Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структур

Первый принцип построения организационной вертикали является классическим, и его еще в начале XX века сформулировал Анри Файоль. Он называется принципом единоначалия и звучит так: «Каждый работник должен получать приказы только от одного непосредственного руководителя и отчитываться только перед ним» (см. рис. 5.60).

Услышав формулировку этого принципа, многие сразу зададут вопрос: «А как же тогда функционирует матричная оргструктура, в которой происходит двойное подчинение?».

Рис. 5.60. Принцип единоначалия

Множественное подчинение по различным видам деятельности: линейное и функциональное (процессное)

Матричная структура не противоречит принципу Файоля, если его дополнить следующим образом: «Каждый работник по одному виду деятельности должен получать приказы только от одного непосредственного руководителя и отчитываться только перед ним». Согласно современной формулировке принципа единоначалия возможно двойное, тройное и любое множественное подчинение, но только по разным не пересекающимся видам деятельности: бизнес-направлениям, процессам, функциям, проектам.

Примеры множественного подчинения по разным видам деятельности были рассмотрены в предыдущих разделах книги, при рассмотрении процессной системы управления и различных типов матричных оргструктур.

Первый пример множественного подчинения — это применение в компании двух видов подчинения: линейного и функционального (процессного).

Линейное подчинение — это подчинение сотрудника основному руководителю, при котором руководитель имеет полномочия требовать от сотрудника выполнения всех работ в рамках оговоренных должностных обязанностей. При этом линейный руководитель имеет наибольшие права, связанные с поощрением, наказанием, либо увольнением сотрудника.

Для повышения качества и скорости бизнес-процессов в компаниях вводят функциональное (процессное) подчинение, в рамках которого сотрудники по определенным функциям (процессам) в заранее определенном объеме также подчиняются другому руководителю из другого подразделения. Как правило, полномочия руководителя, у которого находятся в функциональном (процессном) подчинении сотрудники других отделов, невелики и ограничиваются возможностью требовать от сотрудника сроков и качества исполнения определенных подпроцессов, входящих в состав бизнес-процесса за которые процессный руководитель отвечает.

Примером функционального (процессного) подчинения может служить подчинение продавцов главному бухгалтеру по работам, связанным с оформлением бухгалтерских документов. В рамках этого подчинения главный бухгалтер может напрямую, в обход линейного руководителя, взаимодействовать с продавцом и требовать от него правильности оформления и своевременного предоставления бухгалтерских документов: договоров, актов, счетов, счетов— фактур и других оговоренных документов (см. рис. 5.61).

Рис. 5.61. Двойное линейное и функциональное (процессное) подчинение

Пример функционального (процессного) подчинения по процессу бюджетирования

Следующий пример демонстрирует функциональное (процессное) подчинение по процессу бюджетирования телекоммуникационной компании, занимающейся предоставлением услуг сотовой связи. В этой компании существуют офисы продаж, в которых продаются услуги сотовой связи, мобильные телефоны, аксессуары и другие продукты. Все офисы продаж входят в службу коммерческого директора. Менеджеры по продажам линейно подчиняются управляющему своего офиса, а каждый управляющий линейно подчиняется коммерческому директору.

В компании был внедрен процесс бюджетирования, владельцем которого стал финансовый директор, а основным исполнителем — финансовый отдел. Менеджеры по продажам являются одними из основных участников этого процесса и формируют планы продаж на последующий период.

Для того чтобы процесс бюджетирования был оперативным, качественным и не затратным, специалистам из финансового отдела были даны полномочия напрямую взаимодействовать с продавцами и требовать от них своевременного предоставления планов продаж в требуемом формате. Соответственно, менеджеры по продажам должны выполнять функциональные (процессные) требования финансовой службы по такому виду деятельности, как бюджетирование (см. рис. 5.62).

Рис. 5.62. Пример функционального (процессного) подчинения в бизнес-процессе «Бюджетирование деятельности»

В приведенном примере можно было бы обойтись и без введения функционального (процессного) подчинения. Но при таком подходе цепочка коммуникаций и формирования управленческих воздействий на менеджеров по продажам в случае нарушения ими сроков предоставления планов, была бы намного длиннее и в максимальном варианте включала бы следующие шесть шагов:

1.   специалист финансового отдела сообщает о задержке сроков начальнику отдела;

2.   начальник финансового отдела сообщает эту информацию финансовому директору;

3.   финансовый директор информирует об этом генерального директора;

4.   генеральный директор поручает решить этот вопрос коммерческому директору;