Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 3.0

Опираясь на эту базу знаний, можно осуществить переход к стилю ведения бизнеса, основанному на непрерывном обучении и совершенствовании. Опираясь на модели процессов и потоков работ, специалисты по производительности могут применять методы из арсенала шести сигм и бережливого производства для поиска возможностей усовершенствования и методы управления показателями и мониторинга – для определения целевых показателей.

Не менее важна процессная точка зрения и в проектах BPM, нацеленных на решение локальных проблем. На уровне потоков работ процессной иерархии мы имеем дело с теми же требованиями и потенциальным эффектом.

5.3.2. Организация информации о процессе

Когда информация собрана и проанализирована, перед командой встает задача организации и консолидации огромного объема данных. Для организации общего репозитория сегодня используются либо популярные средства моделирования, такие как Visio, либо более функциональные, такие как Casewise, либо компоненты, входящие в состав BPMS. Эти средства позволяют перевести собранную информацию в формат графических диаграмм с несколькими уровнями детализации (процессная декомпозиция) – подпроцессов, действий, задач. Но хотя они и позволяют изобразить потоки работ в понятном виде, их возможности в части проектирования новой схемы бизнеса ограничены.

Полноценные системы BPMS обеспечивают не только моделирование, но и управление правилами, потоками работ и эффективностью, генерацию приложений и работу с данными (через средства SOA). Их преимущество заключается в гибкости и в функциональности, которые не могут обеспечить программы, предназначенные только для моделирования. Используемый инструмент в значительной степени определяет состав команды, то, какие данные будут собираться, то, как они будут обрабатываться, и глубину детализации.

Но независимо от того, какие инструменты используются для моделирования, для сбора информации и анализа, проектная команда должна организовать информацию в логичный и понятный набор связанных документов и моделей, начиная с описания того, как бизнес работает сегодня – модели «как есть» и сопутствующей информации. В ходе разработки стратегии и плана проекта команда должна рассмотреть доступные инструменты и их возможности. По мере накопления информации и создания моделей необходимо решать вопросы их структурирования. Очень легко представить весь бизнес в виде одного большого процесса. Также очень легко сделать модель настолько сложной, что в ней никто не сможет разобраться. Конечно, стандарты моделирования и использование стандартной нотации, такой как BPMN, помогут справиться с этой проблемой, но для успешного взаимодействия команды с бизнесом в ходе разработки нового процесса критически важны структура и архитектура иерархии моделей и их компонент.

Пример: в прошлом для построения моделей процессов и потоков работ многие компании использовали Visio. Поскольку старые версии этого продукта не поддерживали BPMN, обычным делом было применение произвольных графических символов: людей, машин и т. п. Эти символы использовались без какой-либо системы, из-за чего при чтении диаграмм возникали сложности, особенно если тот, кто их создавал, покинул компанию.

Не менее актуальны требования совместимости и в отношении подробных описаний моделей и действий: времени, интенсивности, вероятности принятия того или иного решения, частоты ошибок, численности персонала, правил и т. д.

5.3.3. Уровни модели

Как уже говорилось, обследование процесса дает информацию, относящуюся к разным уровням детализации модели процесса. Следует упорядочить эти уровни и в дальнейшем привязывать к ним собираемую информацию. Верхний уровень иерархии составляет процесс в целом, который затем декомпозируется на уровни ниже, вплоть до отдельных действий. В ходе декомпозиции процесс разбивается на подпроцессы и затем на функции. Функции привязываются к подразделениям. Действия, выполняемые в рамках подразделения, вместе с действиями, относящимися к другим подпроцессам, образуют поток работ.

В ходе обследования рекомендуется привязывать собираемую информацию к определенному уровню детализации. Со временем эта привязка может меняться. Информация на любом уровне должна четко соответствовать информации на вышележащем уровне, представляя собой ее детализацию. Это даст команде возможность выявлять информацию недостающую или требующую уточнения.