Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структур

Нотация BPMN содержит следующие ключевые элементы: процесс, события трех видов, логические операторы, которые называются шлюзами, а также связи предшествования, связи потоков сообщений и ассоциативные связи. В табл. 3.8 приведены, наиболее часто применяемые для разработки схем бизнес-процессов, элементы нотации BPMN.

Табл. 3.8. Элементы нотации BPMN

На рис. 3.35 и 3.36 приведены примеры применения нотации BPMN для описания процессов верхнего и нижнего уровней.

Рис. 3.35. Пример описания процесса верхнего уровня в нотации BPMN

Рис. 3.36. Пример описания процесса нижнего уровня в нотации BPMN

В отличие от рассмотренных в этом разделе методологий бизнес-моделирования, нотация BPMN имеет значительный перечень дополнительных атрибутов для элементов процессов, событий и шлюзов (логических операторов). Использование этих атрибутов позволяет отобразить все аспекты бизнес-процесса для его последующего выполнения в информационной системе.

При этом необходимо отметить, что такие схемы с большим количеством атрибутов являются сложными для чтения и поэтому на практике используются только ИТ-специалистами.

Тем не менее, есть случаи, когда компании эффективно используют нотацию BPMN для задач регламентации и улучшения процессов, при решении которых необходимо, чтобы все сотрудники и руководители компании с легкостью читали и понимали схемы процессов.

В таких случаях всегда используется ограниченный набор элементов нотации BPMN, а дополнительные атрибуты процессов, событий и шлюзов (логических операторов) не применяются — см. рис. 3.35 и 3.36.

3.3.11. Технология быстрого описания процессов — БОП

Технология быстрого описания процессов (БОП) предназначена для одновременного описания всех или большого количества процессов предприятия в короткие сроки и с минимальными трудозатратами.

Основой этой технологии является использовании упрощенной методики описания процессов по сравнению с обычными современными методологиями бизнес-моделирования. В рамках последних описываются такие элементы процесса как:

•   перечень подпроцессов и их вертикальная иерархия;

•   входы и выходы подпроцессов;

•   последовательность подпроцессов.

В этом случае процессная модель наряду с вертикальными иерархическими связями содержит горизонтальные связи между подпроцессами. Такой подход процессного моделирования часто называют «горизонтальным» описанием (см. рис. 3.37).

Рис. 3.37. Вертикальное и горизонтальное описание бизнес-процессов

При «вертикальном» (быстром) описании процессов описываются только перечень подпроцессов, их вертикальная иерархия, а также распределение ответственности организационных единиц, которое часто удобно представлять в виде матрицы ответственности — см. рис. 3.38.

Как показала практика, техника «вертикального» (быстрого) описания процессов на порядок более быстрая и менее затратная по сравнению с техникой «горизонтального» описания и достаточна для решения следующих задач:

•   Обеспечение прозрачности и наведение порядка в целом по компании;

•   Устранение «провисших» или «бесхозных» процессов, у которых нет ответственных

•   Устранение дублирования или коллективной ответственности за процессы, когда у процесса несколько ответственных — «у семи нянек дитя без глазу»;

•   Устранение дублирования процессов, когда различными подразделениями выполняются абсолютно одинаковые процессы;

•   Централизация процессов, когда различные, но имеющие типовую структуру процессы, выполняемые различными подразделениями, передаются на исполнение в одно подразделение;

•   Проектирование организационной структуры компании;

•   Реорганизация и в частности объединение нескольких компаний;

•   Расчет и оптимизация численности персонала;

•   Разработка системы ключевых показателей на уровне процессов, подразделений и должностей.

Рис. 3.38. Пример «вертикального» описания процесса «Закупка сырья и материалов»

3.4. Семь «золотых» правил описания бизнес-процессов

Сами по себе методологии описания бизнес-процессов не сложны, но их эффективное применение является непростой задачей. «Подводные камни», встречающиеся при описании процессов, могут свести эффективность этой работы к нулю. Возникновение таких барьеров чаще всего обусловлено человеческим фактором. Опыт описания процессов в российских компаниях показал, что в основной своей массе персонал предприятия слабо заинтересован в проведении подобных работ в своей организации.

Описание бизнес-процессов дает ответы на вопросы: «кто чем занимается» и «кто за что отвечает». Это делает компанию прозрачной, подконтрольной руководству и управляемой. Прозрачность в первую очередь выгодна руководителям, она стимулирует персонал компании более активно работать на цели организации. Кроме того, описание бизнес-процессов позволяет выявить «излишки» финансовых, материальных, временных и трудовых ресурсов. Поэтому некоторые сотрудники оказывает сопротивление в процессе предоставления реальной информации о процессно-организационной деятельности предприятия.