Тайм-менеджмент. Полный курс

Как вы уже, наверное, догадались, название категорий «0_ ДЕНЬ» и «0_НЕДЕЛЯ» начинается с нуля для того, чтобы эти категории отразились в самом верху списка, до тематических категорий. Иногда бывает полезно завести категорию «2_ГОД» для долгосрочных задач. Начать рекомендую с цифры 2, поскольку к этой категории вы будете обращаться реже, чем к тематическим категориям, начинающимся с цифры 1.

Как работать с категориями «День» и «Неделя»? Когда мы задумываемся о планировании, первое, что обычно приходит в голову, – понятия «план на неделю», «план на месяц», «план на год». Такое жесткое планирование вряд ли вам понадобится. В личной работе план на неделю рухнет в первый же день, а на месяц – в первые три дня. Нужен не жесткий план на период, а жесткие правила перемещения задач между разделами,

А именно: вечером, при планировании следующего дня, просматривается категория «Неделя». Все «дозревшее до выполнения» и наиболее актуальное переносится в категорию «День». И наоборот, менее существенные на сегодняшний момент задачи могут быть перенесены из категории «День» назад, в категорию «Неделя».

Перенос задачи из одной категории в другую

Кликните правой кнопкой мыши на значке задачи (квадратик с галочкой слева от ее названия (рис. 8.24, стрелка 1). Появится контекстное меню. Выберите в нем пункт «Категории» (рис. 8.24, стрелка 2). Появится стандартное окно выбора категорий для задачи. В нем снимите галочку с категории «Неделя» и поставьте ее напротив категории «День». Готово: ваша задача из списка задач на неделю переместилась в список задач на день.

С перемещением задач между категориями «День» и «Неделя» мы разобрались. Раз в неделю, при планировании следующей недели просматривается раздел «Год». Все наиболее актуальное переносится в раздел «Неделя». Как правило, при этом не нужны разделы «Месяц», «Квартал» и т. д. Все задачи этих горизонтов планирования уже находятся в разделе «Год» и при его еженедельном просмотре будут при необходимости передвигаться в раздел «Неделя».

Такая система позволяет гарантировать, что нужная задача вспомнится в нужное время, за счет регулярного просмотра разделов «Неделя» и «Год».

8.6. Обзор сроков исполнения задач

Для задач, выполнение которых жестко не привязано к определенному дню, достаточно планирования «День – Неделя». Но если у вас сравнительно много задач с точными сроками, нужно уделить особое внимание тому, чтобы они соблюдались.

Первый шаг – грамотное выставление напоминаний. Его мы уже рассмотрели. Следующий шаг – удобный обзор сроков выполнения задач. Самый простой для этого инструмент – вывести поле «Срок» на панель задач, чтобы видеть не только их названия, но и сроки выполнения. Давайте научимся это делать.

Настройка полей пользовательского представления

С помощью этого элемента мы говорим Outlook, какие поля, т. е. параметры, аспекты задач хотим видеть в нашем пользовательском представлении. По умолчанию в нем отображаются всего два поля – «Значок» и «Тема». «Тема» – это название задачи, а «Значок» (рис. 8.25, стрелка 1 – квадратик с галочкой) служит для того, чтобы перетаскивать задачу. Если вы ставите курсор мыши не на значок, а на поле «Тема», то сразу попадете внутрь него и сможете изменить название задачи (рис. 8.25, стрелка 2), но вам не удастся ее перетащить или удалить.

Сейчас мы научимся добавлять дополнительные поля задачи, которые хотели бы видеть. Зайдите в меню настройки пользовательского представления на панели задач (щелкните правой кнопкой мыши по серой надписи «Панель задач» и выберите пункт «Изменить текущее представление»). В появившемся меню настройки представления выберите пункт «Поля» (рис. 8.26, стрелка 1).

Появится меню «Поля». В подменю «Имеющиеся поля» (рис. 8.26, стрелка 2) выберите поля «Важность» и «Срок», нажмите «Добавить» (рис. 8.26, стрелка 3). Выбранные вами поля появятся в списке полей справа. Теперь кнопками «Вверх» и «Вниз» (рис. 8.26, стрелка 4) расставьте поля в таком порядке: Значок – Важность – Тема – Срок. Нажмите «ОК» в меню «Поля» и «ОК» в меню «Настройка представления». Если все сделано правильно, на панели задач вы увидите ваши задачи с дополнительными полями – важностью и сроком выполнения, примерно как на рис. 8.27.

Слева, сразу после значка, вы увидите поле «Важность» (для важных задач там стоит восклицательный знак, для неважных – стрелка вниз).

Справа – поле «Срок». Причем, что особенно удобно, эти поля вы можете менять прямо из представления. Кликнув мышью на соответствующем поле (например, на поле «Срок» в задаче «Паниковский: отослать Корейко книгу “Капиталистические акулы”»), вы получаете возможность сразу его изменить, не открывая саму задачу.