Системность во всем: универсальная технология повышения эффективности

Вот исходный список: работать меньше, сбросить 5 кг, обратиться в клинику по расстройствам сна (и делать то, что советует врач!), прекратить употреблять напитки с кофеином, изучать и практиковать медитацию и йогу. Заниматься энергично, но не на износ, минимум четыре раза в неделю. Хорошо питаться. Пить много воды. Употреблять меньше сахара и соли. Делать анализ крови каждые три месяца и по его результатам принимать добавки до тех пор, пока химический состав крови не придет в норму. Встречаться с друзьями по крайней мере раз в неделю. Проводить больше времени с семьей. Читать минимум час в день: одну книгу и шесть периодических изданий в неделю.

Когда я составлял список, мне казалось разумным выбрать только лучшее. Тем не менее в итоге я решил реализовать все 15 пунктов, ничего не выбрасывая. Зачем отвергать что-то, что способствует моему благополучию? Выполнение всех пунктов списка было непростой задачей, но я сделал все возможное. Я рассматривал каждое мероприятие как деталь и соединял их в единый механизм — мою жизнь. Мое здоровье пришло в упадок, на восстановление ушло два года. Пятьдесят лет стресса не стираются за одну ночь. Живу ли я по этим правилам каждую минуту? Нет, но я к этому очень близок.

Оплата счетов

Вот пример замены старой системы на новую.

На протяжении многих лет Centratel сталкивалась с проблемой расходов сил и времени на оплату счетов. Время, которое я тратил на это, не способствовало увеличению прибыли. Каждый месяц на обработку 60–80 счетов я тратил по 10–14 часов своего драгоценного времени. Я выписывал чеки, вводил данные по ним в реестр платежных документов, раскладывал чеки по конвертам и отправлял по почте. Затем появились система файлов и бухгалтерский учет. По мере роста компании процесс занимал у меня все больше времени, и в поисках новой системы автоматизации и делегирования этой функции я нанял на полставки бухгалтера. Но последствия оказались неожиданными: бухгалтер не анализировал и не перепроверял статьи расходов, как я, владелец. Были и двойные платежи, и платежи за услуги, которыми мы больше не пользовались. Некоторые из них проводились слишком поздно, просто потому что счета не оплачивались вовремя.

Тогда мы воспользовались программой онлайн-оплаты счетов нашего банка. Это идеальный пример системного мышления и методологии. Сейчас мы крайне редко выписываем бумажные чеки. Сумма по 90% выставляемых счетов каждый месяц одинаковая, и программное обеспечение банка позволяет оплачивать их автоматически. Система QuickBooks автоматически регистрирует ежемесячные платежи, поэтому для оплаты счетов почти ничего не нужно делать. Если же сумма к оплате каждый месяц меняется, мне не составляет труда просмотреть банковскую запись и внести точные цифры — как онлайн, так и в систему QuickBooks.

Теперь, когда я снова оплачиваю счета сам, я могу отслеживать каждый цент своих расходов. Это ярчайший пример однократного вложения времени в установку нового механизма и последующего бесконечного извлечения выгоды. В общей сложности за несколько недель я потратил около 15 часов на внесение в программное обеспечение банка данных о наших поставщиках — столько же времени ежемесячно уходило на оплату счетов старым методом. Сейчас на обработку счетов у меня уходит не более пары часов в месяц, и уже нет ошибок, а оплата всегда производится вовремя. Общая экономия времени поражает: 12 часов в месяц на протяжении 10 лет. Это 36 сорокачасовых рабочих недель!

Дома мы пользуемся той же системой. Коммунальные услуги, вода и электричество оплачиваются вовремя, процесс требует от меня минимум усилий и всего нескольких минут в месяц. Занимаем ли мы в таком случае позицию наблюдателя? Да! Автоматическая оплата счетов — типичная иллюстрация системной методики, прекрасный способ сэкономить время и повысить эффективность как на работе, так и дома.

ГЛАВА 6

Системы обнаружены, системы под контролем

Человеку нужны новые знания. Они скрыты где-то глубоко внутри, благодаря им человек развивается. Без изменений внутри нас что-то спит и редко просыпается. И эту «темную лошадку» нужно разбудить!

«Дюна»[24]

Примечание для читателя. Обратите внимание, если собираетесь использовать новый подход в своей жизни. Две следующие главы, по сути, созерцание и размышление. Поскольку исследуется и обобщается суть подхода, здесь много повторов.

Слияние воедино

Вы можете полностью управлять своим днем. Хроническая нехватка времени и денег, принятие срочных решений и необходимость взаимодействовать с не очень приятными людьми останутся в прошлом. Начав с едва заметного, но кардинального перехода к другому восприя­тию, можно избавиться от хаоса. Чтобы научиться управлять своей жизнью, нужно найти, проанализировать и оптимизировать биологические и механические процессы и в дальнейшем контролировать их.