Путь джедая. Поиск собственной методики продуктивности

— У-у-у-у, какая сложная задача… Если сложная — значит, надо подумать… Если надо подумать — значит, надо сосредоточиться… Если надо сосредоточиться — значит, нужно сделать так, чтобы меня ничего не отвлекало… А что меня обычно отвлекает?.. Меня обычно отвлекает большое количество всякой мелочи, прилетающей с разных сторон. Точно! Пойду-ка я для начала переделаю всю мелочь, она закончится, больше не будет меня отвлекать, я смогу сосредоточиться, подумать и разобраться с этой сложной задачей. Ура! Вперед, разбираться с мелочью!

Как мы видим, нигде здесь не было намерения искалечить нашу жизнь или угробить нашу карьеру. Были намерение разобраться с задачей наилучшим образом и ошибочное предположение, что мелочь может когда-то закончиться.

Отсюда мы можем перейти к такому понятию, как прокрастинационный зазор. Прокрастинационным зазором я называю условное различие между формулировкой задачи и непосредственным действием, которое надо выполнить:

• позвонить и записаться — когда реально нужно сначала нагуглить номер телефона;

• отправить отчет — когда реально нужно сначала запросить у коллег информацию и собрать ее в виде отчета;

• встретиться с человеком — когда реально нужно позвонить и спросить, свободен ли он в понедельник в полдень;

• подготовить презентацию — когда в реальности нужно сначала скачать шаблон.

Идеальная формулировка описывает действие, в ходе выполнения которого вам не надо думать. Вам надо будет подумать после выполнения этого действия, но не во время его выполнения.

Если вдруг обезьянка заподозрит, что, выполняя определенную задачу, надо будет думать, то сами понимаете: думать → сосредоточиться → чтобы ничего не отвлекало → пойду разберусь с мелочью…

6.3.2. Практика: увидеть дно инбокса

Переименовал папку «Разобрать» в «Архив» и теперь не парюсь.

Из анекдотов

Здесь мы расширяем классификацию сущностей, подлежащих упорядочиванию. Из раздела 6.2.3 мы помним, что у нас есть задачи, проекты и идеи. Теперь еще появляется «входящее». Входящее — нечто, внутри которого могут содержаться задачи, проекты, идеи, а еще информация, но что конкретно и в каком количестве — мы не знаем до тех пор, пока это входящее не проанализируем и не выделим из него эти «запчасти».

Входящие, как правило, скапливаются в особых местах, называемых инбоксом.

Фундаментальное отличие инбокса от списка задач / проектов / идей заключается в том, что содержимым инбоксов мы не управляем. Мы управляем содержимым списков. Отсюда следует важная мысль. Когда мы говорим, например, «мой список задач переполняется» — это не совсем правда, так как список задач могу переполнить только я сам. А вот список входящих переполниться может.

Рис. 114. Дно инбокса

Еще некоторые важные моменты относительно входящих.

• Люди не ставят друг другу задачи, люди пересылают друг другу входящие, в которые упаковывают свои пожелания на тему задач.

• Большинство входящих содержат в себе целый набор сущностей: проекты, идеи, задачи, долгосрочные цели (о долгосрочных целях речь пойдет на следующем уровне), информацию (про нее было в «Джедайских техниках», разделы 3.5.4 и 3.5.5).

• За этими сущностями могут скрываться благоприятные возможности (с ограниченным сроком действия) и «бомбы» с определенным временем срабатывания.

Что касается последнего пункта, иногда, откладывая входящее на потом, мы не понимаем, какие именно риски и возможности за ним скрываются и какой у них срок годности. В итоге необработанный инбокс становится похожим на минное поле (или поле чудес, способное дать ценные всходы). Только вот пока его не обработаешь, не поймешь, чем и в какой степени оно является, до какого момента действуют благоприятные возможности и после какого времени начнут приходить мерзкие неприятности.

Метафору в(с)ходящего можно сравнить с ситуацией, когда супруга приходит из магазина и говорит: «Дорогой, разбери, пожалуйста, сумки, что я тут принесла из магазина». Ты говоришь: «Да, дорогая», а сам думаешь: «Сейчас только с мелочью разберусь» — и продолжаешь ковыряться в смартфоне. В итоге, пока разбирался с мелочью, пельмени слиплись, мороженое растаяло и залило ноут, который супруга по дороге забрала из ремонта (после того, как он был залит кофе).

Мораль такова: хорошо, когда ты ясно понимаешь, что именно откладываешь на потом. Как следствие, время от времени нужно обрабатывать все содержимое инбокса. В некоторых случаях это может оказаться весьма сложным делом, и тогда придется применить какие-нибудь хитрости. Например, метод экономии масштаба (см. «Джедайские техники», раздел 5.1) или вероятностные методы. Скажем, установить фильтр на какой-то класс сообщений, чтобы сразу удалять их. С одной стороны, это повышает вероятность пропустить что-то важное в сообщениях этого класса, а с другой стороны — повышает вероятность уделить должное внимание прочим входящим, — тут уж никаких гарантий, одни вероятности.