? О чем? Для чего? И далее по списку.

Вопросы, указанные в повестке дня, позволяют подготовить сотрудников к совещанию. На совещании должны присутствовать нужные люди, а не просто сотрудники конкретных отделов. У каждого специалиста свои задачи, и это надо учитывать.

Повестка дня не даст вам уклониться от темы совещания. При ее отсутствии есть риск, что будет обсуждаться все что угодно, только не то что нужно. А дальше это как минимум неуважение к вашим сотрудникам – проводить совещание меньше, чем через час. Исключением может быть только экстренный случай. Так получается вы показываете, что их дела не так важны. А что, если им придется отложить ради этого совещания встречу с очень важным клиентом?

Дальше про неуважение – вы сначала опоздали на совещание, а потом все время отвечали на телефонные звонки. А поскольку вы все время отвлекались, то и сами не поняли, кто и что обсуждал.

– Мне позволено, я генеральный директор.

– Ваша должность не позволяет вам вести себя с людьми по-хамски. Наоборот, вы должны показывать пример своим сотрудникам. Если вы хотите от них добиться соблюдения дисциплины, то должны быть сами дисциплинированным. Они вас просто зеркалили. Как вы себя вели на совещании, так и они начали себя вести. Потому что все подумали, что такое поведение приветствуется. Вспомните, перебивать выступающего начали вы, а потом уже все друг друга начали перебивать. И после этого вы хотите, чтобы совещание прошло плодотворно?

– Из ваших слов я понимаю, что я все сделал не так, как надо: неправильно провел совещание, неправильно подошел к постановке вопросов. Вы не боитесь, что я вас уволю?

– Нет, не боюсь, – без тени сомнения ответил мой собеседник. – Вы задали вопрос, я на него ответил. И я не виноват, что мой ответ вас не устраивает. Если вам неинтересно мое мнение, то не задавайте больше подобных вопросов. А работу при своей квалификации я всегда найду в другом месте.

– Если вы такой великий специалист и знаете, как должен поступать генеральный директор, то почему вы не на моем месте? Какую должность вы занимаете в этой компании? Почему на эту должность назначили меня, а не вас? – я был зол.