Тайм-менеджмент. Полный курс

Из опыта студента Московского финансово-промышленного университета «Синергия» Примерно год назад я купил себе турник, повесил его на видном месте в коридоре и с энтузиазмом занимался где-то недели две. А потом энтузиазм куда-то испарился. После семинара по тайм-менеджменту я решил создать список необходимых мне на месяц физкультурных упражнений и сделал его MS Excel буквально за пять минут. Список представлен в таблице 4.5. Я распечатал его на листе бумаге формата А4 и повесил на самом видном месте на стене в коридоре – прямо под турником, причем вместе со списком прикрепил рядом на веревочке небольшой карандаш. Битва за красивое тело началась. За каждые 20 галочек я назначил себе небольшое вознаграждение в виде 30 минут на любимую компьютерную игру. Каждый раз, когда я проходил мимо турника в коридоре и видел эту таблицу, моим естественным желанием было поставить галочку в каком-нибудь из полей. При этом обязательным правилом для меня было в конце каждого дня подходить к таблице и ставить прочерки в полях для тех упражнений, которые я не выполнил. А ставить прочерки, признаваясь себе в собственной слабости, было неприятно. Уже через неделю у меня выработалась привычка, занятия стали регулярными, а количество упражнений, указанное в таблице на следующий месяц, в полтора раза превышало предыдущие показатели. Битва за красивое тело была выиграна. Если не верите – спросите у моей девушки.

Преимущества двухмерного графика как инструмента обзора:

• дает наглядное представление о структуре сложной задачи;

• обеспечивает четкий обзор всех подзадач;

• дает четкий обзор привязки подзадач к срокам исполнения;

• отражает взаимосвязи задач между собой, что немаловажно при работе над крупными проектами, так как нарушение этих взаимосвязей чаще всего и приводит к срыву сроков;

• позволяет осуществлять контроль за делегированными задачами, а также отслеживать работу исполнителей;

• гарантирует управляемость работы над сложной задачей;

• дает возможность укладываться в сроки.

Двухмерные формы обзора в Outlook и Excel

Для обзора оперативных задач, особенно при управлении в условиях аврала, бывает удобно использовать один лист Excel, организованный по МСВ-принципу (таблица 4.6). По сравнению с Outlook это дает гораздо более комфортный обзор и бόльшую легкость оперирования с записями – это строчки в Excel, для вписывания и перемещения которых не нужно совершать так много действий, как для операций с задачами в Outlook.

С помощью этой формы можно создать, например, двухмерный обзор регулярных рутинных задач. Они могут быть как ежедневными, так и еженедельными. Выполнение регулярной задачи отмечается галочкой. Таблица моментально «бьет тревогу» при возникновении «провисов», когда какая-то задача не выполняется слишком долго (например, не создаются резервные копии информации, что чревато ее потерей в случае аварии).

В Excel такой обзор организуется с помощью обычной таблички, в Outlook – с помощью пользовательских полей типа «Да/ Нет», как показано на рис. 4.1.

Обратите внимание на то, что даты в столбцах – это не день выполнения задачи, а обозначение недели, в течение которой она должна быть выполнена.

Сравнительно сложную форму графика Ганта также можно использовать для обзора, но в Excel, а не в Outlook. Как правило, это бывает удобно для стратегического планирования (таблица 4.7).