Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение.

При этом следует учитывать то, что постановлением Президиума ВАС РФ от 13.08.1996 № 1792/96 разъяснено, что с момента введения в действие части первой ГК РФ (с 1 января 1995 года) доверенности от имени юридического лица должны оформляться в порядке, установленном п. 5 ст. 185 ГК РФ. Практическое значение этого разъяснения состоит в том, что доверенности, оформленные с отклонениями от требований Инструкции № 17, но не противоречащие нормам ст. 185 ГК РФ, не могут считаться недействительными, и любое обращение в арбитражные органы на этом основании является бесперспективным. Тем не менее организациям следует придерживаться требований Инструкции № 17, так как они выработаны с учетом принципов целесообразности и применительно к конкретной цели – получению материально-производственных запасов.

Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а утверждены формы доверенностей на получение материальных ценностей (№ М-2 и № М-2а) и порядок их заполнения и определено, что доверенности применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

Бухгалтерия организации оформляет доверенность в одном экземпляре и выдает ее под расписку получателю.

Форма № М-2а отличается от формы № М-2 отсутствием корешка доверенности, в котором последовательно указываются следующие реквизиты:

– номер доверенности;

– дата ее выдачи;

– срок действия доверенности;

– должность и фамилия лица, которому выдана доверенность;

– расписка в получении доверенности;

– наименование поставщика;

– номер и дата наряда (или заменяющего наряд документа) или извещения;

– номер и дата документа, подтверждающего выполнение поручения.

Корешки доверенности подшиваются в хронологическом порядке и хранятся в организации не менее пяти лет (при условии проведения ревизии или аудиторской проверки за соответствующий период) в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000.

В этом случае журнал учета выданных доверенностей может не вестись.

При этом Инструкция № 17 рекомендует использовать бланки доверенностей, предварительно сброшюрованные в книжку (50 или 100 листов). В книжке доверенностей до начала выдачи из нее доверенностей должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного (старшего) бухгалтера дается надпись « В настоящей книжке пронумеровано … листов» . Количество листов приводится прописью.

Форма № М-2а применяется организациями, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц [8]. Выдача этих доверенностей регистрируется в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Форма журнала не является унифицированной и соответствующим постановлением Госкомстата России не утверждалась. Поэтому при ее применении организациям следует руководствоваться требованиями п. 6 Инструкции № 17. В журнале учета доверенностей должно быть предусмотрено заполнение всех тех реквизитов, которые указываются в корешке формы № М-2.

Рассмотрим особенности заполнения основных реквизитов доверенности на примере (корешок формы не приводится):

1. В соответствии с п. 9 Инструкции № 17 отпуск товарно-материальных ценностей предприятиями или организациями (торгующими, снабженческими, сбытовыми и др.) не производится в случае предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами. В данном случае реквизит заполнен. Однако подобное указание покупателя может быть признано недостаточным – не приведена организационно-правовая форма (ОАО, ЗАО, ООО и т.д.) или иной дополнительный признак, позволяющий однозначно установить юридическое лицо, выписавшее доверенность. Для условий примера это требование тем более актуально, что название организации является весьма распространенным.