Самоучитель работы на компьютере: быстро, легко, эффективно

Если включен режим всегда создавать резервную копию , то при каждом сохранении документа в отдельном файле будет сохранена его копия в состоянии «до редактирования». При этом файл резервной копии будет помещен в ту же папку, где находится и исходный файл документа. При неоднократном сохранении текущего документа последняя резервная копия будет все время заменять предыдущую.

Чтобы ускорить процесс сохранения документов, можно включить режим разрешить быстрое сохранение . При установленном данном флажке при сохранении документа в базе данных зафиксируются лишь внесенные в него изменения, за счет чего и достигается ускорение сохранения. Но учтите, что по окончании работы с документом нужно отключить данный режим, а затем сохранить документ полностью. Кстати, при установленном флажке всегда создавать резервную копию использование режима быстрого сохранения невозможно; обратное тоже верно (иначе говоря, при установке одного флажка автоматически снимается другой, если он ранее был установлен).

Если включен режим предлагать заполнение свойств документа , то при первом сохранении документа будет появляться окно его свойств (которое также открывается с помощью команды Файл -> Свойства ).

Исключительно полезная функциональность – это автоматическое сохранение документа через определенные промежутки времени. Для этого нужно включить параметр автосохранение каждые… минут , в котором указать интервал времени для автосохранения.

* * *

Параметры, находящиеся на вкладке Правописание (рис. 5.35), предназначены для настройки проверки правописания и объединены в две области: Орфография и Грамматика .

Рис. 5.35. Настройка программы Word, вкладка Правописание

В области Орфография содержатся следующие параметры.

автоматически проверять орфографию – при установленном данном флажке Word будет автоматически отслеживать правильность орфографии в набранном тексте.

не выделять слова с ошибками – если установлен этот флажок, то слова, в которых были допущены ошибки, никак не будут выделены в тексте, а если флажок снят – они будут подчеркиваться волнистой красной линией.

всегда предлагать замену – если установлен этот флажок, то в процессе проверки орфографии Word будет автоматически предлагать список вариантов правильного написания слов.

пропускать слова из прописных букв , пропускать слова с цифрами и пропускать адреса Интернета и имена файлов – если установлены данные флажки, то при проверке орфографии будут игнорироваться соответствующие элементы текста. Необходимость данных параметров обусловлена тем, что такие элементы (например, аббревиатуры, или адреса веб-страниц) ввиду своей специфичности могут вступать в противоречие с правилами орфографии.

Область Грамматика содержит флажки автоматически проверять грамматику (назначение параметра очевидно) , не выделять слова с ошибками (с его помощью выполняется управление отображением зеленых волнистых линий, которыми подчеркиваются возможные грамматические ошибки), также проверять орфографию и статистика удобочитаемости (при установленном данном флажке после завершения проверки грамматики на экране отображается диалоговое окно Статистика удобочитаемости ). В поле набор правил из раскрывающегося списка выбирается требуемый набор грамматических и стилистических правил, которые необходимо учитывать при проверке текущего документа: например, вы можете выбрать правила для деловой переписки, для обычной переписки, и др.

На вкладке Исправления (рис. 5.36) осуществляется настройка отображения исправленных (удаленных) фрагментов текста.

Рис. 5.36. Настройка программы Word, вкладка Исправления

Этот механизм удобно использовать, например, при рецензировании одного документа несколькими рецензентами. В правой части вкладки отображается пример того, как будет выглядеть измененный (удаленный) фрагмент текста на экране.

Вкладка Пользователь содержит краткие сведения о пользователе. В соответствующих полях указывается имя пользователя, его инициалы и почтовый адрес (данная информация может использоваться, например, при написании писем).

Настройка параметров просмотра текущего документа осуществляется на вкладке Совместимость . Данные параметры влияют только на отображение документа при работе с ним в Word, однако сам документ при этом не изменяется.