Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение.

О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе « Отметки о выполнении поручений» ). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью « не использована » и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. Инструкция № 17 рекомендует по окончании года уничтожать такие неиспользованные доверенности с составлением об этом соответствующего акта. По нашему мнению, это необязательно, и неиспользованные доверенности могут храниться вместе с корешками. Целесообразность подобного подхода обусловлена тем, что общий срок исковой давности составляет три года, в течение которых могут возникнуть проблемы с поставщиком, разрешение которых может потребовать изучения неиспользованных доверенностей. Кроме того, в течение минимального срока хранения всех бухгалтерских документов (пять лет) проверки могут проводиться не только налоговыми, но и иными контролирующими органами. А так как нового нормативного документа, который бы сокращал срок хранения неиспользованных доверенностей по сравнению с другими бухгалтерскими документами, пока нет, весьма вероятно возникновение разногласий по данному поводу (преждевременное уничтожение документов, в частности, может быть расценено как грубое нарушение правил бухгалтерского учета).

Общий принцип выдачи новых доверенностей материально ответственным лицам (или лицам, выполняющим поручения по разовым доверенностям) состоит в том, что лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются. Разумеется, это не относится к случаям, когда получение материально-производственных запасов производится у одного поставщика с нескольких складов или у нескольких поставщиков в течение одного (одного-двух) рейсов.

В п. 8 Инструкции № 17 приведен исчерпывающий перечень обязанностей главного бухгалтера, которые возникают в связи с обращением доверенностей. Непосредственно из Закона о бухгалтерском учете эти обязанности не следуют, но могут быть учтены при разработке должностной инструкции (функциональных обязанностей) главного бухгалтера организации. Такими обязанностями являются:

– контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей;

– инструктаж лиц, получающих доверенности, о порядке представления бухгалтерии документов о выполнении поручений по доверенности;

– своевременный контроль за использованием доверенностей, осуществляемый на основе приходных документов (приходных ордеров, приемных актов и т.д.);

– контроль за своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности или возвратом доверенности при ее неиспользовании.

Нетрудно убедиться, что соблюдение данных обязанностей практически исключит вероятность любых злоупотреблений при обращении доверенностей. В то же время любое нарушение может быть истолковано как некачественное выполнение (или просто невыполнение) главным бухгалтером части своих обязанностей со всеми вытекающими последствиями.

Пункт 9 Инструкции № 17 устанавливает перечень оснований для отказа поставщиком в принятии доверенности и в отпуске материально-производственных запасов. Такими случаями, кроме вышеназванного предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами, являются:

– предъявление доверенности, имеющей поправки и помарки. Из этого требования, в частности, следует, что требования, предъявляемые к оформлению доверенностей, аналогичны требованиям по заполнению денежных документов (например, чеков на получение наличных денежных средств в кредитной организации);

– непредъявление паспорта, указанного в доверенности;

– окончание срока, на который выдана доверенность;

– получение сообщения получателя об аннулировании доверенности.

По окончании отпуска материально-производственных запасов доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей по сдаваемой доверенности.

4. Основные бухгалтерские проводки по учету расчетов с подотчетными лицами

Официальные документы

Налоговый кодекс Российской Федерации

Часть вторая

от 05.08.2000 № 117-ФЗ

Извлечения

Глава 21. Налог на добавленную стоимость

… Статья 171. Налоговые вычеты

…. 7. Вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций. ( в ред . Федерального закона от 06.08.2001 № 110– ФЗ )