Создание отдела продаж с Битрикс24.CRM

1. Сотрудники отдела продаж должны быть в обязательном порядке проинформированы (под роспись) об условиях предоставления клиентам отсрочек или рассрочки платежа.

2. Отсрочка платежа или рассрочка может быть предоставлена клиенту только при наличии подписанного Договора (либо приложения к Договору), в котором строго указаны условия погашения задолженности и ответственность покупателя, если данные условия будут нарушены с его стороны. Такой ответственностью могут быть различные штрафы, пеня за просрочку. На практике большинству предприятий не приходится сталкиваться с необходимостью использования таких санкций по отношениям к клиентам – однако есть достаточное количество судебных прецедентов (когда долги приходится возвращать через суд). И если менеджер отдела продаж не позаботился об информировании клиента о таких условиях, то отношения с клиентом могут быть испорчены навсегда. А в целом же, именно наличие четко прописанных обязательств обоих сторон друг перед другом делает любой Договор не формальностью, а важным документом.

3. Ответственность за своевременное согласование и подписание документов, которые регламентируют предоставление клиентам условий отсрочки или рассрочки платежа, несут именно сотрудники отдела продаж (поскольку документальное оформление является неотъемлемой частью многих сделок). На практике некоторые продавцы предпочитают «перебросить» такую ответственность на юридический отдел, бухгалтеров или других сотрудников – РОП должен следить за тем, чтобы его менеджеры понимали и соблюдали свою ответственность.

4. Планы продаж компании должны включать в себя отдельные финансовые планы по погашению дебиторской задолженности (в соответствии с согласованными Договорами условиями), эти планы должны контролироваться со стороны менеджеров отделов продаж, сопровождающих работу с данными клиентами, а также со стороны руководителя отдела. И, конечно же, РОП и его подчиненные должны проводить регулярную работу с клиентами, за которыми числится дебиторская задолженность, чтобы эти планы выполнялись. Речь, конечно же не идет о работе «вышибалами» – менеджер отдела продаж должен своевременно уточнять у таких клиентов планы по оплатам, проверять, нет ли с выполнением этих планов каких-либо проблем со стороны клиентов, а при наличии таких проблем – оперативно информировать руководителя отдела продаж. РОП, в свою очередь, должен взаимодействовать с теми структурными подразделениями компании, которые отвечают за финансы, и предоставлять им актуальную и корректную информацию о статусе просроченной дебиторской задолженности.

5. Менеджеры отдела продаж должны владеть информацией об оплатах, которыми клиенты погашают дебиторскую задолженность – либо отсутствии таковых оплат. Это можно реализовать непосредственно в CRM. В Битрикс24.CRM есть возможность интеграции данных о выставленных счетах с популярной системой 1С, и выгрузка в CRM информации о всех оплатах, которые поступили по таким счетам), что будет наиболее удобным вариантом – но можно также и обеспечить регулярный доступ к реестру должников или данных об оплатах клиентов руководителю отдела продаж и менеджерам. РОП может также проставлять своим сотрудникам задачи, связанные с необходимостью уточнить статус погашение задолженности – и такие задания будут отображаться непосредственно в Битрикс24.CRM. Продавцы будут наглядно видеть, с какими клиентами и в какие сроки им необходимо связаться.

6. В случае возникновения серьезных рисков того, что задолженность не будет погашена клиентом (частично или полностью), РОП должен лично подключаться к работе с таким клиентом, и (в зависимости о наличии у него таких полномочий) либо самостоятельно инициировать взыскание долга в судебном порядке, либо согласовывать данный вопрос с юридическими или финансовыми службами компании, либо находить (совместно с клиентом и ответственными за финансы подразделениями собственной фирмы) варианты реструктуризации долга или изменений условий выплаты.

7. По итогам отчетного периода (месяца, квартала, года) необходимо обязательно обсудить в отделе продаж ситуацию, связанную со сложными случаями по погашению дебиторской задолженности конкретными клиентами, и принять меры не только по решению таких ситуаций, но и по предотвращению подобных случаев в будущем..