Смерть от совещаний

Продолжительность стратегических совещаний варьирует в зависимости от рассматриваемых тем, однако лучше выделить на каждую как минимум два часа, чтобы было удобнее включиться в открытый разговор и дебатировать.

Не столь существенно, как часто коллектив проводит такие совещания: раз в месяц или каждые две недели. Важнее, чтобы они проходили регулярно, поскольку в таком случае на них можно будет переносить критически важные стратегические вопросы, которые возникают на еженедельном тактическом совещании. Благодаря этому проще отложить главные темы: они наверняка не будут упущены.

Ситуационные стратегические совещания

В некоторых случаях стратегические или просто очень важные вопросы, поднятые на еженедельном тактическом совещании, нельзя отложить до следующего планового ежемесячного обсуждения. Однако это не значит, что ими надо заниматься прямо сейчас.

Вместо этого следует организовать ситуационное совещание специально по этой теме. Его следует четко отделить от еженедельной тактической встречи, чтобы руководители могли перестроиться, а также выделить достаточно времени для основательного анализа и дискуссии. Если для этого участникам нужно изменить расписание или задержаться вечером, так тому и быть. Если вопрос по‑настоящему важен, он стоит жертв.

Ситуационные стратегические встречи во многом самые важные для организации. Они показывают, что команда руководителей умеет выявлять те редкие стратегические вопросы, которые заслуживают немедленного внимания даже ценой неотложных, но менее важных тактических вопросов, возникающих каждый день. Лучшие организации перед лицом таких проблем проявляют исключительную сосредоточенность и скорость реакции, что позволяет им обойти конкурентов, увязших в монотонных совещаниях или ждущих полноценного кризиса, который сплотит их вокруг важной темы.

Если стратегические встречи можно проводить каждый раз, когда назревает важная проблема, почему я называю их ежемесячными ? Потому что, если не запланировать регулярных собраний для обсуждения серьезных вопросов, через четыре месяца окажется, что ни одного стратегического разговора не было вообще. Выбрать регулярные интервалы – это важный шаг к тому, чтобы стратегические совещания не были отодвинуты на обочину.

Неизбежные трудности

Самое очевидное препятствие на пути внедрения ежемесячных стратегических встреч (и их ситуационной разновидности) – это неспособность выделить для них достаточно времени.  В горячке ежедневного графика вечно занятым руководителям выкроить три‑четыре часа для обсуждения пары вопросов сложнее, чем может показаться. И тем не менее это критически важно. Даже чтобы сформулировать серьезный, ключевой вопрос, добраться до сердца проблемы, могут потребоваться сорок пять минут обсуждения в начале совещания.

С этим связана и другая проблема: перегрузка повестки.  Это большое искушение, и руководителей, которые хотят оговорить все важные вопросы сразу, можно понять. К сожалению, такой подход плохо сказывается на качестве обсуждения ключевых тем.

Чтобы избежать обеих трудностей, нужно позаботиться, чтобы каждой теме было уделено более чем достаточно времени: если надо решить три вопроса, совещание должно быть гораздо длиннее, чем когда тема всего одна. Если для этого всем участникам придется освободить целый день, так тому и быть.

Работая с руководителями, я вижу в их расписаниях очень много тактических и административных пунктов. Часто это результат адреналиновой зависимости, потребности непрерывно чем‑нибудь заниматься. Поначалу такие люди сопротивляются и не хотят выделять целый день на обсуждение стратегии, не желая терять ежедневную дозу адреналина. Однако, заставив себя выкроить время для стратегической дискуссии, они почти всегда довольны и удивляются, что не упустили ничего важного, пока их не было у себя в кабинете.

Другая трудность при внедрении стратегических совещаний возникает, если не проводить предварительных исследований и подготовки.  Качество стратегической дискуссии и принимаемых во время нее решений значительно улучшается, если немного подготовиться: исчезает невероятно частая проблема – решения на основе отдельных случаев. Чтобы обеспечить подготовку, главное, как можно раньше сообщить участникам, какие темы будут подняты на ежемесячном или ситуационном совещании. Разумеется, ведущий должен добиться, чтобы члены коллектива пришли на совещание подготовленными.

Наконец, нельзя не упомянуть последнюю трудность: боязнь конфликтов.  Ежемесячные и ситуационные стратегические встречи не будут эффективными, если у участников нет желания вступать в свободные, продуктивные дебаты по принципиальным вопросам. Это касается и последнего типа совещаний: ежеквартальных выездных обзоров.

Совещание № 4: ежеквартальные выездные обзоры