Тайм-менеджмент. Полный курс

Как только количество задач перевалит за 15–20, они перестанут помещаться на панели задач и в них станет трудно ориентироваться. По данным психологов, внимание человека эффективно контролирует не более 7±2 предметов одновременно.

Появляется естественная необходимость сгруппировать, собрать близкие по смыслу задачи вместе. В Outlook для этого предусмотрено специальное понятие – категория.

При создании задачи вы можете не только назначить ей срок и важность, но и присвоить некую категорию, т. е. отнести к определенной смысловой группе. Как это делается технически, обсудим чуть позже, сейчас важно понять управленческий смысл такого действия.

Например, многие из задач Остапа Бендера очевидным образом группируются в категорию «Проект раскулачивания тов. Корейко», или короче – «Корейко». Сгруппируем все задачи, относящиеся к этому проекту, в отдельную категорию, как показано на рис. 8.16.

Вспомните, говоря о планировании, мы выделяли жесткое время – «хронос» и гибкое – «кайрос». Например, задача «Выяснить точные размеры состояния Корейко» не привязана к конкретному жесткому моменту времени, «хроносу», но привязана к проекту «Корейко». При наступлении таких «кайросов», как «Планирование работы по проекту Корейко» или «Встреча с любым человеком, причастным к махинациям Корейко», можно открыть на панели задач категорию «1_КОРЕЙКО» и увидеть все задачи, привязанные к этому проекту.

Типичные «кайросы», с которыми имеет дело любой менеджер, – это люди, проекты, места, обстоятельства. В работе Остапа Бендера мы сразу можем заметить еще один «кайрос». После того как будет выяснено место работы тов. Корейко, имеет смысл завести категорию «Геркулес» и заносить в нее все задачи, которые удобно выполнить в момент нахождения в этом учреждении.

При этом, что очень удобно, одна задача может быть «видна» из разных категорий.

Задача «Будучи в “Геркулесе”, не забыть купить в буфете бутерброд с красной икрой» должна быть видна только из категории «1_ГЕРКУЛЕС». А вот задачу «Допросить бухгалтера Берлагу» хочется видеть и при планировании работ по проекту «Корейко», и придя в «Геркулес». При создании этой задачи мы присвоим ей сразу две категории – и «1_КОРЕЙКО», и «1_ГЕРКУЛЕС».

Придя в «Геркулес», мы откроем категорию «1_ГЕРКУЛЕС» и увидим все задачи, связанные с этим учреждением. А вот категорию «1_КОРЕЙКО» и задачи без категорий открывать не будем, чтобы они нам не мешали. Выглядеть это будет так (рис. 8.17).

Обратите внимание, что на рисунке названия категорий начаты с единицы. Смысл в этом следующий: Outlook, группируя задачи по категориям, располагает последние в алфавитном порядке, по названию. Когда у нас будет несколько категорий, мы разобьем их на смысловые группы. «Кайросовые» категории, которые мы сейчас завели, будут всегда начинаться с единицы, а другие виды категорий – с других цифр.

Возможность создавать категории – одна из особенностей Outlook, приносящих очень большую пользу. Ни в каком бумажном ежедневнике вы не сможете увидеть задачи, привязанные к определенному сроку, да еще и сгруппированные по смыслу, причем по разным признакам – по проекту, по исполнителю, по месту и т. д. При этом создавать категории вы можете сами, что дает колоссальные возможности для гибкого планирования, адаптированного под специфику именно вашей деятельности.

С тайм-менеджерским аспектом категорий мы ознакомились. Теперь освоим технику работы с ними.

Создание категорий

Давайте создадим вашу первую категорию. Если затрудняетесь в выборе, советую начать с таких: «1_ШЕФ» либо «1_ПОДЧИНЕННЫЕ». Скорее всего, именно в этих категориях у вас будет достаточно много задач.

Откройте либо создайте любую задачу, тематически относящуюся к вашему шефу. Обратите внимание на кнопку «Категории», находящуюся в нижней части окна создания задачи. Нажмите на нее (рис. 8.18, стрелка 1), и перед вами появится окно «Категории». В нем вы видите стандартный, предусмотренный по умолчанию список категорий, который редко бывает полезен на практике. Но его ценность в том, что мы можем добавить в этот список свою категорию.

Для этого в окно «Элемент принадлежит следующим категориям» (рис. 8.18, стрелка 2) впишите название категории «1_ШЕФ» (вместо «1_КОРЕЙКО»). Далее нажмите кнопку «Добавить» (рис. 8.18, стрелка 3), и ваша категория появится в списке категорий с уже проставленной галочкой (рис. 8.18, стрелка 4). Эта галочка показывает, что задача отнесена к созданной вами категории.