Тайм-менеджмент. Полный курс

Нажмите «Сохранить и закрыть» в верхнем левом углу задачи. Откройте или создайте еще одну вашу задачу, относящуюся к шефу. Нажмите кнопку «Категории» (рис. 8.18, стрелка 1). В появившемся окне «Категории» в списке категорий на первом месте будет ваша – «1_ШЕФ». Теперь достаточно поставить в ней галочку (рис. 8.18, стрелка 4) и нажать «ОК» (рис. 8.18, стрелка 5). Нажимайте «Сохранить и закрыть». Второй вашей задаче тоже присвоена категория «1_ШЕФ».

Теперь самое интересное: как настроить группировку по категориям на панели задач.

Настройка группировки пользовательского представления

Напомню, пользовательское представление – это некий взгляд на ваш список задач и возможность представить их именно так, как вы хотите. Из пяти главных кнопок мы уже освоили одну – автоформатирование, т. е. научились делать так, чтобы Outlook раскрашивал некоторые задачи, например «важные», красным цветом и выделял их крупным шрифтом. Теперь мы научимся использовать вторую кнопку – «Группировка».

Группировка – это возможность видеть задачи разбитыми на некоторые смысловые группы, чаще всего на категории.

Можно также группировать задачи по исполнителям, по сроку, но такая возможность используется реже.

Зайдите в меню настройки пользовательского представления. Напомню: для этого кликните правой кнопкой мыши на серой надписи «Панель задач» на панели задач. В появившемся меню выберите пункт «Изменить текущее представление». В появившемся меню настройки представления выберите пункт «Группировка» (рис. 8.19, стрелка 1).

Появится меню «Группировка». В подменю «Группировать элементы по полю» выберите «Категории» (рис. 8.19, стрелка 2). Обратите внимание на остальные возможности группировки в этом меню: они используются гораздо реже, но не исключено, что когда-нибудь вам пригодятся. В заключение выберите в меню «Развернуть/свернуть группы» (рис. 8.19, стрелка 3) пункт «Как при последнем просмотре».

Здесь имеется в виду следующее: если вы ушли из Календаря и затем вернулись, Outlook может показать вам категории либо свернутыми (закрытыми), либо развернутыми (открытыми), либо такими, как вы их оставили при последнем просмотре (что-то свернуто, что-то развернуто).

Нажмите теперь «ОК» в меню «Группировка» и «ОК» в меню «Настройка представления». Если все сделано правильно, на панели задач вы увидите ваши задачи разбитыми на две группы – «Нет категорий» и «1_ШЕФ». Теперь можно таким же путем создавать следующие категории, группируя задачи так, как это удобно именно вам.

Выявление личных «кайросов» и создание системы категорий

Один из самых актуальных вопросов в проектах разработки корпоративных стандартов тайм-менеджмента в Outlook – эффективная система категорий.

Распространенная ошибка – завести сразу множество категорий на людей, проекты, направления, региональные филиалы и т. д. В каждой из них окажется от трех до пяти задач, а пользоваться всем этим множеством категорий будет совершенно неудобно.

Рекомендую не придумывать из головы сразу некую единственно верную систему категорий. «Выращивайте» их постепенно, методом ограниченного хаоса. В приложении к категориям этот метод выглядит следующим образом.

1. Как только количество задач превысит 15–20 и они перестанут помещаться на панели задач, делайте первый шаг. Смотрите внимательно на список задач, выделяйте первую категорию, наиболее «самопонятную», очевидную для вас на данный момент. Категория имеет смысл, если в ней сразу окажется не меньше семи или восьми задач.

2. Все задачи, относящиеся к этой категории, храните в ней, всем остальным не присваивайте категории. Они будут видны на панели задач в группе «Нет категорий». Эта группа – то самое «место хаоса», из которого вы постепенно выращиваете систему категорий.

3. Когда в «месте хаоса», т. е. в группе «Нет категорий» количество задач приблизится к 15–20, выделяйте следующую категорию и т. д.

Приведу в пример несколько типичных категорий.

• Подчиненные.

• Вопросы к руководителю (или руководству).

• Клиенты.

• Поставщики.

• Проекты (либо конкретный проект).

• Места (филиалы, города, отделения и т. п.).

• Субподрядчики, контрагенты.

• Личное развитие.

• Друзья/знакомые.

• Домашние дела.

• Справочная информация (реквизиты, пароли, ссылки).

Часто возникает вопрос: есть ли в Outlook подкатегории? Например, категория «Подчиненные», в ней подкатегории – на каждого подчиненного отдельно. К сожалению, технически подкатегории в Outlook не предусмотрены. Бороться с этим можно двумя способами.