Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение.

9. Как уже отмечалось, гражданское законодательство обязывает главного бухгалтера подписывать выданные доверенности только в случае, если организация, выдавшая доверенность, образована на основе государственного или муниципального имущества. По нашему мнению, подпись главного бухгалтера на доверенности является обязательным реквизитом в силу требований ст. 7 Закона о бухгалтерском учете, в соответствии с которой без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Доверенность не является ни расчетным, ни денежным документом, но служит документом, движение которого непосредственно приводит к движению материальных и денежных средств. Кроме того, то обстоятельство, что доверенность выдается работниками бухгалтерии, обуславливает целесообразность и правомерность подписи главного бухгалтера в том числе и как непосредственное указание работнику на оформление данного документа.

Что касается печати, то обязательность наличия оттиска печати организации, выдавшей доверенность, установлена непосредственно ГК РФ и, следовательно, не может быть подвержена сомнению или трактоваться иным образом. В то же время следует отметить, что индивидуальные предприниматели имеют право не применять в своей хозяйственной деятельности печати, а заверять все документы только личной подписью. Из вышеприведенного следует, что индивидуальные предприниматели, не использующие печать, фактически лишены права на применение доверенностей в хозяйственном обороте.

По нашему мнению, целесообразно привести некоторые основные положения Инструкции № 17, регулирующие порядок обращения доверенностей. Эти положения не противоречат действующему законодательству и позволяют максимально рационализовать оформление, выдачу и возврат доверенностей в организации.

Пункт 1 Инструкции № 17 запрещает выдачу доверенностей лицам, не работающим в данном предприятии (организации, учреждении). Это прямо следует из нормы ст. 121 ТК РФ, в соответствии с которой работники несут материальную ответственность в полном размере ущерба, причиненного по их вине предприятию, учреждению, организации, в случае, если имущество и другие ценности были получены работником под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам. Возникновение оснований для привлечения работника к материальной ответственности в полном размере в случае, если между работником и предприятием, учреждением, организацией в соответствии со ст. 121.1 ТК РФ заключен письменный договор о принятии на себя работником полной материальной ответственности за необеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных ему для хранения или для других целей, выделены в ст. 121 ТК РФ в отдельный подпункт. Из этого следует, что для того чтобы работник, получивший доверенность, мог быть привлечен к материальной ответственности в полном размере, наличие договора о полной материальной ответственности не обязательно. Таким образом, даже в случае, если обязанности по получению и доставке приобретенных материально-производственных запасов от поставщика возлагаются на относительно случайных людей (например, представителей управления цехом или структурным подразделением), заключать с ними договор о полной материальной ответственности нет необходимости. С работниками, работающими с материальными ценностями постоянно, подобный договор, как правило, заключается при приеме на работу (или при переводе на соответствующую должность). Другим следствием этого правила является запрет на выдачу доверенности лицам, не являющимся работниками данной организации.

В общем случае доверенности подписываются руководителем (заместителем руководителя) и главным бухгалтером организации или лицами, ими на то уполномоченными. Инструкция № 17 делает исключение для случая, если бухгалтерский учет осуществляется централизованной бухгалтерией. При этом доверенности на получение товарно-материальных ценностей подписываются руководителем (заместителем руководителя) организации, обслуживаемой этой бухгалтерией, и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или лицами, ими на то уполномоченными.

Право подписи доверенности лицами, уполномоченными на то руководством и главным (старшим) бухгалтером организации, оформляется приказом (внутренним локальным нормативным актом).

Пунктом 3 Инструкции № 17 уточнено, что доверенности выдаются на получение товарно-материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению или другому заменяющему их документу.

Если доверенное лицо должно получать требуемые товары, материалы или продукты в одном месте (с одного склада), но по нескольким нарядам, счетам и другим заменяющим их документам, ему может быть выдана одна доверенность с указанием в ней номеров и дат выдачи всех нарядов, счетов и других аналогичных документов или несколько доверенностей, если товарно-материальные ценности должны быть получены на нескольких складах.