Тайм-менеджмент, 24 часа – это не предел

Если ты уже организовал свое рабочее пространство, то необходимые тебе документы находятся в специально отведенном для этого месте. Классифицируй всю документацию. Инструкции должны находиться в непосредственной близости только в том случае, если ты только приступил к выполнению своих обязанностей. Это твое новое рабочее место, ты не уверен в собственной компетентности или по долгу службы часто пользуешься этим документом. В остальных случаях пусть папка с инструкциями находится в зоне свободного доступа, но не занимает место непосредственно на рабочем столе или в верхнем ящике. Существует определенный поток документации, требующий постоянного внимания и принятия безотлагательных решений. Если этот поток активен в течение всего рабочего дня, тогда разбирай его по мере поступления и распределяй в этот же момент. Если документы требуют передачи в следующую инстанцию, тогда совершай необходимые действия. Перестань загромождать свой стол тем, что уже готово к передаче. Если определенный документ прошел процедуру рассмотрения, ты принял его в работу, выполнил поставленные в документе задачи, убери с глаз долой, предварительно доложив о выполнении. Распредели входящие документы по классифицированным папкам (неважно, как представлен документ – на бумажном носителе или в электронном виде). Назови папки в соответствии с деятельностью: «В работе», «Передать», «Выполнено», «К рассмотрению». Ежедневно перед завершением рабочего дня проверяй содержимое, особенно сроки исполнения. Так ты сможешь планировать свою работу соответствующим образом и расставлять приоритеты во всех областях трудовой деятельности. Как только документ прошел процесс выполнения, тут же докладывай об этом и убирай всю документацию по данному вопросу в личный архив. Если ты отвечаешь за переданные документы (к исполнению), то тебе важно отследить последующее прохождение документации, напомнить исполнителю о сроках и своевременно получить ответ. Если твоя работа именно в этом и заключается, то заведи специальный график.

В каждой колонке проставь дату и отслеживай прохождение документа. Ты можешь создать подобный график на рабочем столе в компьютере, а можешь повесить перед глазами. Фиксируй и отслеживай всю документацию. Заполняй все столбцы сразу в момент обработки документа. Польза огромная: сэкономлено огромное количество времени, все всегда под рукой, ты все помнишь и делаешь своевременно. Ты – профессионал, руководство довольно. Время работает на тебя!

Теперь рассмотрим второе направление, которое может поглотить огромное количество времени. Здесь тоже можно использовать предложенный выше график. Есть в нашей личной жизни определенные документы, которые приходят в определенное время и требуют рассмотрения в короткие сроки. К таким документам можно смело отнести разного вида платежи за различные услуги, коммунальные платежи, плату за телефон, Интернет, кабельное телевидение, обучение, кредиты и множество других. Все это происходит каждый месяц! Так что же ты до сих пор копишь все эти бумажки? Да, иногда в платежных пунктах бывают очереди. Если ты оплачиваешь через банки, то они работают с раннего утра и по субботам. Даже некоторые коммерческие. Воспользуйся временем и выйди из дому пораньше. А может, в субботу прогуляешься, подышишь воздухом. Если счета незначительные, может, есть смысл платить вперед на 2-3 месяца? Конечно, если ты можешь себе это позволить. В любом случае подобная плата вперед экономит массу времени.

Есть еще такие неожиданные документы, организация сбора которых отнимает ну очень много времени. Что может тебя поддержать и несколько сократить время хождения по инстанциям? В телефонной справочной службе узнай контактные телефоны необходимой тебе организации, в которой тебе нужно получить документ. Узнай график работы, время приема граждан по интересующему тебя вопросу, номер кабинета, фамилию ответственного сотрудника. Возможно, ты сможешь договориться о личной встрече или конкретном времени. Заодно узнай, какой пакет документов (в том числе и ксерокопий) тебе необходимо представить. Таким образом, получив предварительную информацию, ты сократишь время на поиск организации и не станешь плутать по коридорам, разыскивая нужное тебе лицо. Представленные тобой документы, подготовленные заранее, возможно, окажут тебе услугу, и вопрос решится за 1 раз. Можешь предварительно опросить своих друзей, близких, коллег – возможно, у кого-то есть родственники и знакомые, работающие в необходимой тебе организации. Так ты сможешь решить свои «документальные» вопросы еще быстрее. Перестань стесняться и бояться. Пользуйся всем, что может сократить временные затраты. Используй сэкономленное время на достижение поставленной цели! И получи свое задание.

Первая неделя: классифицируй всю документацию на своем рабочем месте.

Вторая неделя: создай график поступления документов и график по оплате соответствующих им услуг.

Третья неделя: оплати то, что требуется.