Современный бухгалтерский учет. Основной курс от аудитора Евгения Сивкова

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по балансовому счету 71 ведется в разрезе конкретных подотчетных лиц.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует со счетами:

При выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет делается проводка:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит 50 «Касса».

При условии составления авансового отчета об израсходованных суммах подотчетным лицом счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами в зависимости от характера произведенных расходов. При этом делаются следующие типовые проводки:

Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы»;

10 «Материалы»;

26 «Общехозяйственные расходы» и др.

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В случае если подотчетное лицо потратило собственные денежные средства сверх выданных ему под отчет, то перерасход выдается работнику по расходному кассовому ордеру.

При возврате подотчетным лицом остатка неиспользованного аванса на бухгалтерских счетах делается запись:

Дебет 50 «Касса»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В соответствии со ст. 137 ТК РФ организация может удержать из заработной платы работника сумму ранее выданного аванса в случае, если подотчетное лицо не израсходовало и своевременно не возвратило денежные средства в кассу организации:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Такие удержания возможны, только если работник не оспаривает их основания и размер, а также, если не истек месячный срок, установленный для добровольного возвращения сумм. При отсутствии хотя бы одного из этих условий работодатель теряет право на бесспорное взыскание указанных сумм, и оно может быть осуществлено только в судебном порядке.

Если же работник не согласен с удержанием (например, в случае, если часть фактически произведенных расходов не принимается бухгалтерией к оплате), сумма остатка денежных средств или расходов, не подтвержденных оправдательными документами, отражается следующим образом:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Сумма ущерба, во взыскании которой отказано судом или арбитражем, а также при отсутствии оснований для взыскания, отражается проводкой:

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Для обобщения информации обо всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда, с подотчетными лицами и депонентами, используют синтетический счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Согласно ИПГТС: