Тайм-менеджмент. Полный курс

• С помощью горизонтальных полосок или штрихования ячеек вдоль оси времени осуществляем привязку подзадач к периодам и срокам исполнения (таблица 4.1в). Наибольшей наглядности можно достичь, используя различные цвета для разных задач.

Составление такого графика для любой крупной задачи занимает от пяти до десяти минут. При этом график достаточно гибок: мы не стараемся записать подзадачи в строгой последовательности их выполнения; в случае возникновения изменений и необходимости пересмотра графика на его исправление тоже уйдет всего лишь от пяти до десяти минут.

Двухмерный график мы можем использовать и для планирования различных задач и целей, привязанных не к точному, жесткому сроку исполнения, а к некоторому периоду так, как это сделано в таблице 4.2.

Двухмерный график контроля за делегированными задачами

Правила и шаги по созданию графика контроля за делегированными задачами такие же, как для графика для долгосрочных задач. Дополнительно вводится графа «Исполнители», позволяющая контролировать выполнение задач не только по срокам, но и по ответственным за их решение лицам (таблица 4.3). В данной графе можем указывать как должности, отделы, так и конкретные фамилии ответственных за решение конкретных задач.

Помимо долгосрочных и краткосрочных проектов существуют рутинные, повседневные дела, которые приходится выполнять каждому из нас; когда их скапливается много, они замусоривают наше сознание и нашу работу. Для осуществления контроля за их выполнением применяется «График выполнения регулярных задач» (таблица 4.4).

В левой колонке приведены примеры наиболее часто встречающихся регулярных задач. Далее слева направо – колонки по календарным неделям (1–7 сентября и т. д.). Выполнение задачи отмечается галочкой в соответствующей ячейке, а невыполнение – прочерком.

Важно обратить внимание на то, что данный график – не жесткий план, нам непринципиально, в какой именно день недели и час будет сделана резервная копия информации или произведена уборка на рабочем столе. Важно, что эти дела должны выполняться один раз в неделю. Если за этот период какое-то дело было пропущено (например, в первую неделю мы так и не нашли времени, чтобы убраться в комнате) и появился прочерк, ничего страшного в этом нет. Если же количество прочерков начинает увеличиваться, это дает нам сигнал: регулярная задача не выполняется уже достаточно долго, пора заняться ее решением!

Задача «расчистка рабочего стола» не выполнялась в течение всего месяца; количество прочерков показало, что еще немного и на столе придется делать генеральную уборку.

Создание простого и мотивирующего графика контроля за выполнением регулярных задач иллюстрирует следующий пример.