Тайм-менеджмент. Полный курс

Удобный контрольный список Людям, которые любят на досуге готовить вкусные блюда, иногда приходят в голову необычные желания состряпать что-нибудь эдакое в самый неподходящий момент. А потом, когда появляется время на готовку, им не всегда удается вспомнить, «что же такого вкусного я тогда хотел сделать?». В итоге готовится что-то другое, а желание остается нереализованным. На одном из ТМ-семинаров его участница поделилась своим опытом: «А я просто составила небольшой перечень, который назвала “Список вкусняшек”. Он у меня всегда с собой, и когда в голову приходят пожелания к следующему блюду, я просто записываю их в этот список. Иногда там может быть больше десяти записей, и когда мне удается найти время на мое любимое хобби – готовку, – я просто достаю этот список и выбираю самое вкусное».

4.4. Двухмерные графики как инструмент планирования и контроля в тайм-менеджменте

При создании этого инструмента обзора используется принцип двухмерного представления информации. Двухмерный график в тайм-менеджменте представляет собой упрощенный вариант графика Ганта.

Генри Гант начиная с 1901 г. работал консультантом и развивал научную теорию управления. На его счету около 150 публикаций, включая три книги. Им было запатентовано больше десятка изобретений. При этом Гант читал лекции в университетах, оставаясь одним из наиболее успешных консультантов по управлению. Как преподавателю Ганту была близка система передачи знаний, ориентированная на представление данных графическими средствами.

Один из его ранних примеров визуализации информации – графическое отображение с помощью горизонтальных полосок, отражающих прогресс рабочих в достижении нормы выработки. График контролировал как управляющих, так и рабочих. Улучшение работы цеха или отдела выражалось в увеличении количества черных линий в диаграмме. Поскольку этот метод диаграммирования помог в повышении производительности, Гант распространил свои графические пособия на ежедневный баланс производства, контроль над уровнем издержек, количество работы за каждой машиной, количество работы на человека по сравнению с первоначальными оценками и т. п.

Однако главное достижение в создании графиков относится к тому периоду, когда во время Первой мировой войны Гант служил консультантом в Военно-морской корпорации и Департаменте флота. Первая созданная им диаграмма изображала пять изделий военного назначения, планирование требуемых заказов, их выполнение, а также наличие остатков на складе.

В управленческой мысли того периода графические пособия Ганта были революционными для планирования управления и самого управления. Руководство могло увидеть в графической форме, как выполнялись планы, и предпринять необходимые действия, чтобы вовремя контролировать сроки их реализации и рассчитать необходимый бюджет. Все последующие доски и диаграммы контроля, касающиеся производства, были заимствованы у Ганта[37].

Использование двухмерного обзорного графика выполняет в тайм-менеджменте две основные функции и помогает осуществлять:

• контроль за исполнением задач;

• гибкое планирование задач со сложной структурой, имеющих вполне определенные сроки выполнения.

Виды двухмерных графиков:

• для планирования долгосрочных задач, целей и проектов;

• для планирования среднесрочных и краткосрочных задач;

• для планирования делегированных задач и контроля за их исполнением;

• для контроля за выполнением регулярных задач.

Двухмерный график долгосрочных дел, задач и проектов

Правила и шаги по созданию двухмерного обзорного графика.

• Крупную задачу или проект разбиваем на подзадачи, которые записываем в левой колонке (таблица 4.1а) в произвольном порядке, как и для составления контрольного списка.

• Вводим второе измерение – время (календарные даты, дни, недели и т. д.). Рассматриваемый нами проект рассчитан на год, следовательно, в качестве временнόго измерителя мы будем использовать месяцы (таблица 4.1б).

Если нам необходимо построить двухмерный график для краткосрочного проекта, рассчитанного, например, на две недели, то в качестве временных измерителей будут использоваться дни или недели.