Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение.

Весьма важным элементом оборота доверенностей является их регистрация, которая должна осуществляться согласно п. 3 Инструкции № 17 в бухгалтерии организации. Если главным бухгалтером централизованной бухгалтерии право подписи доверенности предоставляется руководителю учетно-контрольной группы организации, обслуживаемой этой бухгалтерией, регистрация доверенностей осуществляется учетно-контрольной группой.

Пункт 5 Инструкции № 17 достаточно четко регулирует последовательность действий работников бухгалтерских служб в случае, если доверенное лицо лишается права на получение ценностей по выданным ему доверенностям, срок действия которых еще не истек. Причинами лишения такого права могут быть, например, подача заявления об увольнении, выявившееся несоответствие занимаемой должности, возникновение претензий по расчетам с поставщиком и т.д. В этом случае доверенности у такого лица отбираются, при этом организация – получатель материально-производственных запасов немедленно ставит в известность поставщика об аннулировании соответствующих доверенностей. С момента получения такого извещения отпуск ценностей по аннулированной доверенности прекращается. В этих случаях за отпуск ценностей по аннулированным доверенностям ответственность несет поставщик. Из вышеприведенного правила можно сделать вывод, что в случае, если вышеперечисленные действия своевременно не осуществлены, ответственность за сохранность отпущенных поставщиком материально-производственных запасов лежит на покупателе (получателе), а если конкретизировать, то меры материальной ответственности могут быть применены к тем работникам, которые своевременно не отозвали доверенность и не сообщили поставщику о факте лишения конкретного лица права на получение имущества. При этом непосредственно к исполнителю может быть применена только ограниченная материальная ответственность (в размерах, не превышающих размер должностного оклада или среднего заработка). Однако ТК РФ допускает привлечение к полной материальной ответственности главного бухгалтера за подобные нарушения (нарушения, которые повлекли нанесение материального ущерба). Так как за организацию правильного оформления, движения и хранения доверенностей отвечает именно главный бухгалтер, то формально повод для возложения ответственности именно на него у администрации организации имеется.

В случае применения формы № М-2 при выдаче доверенности бухгалтерия предприятия, организации и учреждения или централизованная бухгалтерия регистрирует ее в корешке книжки доверенностей. В книжке доверенностей до начала выдачи из нее доверенностей должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного (старшего) бухгалтера дается надпись « В настоящей книжке пронумеровано … листов» . Количество листов указывается прописью. В этом случае требование о подшивке доверенностей в хронологическом порядке теряет смысл, но корешки доверенностей (вместе с испорченными бланками, а также возвращенными доверенностями) должны храниться в порядке и в сроки, которые установлены законодательством о бухгалтерском учете (не менее пяти лет) и соответствующими документами Росархива.

Организации, у которых получение товарно-материальных ценностей по доверенностям носит массовый характер и которые применяют форму № М-2, производят регистрацию доверенностей в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Соответствующие графы данного журнала, так же как и ячейки корешка доверенности, заполняются по мере совершения соответствующих действий. Последней заполняется графа « Отметки о выполнении поручения по выданной доверенности» – после отчета лица, получившего доверенность, в выполнении поручения (получении и доставке материально-производственных запасов) или при возврате ранее выписанной доверенности.

Книжки доверенностей и журналы учета выданных доверенностей должны храниться у лица, ответственного за регистрацию доверенностей. Из этого следует, что такое лицо (работник бухгалтерии) должно быть назначено соответствующим распорядительным документом, а в его функциональных обязанностях (должностной инструкции) должна быть прописана соответствующая обязанность.

В соответствии с п. 7 Инструкции № 17 лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего рабочего дня после каждого получения ценностей независимо от того, получены материально-производственные запасы по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию предприятия, организации, учреждения или централизованную бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшему их предприятию (организации, учреждению) на следующий день после истечения срока действия доверенности.