Психология управления: учебное пособие

Разновидностью диадического общения является общение по телефону. Это опосредованное общение, оно имеет ряд особенностей. Основная из них – отсутствие зрительного контакта с собеседником, что затрудняет получение обратной связи о том, как он воспринимает наше сообщение. В этих условиях особое значение приобретает пара– и экстралингвистический канал невербального общения: интонация, паузы, звуки, сопровождающие речь. В телефонном общении активно используются техники эмпатического слушания, особенно «угу-ага поддакивание» и «эхо», для поддержания контакта. Возможности использования невербального отзеркаливания ограничены лишь пара-экстралингвистической системой (темп речи, интонирование – такие же, как у собеседника). При обсуждении проблемы следует также использовать техники рефлексивного слушания. Групповое общение

К групповым формам делового общения относятся деловые переговоры и деловые совещания. Они отличаются наличием двух и более (трех и более) общающихся людей.

Деловые переговоры

Деловые переговоры предполагают наличие несовпадающих или даже противоположных интересов участвующих сторон и требуют от участников умения достигать разумного соглашения. Разумное соглашение максимально отвечает законным интересам обеих сторон, справедливо регулирует сталкивающиеся интересы, является долговременным, принимает во внимание интересы общества, не портит отношений между сторонами.

Этапы переговоров [Самыгин, Столяренко, 1997].

1. Признание наличие конфликта как «нашей проблемы».

2. Проведение разграничения между участниками переговоров и предметом переговоров; необходимо отделить людей от проблемы.

3. Сосредоточиться на интересах, а не на позициях.

4. Проанализировать, какие интересы наиболее важны, в чем объективные препятствия, отделить их от субъективных желаний участников.

5. Стараться разработать взаимовыгодные варианты, которые учитывали бы общие интересы и примиряли несовпадающие интересы.

6. Осуществить поиск объективно справедливого или взаимоприемлемого критерия, нормы решения проблемы.

7. Добиваться соглашения и воплощать план в жизнь.

Деловые совещания – форма группового принятия решений. Предусматривает обсуждение деловых ситуаций и проблем с целью поиска наиболее эффективного решения.

В деловом совещании могут участвовать 7–9, максимум 12 человек. Большее количество снижает эффективность работы. Тема должна быть заранее определена. Рекомендуемое пространственное расположение – вокруг круглого стола.

1. Различают три вида деловых совещаний [Урбанович, 2007]:

• проблемное совещание – используется для поиска оптимального решения проблемы с помощью дискуссии;

• инструктивное совещание – используется для передачи распоряжений для их быстрейшего выполнения; обычно включает в себя разъяснение распоряжений, ответы на вопросы, назначение ответственных;

• оперативное совещание – используется с целью получения информации о текущем состоянии дел; включает в себя заслушивание докладов ответственных лиц и обсуждение проблем.

Методы активизации участников: 1) высказывания по кругу; 2) метод «мозгового штурма».

Этапы проведения совещания.

1. Постановка вопроса.

2. Формирование мнения о путях решения вопроса.

Этот этап включает в себя следующие фазы: сбор данных, изучение всех сторон вопроса, новая формулировка основной проблемы, поиск альтернативных решений, выдвижение предложений, подведение предварительных итогов обсуждения, выработка основных направлений, обсуждение последствий различных возможностей решения вопроса.

3. Принятие решения (выводы из второго этапа, договоренности, решения).

Публичное общение

Публичное выступление является разновидностью межличностного общения. Поэтому структуру публичного выступления можно рассматривать с точки зрения трех сторон общения: коммуникативной, интерактивной и перцептивной. В то же время, будучи особым типом общения, публичное выступления имеет ряд особенностей по сравнению с обычным межличностным общением.

Наиболее очевидно проявление коммуникативной стороны общения в публичном выступлении. Несомненно, цель оратора – это донесение до слушателей некоторой информации. Однако структура коммуникативного процесса имеет некоторые особенности: реципиент предстает в обобщенном виде. Поэтому оратор должен учитывать обобщенные социально-психологические характеристики аудитории, чтобы достичь оптимального убеждающего эффекта. Важное значение имеет характер речи: необходимо учитывать особенности словоупотребления в данной аудитории, чтобы речь была понятной для слушателей.

Для того чтобы правильно построить речь, нужно четко осознавать цели коммуникации. Они могут быть самыми разными: сообщение информации, объяснение материала, высказывание собственной точки зрения на проблему, убеждение в необходимости сделать что-то или принять какое-то решение. В зависимости от цели выступления приходится применять те или иные приемы. Но в любом случае первым существенным фактором успешного выступления является вступление в контакт с аудиторией.

Для понимания процесса установления контакта важно учитывать механизмы и эффекты социальной перцепции, т. е. восприятия человека человеком. Публичное выступление – это непосредственное межличностное общение, оно носит недистантный характер. Поэтому воздействующим агентом будет в первую очередь сам коммуникатор как личность – со своими мнениями, мотивами, установками. Как долго пробудет внесенное содержание в сознании реципиента, зависит от того, состоится ли личностное включение коммуникатора в сознание реципиента. Таким образом, процесс публичного выступления складывается из двух процессов: 1) личностное включение; 2) внесение содержания. Только в этом случае возникает пролонгированное воздействие коммуникатора на реципиента.

Для установления контакта с аудиторией необходимо учитывать невербальные компоненты коммуникации. Важно установить контакт глаз хотя бы с некоторыми слушателями. Во время выступления каждый слушатель должен ощутить, что вы обращаетесь к нему лично, поэтому можно медленно переводить взгляд с одного лица на другое. Важно уметь использовать такие параметры невербального общения, как жестикуляция, положение тела в пространстве и сама организация пространства (круг, лицом к лицу, амфитеатр, треугольник – каждый из этих типов организации пространства задает особый тип общения), дистанция между выступающим и слушателями, внешний вид оратора, интонация голоса, паузы между словами или смысловыми кусками текста. Жестикуляция и поза должны быть открытыми, но при этом простыми и сдержанными. Для снятия волнения важно освоить простейшие приемы релаксации, развивать уверенность в себе.

Первое впечатление, произведенное вами на слушателей, оказывает огромное влияние на восприятие ими произносимых вами в дальнейшем слов. Поэтому необходимо учитывать механизмы и эффекты социальной перцепции. Важнейшими механизмами социальной перцепции являются идентификация, эмпатия, социально-психологическая рефлексия и каузальная атрибуция. Смысловая структура публичного выступления включает два уровня: 1) верхняя ступень – текст; 2) нижняя ступень – действительные мотивы коммуникатора. Слушая произносимый текст, люди всегда простраивают второй слой, пытаются объяснить себе причины выступления оратора, и их выводы существенно влияют на их отношение к тексту. Эффекты межличностного восприятия, также оказывающие воздействие на восприятие информации слушателями, – эффекты «ореола», первичности и новизны, стереотипизации, а также закономерности возникновения аттракции. Создавая тот или иной имидж, оратор может влиять на отнесение себя слушателями к той или иной социальной группе, на возникновение у них чувства симпатии к нему и, следовательно, к его словам.

Публичное выступление – это не только передача информации и восприятие слушателями коммуникатора, но и особое взаимодействие между оратором и слушателями. В зависимости от своих целей коммуникатор может занимать ту или иную коммуникативную позицию. Открытая позиция: коммуникатор не скрывает собственного отношения к произносимому им тексту, раскрывается как личность. Закрытая позиция: коммуникатор реализует свои цели в неявной форме, используя приемы манипуляции сознанием слушателей. Отстраненная позиция: подчеркнуто нейтральная, оптимальна при сопоставлении конкурирующих точек зрения и сообщении объективных фактов. При использовании закрытой позиции происходит авторитарное включение личности лектора в личностную сферу слушателей, мнение лектора замещает все остальные содержания смысловой сферы слушателей. При открытой позиции происходит диалогическое включение, которое строится на уважении к суверенитету чужого сознания, коммуникатор выступает в роли собеседника, который заинтересован в том, чтобы партнер сохранил самостоятельность в суждениях, поскольку она – залог равноправного диалога. Именно такой тип включения вызывает пролонгированный эффект воздействия, так как запускается процесс диалога с коммуникатором, который продолжается и в его отсутствие. Авторитарное включение, напротив, часто вызывает у слушателя отказ от пролонгированного контакта. Для анализа позиций в общении применяют теорию трансактного анализа. Выступающий может находиться в позиции «родителя» («сверху»), «взрослого» («на равных»), или «ребенка» («снизу»). Наиболее эффективно проходит общение, если в нем активно участвует «взрослый». Способность подключать «взрослого» – это умение объективно оценивать людей и ситуации, не поддаваться предрассудкам «родителя» и иллюзиям «ребенка». Однако надо уметь расположить к себе «родителя» слушателя и подружиться с его «ребенком».

Внешняя структура публичного выступления включает три этапа, характерные для любого межличностного контакта.

1. Вступление в контакт. На этом этапе необходимо установить контакт со слушателями, что является залогом успешного выступления.

2. Основная часть – донесение до слушателей основного объема информации.

3. Заключение. Выход из контакта, краткое резюмирование сказанного, акцентирование самого главного.

Внутренняя структура публичного выступления включает три компонента.

1. Компонент «Я» – важен для установления контакта с аудиторией, появления у слушателей доверия к выступающему Если он хорошо выражен, выступающий воспринимается как открытый человек. В этот компонент входят высказывания оратора о себе, о своих чувствах. Если этот компонент отсутствует – нет доверия к оратору, тема выступления воспринимается чуждой ему.

2. Компонент «Вы» («Ты») – обращение к аудитории (прямое или косвенное), к ее мыслям, чувствам, мотивам. Важен для установления контакта с аудиторией. Если нет этого компонента – закрепляется позиция коммуникатора «сверху», слушателям кажется, что он с ними не считается.

3. Деловой компонент («Предмет») – собственно раскрытие темы выступления. Если его нет, выступление воспринимается как бессодержательное, оратор кажется некомпетентным в вопросе выступления, а его речь – слишком растянутой, слушатели ждут, когда что-то будет сказано по делу. Но в некоторых случаях отсутствие этого компонента возможно (эмоциональный призыв).

Хорошо структурированное выступление содержит все три компонента, причем гармонично взаимосвязанные.

Для того чтобы сделать хорошее выступление, необходимо провести серьезную подготовительную работу. Основные этапы подготовки к выступлению.

I. Постановка проблемы:

1) определение целей речи;

2) анализ аудитории и ситуации;

3) отбор и ограничение предмета речи;

4) сбор материала.

II. Построение речи:

1) создание плана речи;

2) подбор слов;

3) практика произнесения вслух (упражнения).

Однако, как бы хорошо ни был подготовлен оратор, во время произнесения речи ему следует не столько строго следовать подготовленному тексту или плану, сколько учитывать обратную связь, получаемую от аудитории (как на невербальном, так и на вербальном уровнях), и в соответствии с полученной обратной связью варьировать содержание и стиль подачи материала.

Вопросы для промежуточного контроля

1. Что такое коммуникативная компетентность?

2. Каковы компоненты коммуникативной компетентности?

3. Что необходимо знать, чтобы быть коммуникативно компетентным руководителем?

4. Какие уровни общения выделяются в психологии?

5. Чем отличается деловое общение от других видов общения?

6. Чем отличается деловое общение от манипуляции?

7. Какие формы делового общения существуют?

8. Каковы этапы проведения переговоров?

9. Какие существуют методы проведения совещаний?

10. Что надо учитывать при публичном выступлении?

Задания для работы на занятии и самостоятельной работы

Занятия целесообразно проводить в тренинговом режиме (метод ролевой игры).

Задание 1. Отработка техник слушания. Студенты работают в парах. Задание: один из партнеров, «рассказчик», излагает любую ситуацию. Второй партнер, «слушатель», слушает, используя техники слушания: невербальное отзеркаливание, «угу-ага», «эхо», парафраз (набор техник преподаватель может варьировать). Затем участники меняются ролями. По окончании упражнения студенты обмениваются впечатлениями, рассказывают о возникавших трудностях.

Задание 2. Моделирование ситуации переговоров в ролевой игре. Выбрать тему для переговоров. Поделиться на две команды, имеющие противоположное мнение по проблеме. Проводить переговоры, следуя правилу: после каждого аргумента соперников надо сначала сделать парафраз сказанного, а затем уже излагать собственные аргументы.

Задание 3. Моделирование совещания в ролевой игре. Выбирается два «руководителя». Сначала проводит совещание первый, используя методы высказывания по кругу, затем второй, используя метод «мозгового штурма». Затем проводится обсуждение с целью установить, какая процедура была более эффективна.

Задание 4. Моделирование ситуации публичного выступления. Каждый студент выходит в центр круга и выполняет четыре этапа вступления в контакт: 1) выход; 2) «обустройство пространства»; 3) установление контакта глаз с аудиторией; 4) приветствие, произнесение своего имени и темы выступления. После каждого выступления проводится групповое обсуждение.

На листочках пишутся различные слова, затем каждый студент вытаскивает листок со словом. В течение трех минут готовит выступление. Затем проводится выступление с обсуждением.

Литература

Основная

Самыгин С.И., Столяренко А.Д. Психология управления. Ростов н/Д: Феникс, 1997. С. 309–414.

Дерябо С., Ясеин В. Гроссмейстер общения. М.: Смысл, 1996.

Крижанская Ю.С., Третьяков В.П. Грамматика общения. Л.: Изд-во ЛГУ, 1990.