Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 3.0

Поэтому трансформацию надо рассматривать как стратегический ход. Это долгосрочное вложение в бизнес и в его способность конкурировать на мировом рынке. Это также готовность к модернизации, обновлению и переосмыслению того, как бизнес будет функционировать дальше.

Цели трансформации следует тщательно проанализировать на предмет их долгосрочной ценности. Мы обнаружили, что долгосрочные перспективы и долгосрочные цели сильно отличаются от краткосрочных. Например, модернизация имеет мало общего с сокращением кадров. Но в контексте трансформации их часто путают. Мы часто видим, как сокращение штатов и подобные цели, диктуемые сиюминутным мышлением, приводят трансформацию к катастрофе. Люди просто не станут сотрудничать, если решат, что их работа или работа их друзей подвергается риску. Если попытаться скрыть подобные краткосрочные цели, люди все равно о них догадаются, и доверие будет утрачено.

Цели трансформации должны фокусироваться на модернизации деятельности, на конкурентоспособности и на заказчиках. Процессы в большинстве своем устарели и покрыты слоями штукатурки. Структура процессов, как правило, несовершенна и работает не очень хорошо. Повсюду «белые пятна» ручной работы, информационные системы плохо обеспечивают работу. Даже там, где бизнес «модернизирован» с помощью большой ERP-системы, область за пределами непосредственного взаимодействия с ERP, как правило, не перепроектируется, и ERP остается островком усовершенствования.

Такова действительность, и она проявляется в любой деятельности, давно не подвергавшейся трансформациям. Организации, прошедшие через трансформацию несколько лет назад, тоже могут скатиться в посредственность – если процессы постоянно не совершенствовать, их производительность будет оставлять желать лучшего. Если организация не обладает способностью быстро меняться вслед за меняющимися целями, которую дает полноценный BPM, опирающийся на BPMS, то эффект улучшения может быть ослаблен, а выгоды – утрачены из-за постоянных изменений, происходящих на нижних уровнях.

Модернизация использует как отправную точку информацию о текущих процессах и определяет результирующую продукцию и услуги. Но она должна также заглядывать в будущее и обеспечивать гибкость, необходимую для поддержки новой продукции и новых рынков. Затем, опираясь на новые технологии, новые концепции производства и управления, должно быть сформировано четкое понимание того, как завоевать рынок. Надо отталкиваться от рыночных перспектив и определять цели трансформации, исходя из задачи их достижения. Такие цели имеют приоритет над любыми целями немедленного улучшения. Именно поэтому трансформация – это не просто усовершенствование, а стратегия.

7.1.2. Трансформация и улучшения

Как было отмечено, трансформация влечет за собой гораздо бо́льшие изменения, чем совершенствование. По существу, совершенствование становится частью трансформации и применяется ко всем аспектам проекта трансформации. Точкой отсчета здесь являются все проблемы, ограничения, результаты сравнения, KPI и т. д. текущего процесса. В любой трансформации в центре внимания остаются главные цели: гибкость и непрерывное совершенствование. Но достижение этих целей требует сопоставления решения с текущими и будущими целевыми показателями.

Поэтому проектирование решения в рамках трансформации должно начинаться с четкого понимания текущей деятельности и с показателей этой деятельности. Затем проектирование переходит к выявлению ограничений, то есть окружающей реальности. Дальше идет стратегия и видение будущего. К этому моменту команда будет готова с чистого листа взглянуть на то, какими способностями должен обладать бизнес и какими действиями эти способности будут обеспечиваться.

Хотя споры о необходимости использования BPMS в BPM все еще идут, изменения того масштаба, который подразумевается в трансформации, требуют упорядочивания и анализа столь большого объема информации о бизнесе, его правилах, проблемах, об использовании IТ и аутсорсинга, о требованиях регулятора и многом другом, что с ней становится невозможно справиться вручную даже с помощью текстовых редакторов, электронных таблиц и т. п. Вот почему BPMS рекомендуется в качестве средства поддержки трансформации. Помимо управления информацией и моделями, BPMS обеспечивает автоматизированную среду для проектирования и модификации решения, имитационного моделирования и последующего внедрения. К тому же без поддержки BPMS практически невозможно изменять бизнес с требуемой быстротой. Если же вы неспособны быстро меняться, то в будущем этим вы ограничите свою гибкость и свободу маневра (см. главу 10 «Технологии BPM»).