Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структур

1.3.   Внутренние и внешние документы, регламентирующие деятельность и состав бизнес-процессов компании (законы, уставы, положения, приказы, акты, распоряжения, стандарты и т. д.);

1.4.   Термины, определения и сокращения, используемые в положении;

1.5.   Прочее.

II.   Бизнес-направления компании первого уровня

2.1.   Бизнес-направление 1;

2.2.   …

Примечание: В этом разделе приводится перечень бизнес-направлений (продуктовых групп, рынков) компании первого уровня.

III.   Бизнес-процессы компании первого уровня

3.1.   Бизнес-процесс 1;

3.2.   …

Примечание: В этом разделе приводится перечень бизнес-процессов компании первого уровня.

IV.   Границы бизнес-процессов и ответственные

4.1.   Бизнес-процесс 1;

— Назначение (цели) бизнес-процесса;

— Входные границы процесса: входы и поставщики;

— Выходные границы процесса: выходы и клиенты;

— Ответственный за бизнес-процесс.

4.2.   …

Примечание: В этом разделе приводится перечень бизнес-процессов компании первого уровня и по каждому из них указываются: назначение (цель) процесса, его границы, а также ответственный за его выполнение.

V.   Контроль и ответственность

5.1.   Процедура контроля исполнения настоящего положения;

5.2.   Ответственность должностных лиц за соблюдение настоящего положения.

VI.   Порядок внесения изменений в положение

6.1.   …

Примечание: В этом разделе описывается порядок внесения изменений в положение или, другими словами, описывается процедура его актуализации.

VII.  Приложения

7.1.   Графические схемы дерева и сети бизнес-процессов первого уровня;

7.2.   Графические схемы окружений процессов первого уровня с указанием целей, границ и ответственных.

Первый раздел положения о процессной системе управления называется «Общие положения» и в нем указывается зачем нужен этот регламент, каковы его цель и область применения. В этом разделе указывается, какие должности должны его знать и руководствоваться им при выполнении своей деятельности, а также приводятся определения специальных терминов и описываются сокращения, которые используются в документе.

Второй раздел положения содержит перечень бизнес-направлений первого уровня, существующих в компании и приносящих прибыль. Каждое бизнес-направление, выделяемое при разработке стратегии компании, обладает своей спецификой и имеет свою продуктово-рыночную стратегию. В зависимости от стратегии компании бизнес-направления могут быть представлены либо стратегическими продуктовыми группами, либо стратегическими рынками или клиентскими группами, с которыми компания решила работать в долгосрочной перспективе.

Перечень бизнес-направлений определяет набор основных бизнес-процессов верхнего уровня предприятия, которые вместе с двумя другими группами обеспечивающих и управленческих процессов перечисляются в третьем разделе.

В четвертом разделе документа по каждому бизнес-процессу первого уровня указываются ответственный, назначение (цели) и границы процесса, которые делятся на входные и выходные. Входные границы представляют перечень входов процесса и их поставщиков, а выходные границы представляют выходы и их клиентов.

В пятом разделе положения «Контроль и ответственность» указывается, кто будет контролировать исполнение этого регламента и какова ответственность должностных лиц за его несоблюдение. Другим словами, здесь указываются санкции за нарушения этого положения. Если это будет наказание в виде штрафов, то должны быть указаны их размеры и методы начисления. Часто на практике это описание выносится в отдельные документы, которые централизованно регламентируют процедуры контроля исполнения различных регламентов и ответственности за них.

Шестой раздел положения о процессной системе управления описывает порядок внесения изменений в документ. Так как внешняя среда и стратегия компании меняются, бизнес-процессы и оргструктура тоже, то вслед за ними должен меняться и регламент. Здесь описывается — кто инициирует изменение, кто согласует, кто его вносит и кто утверждает. По аналогии с предыдущим разделом это описание в большинстве случаев выносится в отдельный документ, который регламентирует процедуры внесения изменений и актуализации всех регламентов, существующих в компании.

В последнем седьмом разделе в качестве приложений приводятся другие способы представления информации, содержащейся в этом регламенте. Здесь прикладываются графические схемы дерева и сети процессов первого уровня, а также схемы их окружения с указанием целей, границ и ответственных. Эти графические схемы являются наглядным визуальным дополнением к регламенту, они удобны для использования различными сотрудниками. Их намного удобнее и быстрее читать, нежели текст, так как графическая информация более быстро и эффективно осознается и запоминается сотрудниками.