Тайм-менеджмент в два счета

Входящие

Используя алгоритм планирования дня – можно учесть незапланированное.

Вадим Бочкарев, г. Екатеринбург

Сколько времени вас отвлекали от выполнения запланированных дел? На схеме вверху 0 % – внизу 100 %. Получается, если половину рабочего дня вас отвлекали, то ползунок располагается на середине отрезка. Чем больше вас отвлекают, тем меньше времени остается на выполнение запланированной работы. В идеале нужно, чтобы этот показатель был равен нулю. Тогда действительно можно полноценно сконцентрироваться на работе и успеть по максимуму выжать из рабочего дня.

Обратим внимание на взаимодействие всех четырех эквалайзеров. Если формализация 100 %, максимально эффективный алгоритм на сегодня, высокая степень автоматизации навыка и никто не отвлекает (входящие = 0), вы успеете очень многое сделать за день.

Если формализация на 0 %, технологии каменного века, навыков нет и постоянно входящие звонки и отвлечения, то успеть что-либо практически нереально. Исходя из этого выводим формулу успеха за день, четыре направления совершенствования.

1. Формализуйте свою работу.

2. Ищите и осваивайте новые технологии.

3. Отрабатывайте навыки, переводите их в привычки.

4. Защищайте свой день от «воров времени».

Это четыре направления, которые следует развивать. Четыре русла будущих рек, которые следует наполнить водой. Вашей энергией. Разрабатывая их и направляя усилия на совершенствование каждого из них, вы сможете успевать каждый день выполнять все больше и больше дел. Как сказала одна из участниц тренинга: «В рамках компании я вижу это так: отдел регламентации формализует бизнес-процессы; отдел IT занимается поиском и развитием технологий; отдел HR заботится о навыках персонала; секретари защищают сотрудников от входящих звонков. Каждый из ползунков выделенно обслуживается определенным отделом компании, позволяя расти всему персоналу одновременно». На мой взгляд, замечательное открытие руководителя компании «ВостСибСтрой». Именно так следует масштабировать инструменты персонального тайм-менеджмента на уровень компании.

Изумрудная россыпь – дополнительные хитрости в планировании дня

Умение управлять дневными задачами – это достижение великих целей с кайфом!

Евгений Поздин, г. Москва

1. Восполнение потерь времени.

2. Перенос несделанного.

3. «Закрытые часы».

4. Альтернативы: постоянно искать пути улучшения.

5. Согласование временных планов с планами других.

6. «Три тележки».

В отличие от основных правил планирования дня, без которых нельзя получить качественный план, дополнительные правила – всего лишь рекомендация. Если основные сравнить с двигателем, колесами и бензином, то дополнительные – это уже тюнинг нашего рабочего графика. Тонировка, магнитола, кожаный салон, кондиционер. Дополнительные правила создают комфорт и позволяют вам достигать еще большего результата. Рассмотрим каждый из пунктов более подробно.

Восполнение потерь времени

Планы нужно составлять в последний час дня – чтобы домой не нести свою работу.

Александр Малюгин, г. Москва

Руководитель зачастую, если не каждый день, остается после работы, чтобы завершить дела. Похищая личное время работой, мы пытаемся хоть как-то угнаться за растущей скоростью жизни. Хорошее ли это решение? Судить вам. Но опыт показывает позитивность следующего ответа: если вам требуется 30–40 минут, чтобы завершить задачу, оставайтесь и завершайте. Если в конце дня уже все выполнено, осталось время – идите домой. То есть вечером мы лишь завершаем задачи, ограничиваясь критерием 30–40 минут, а не начинаем новые крупные дела.

А если за 5 минут до завершения рабочего дня вы начинаете новую задачу, требующую часа и более времени для ее выполнения, то уйдя, не завершив ее, вы будете испытывать чувство неудовлетворения. А если останетесь ее завершать – то уйдете с работы часа через два.

Перенос несделанного

Все, что не выполнено сегодня, должно быть перенесено на следующий плановый период. На завтра либо в недельный план, о котором речь пойдет дальше. Как только нерешенную задачу мы прячем под ковер – она приходит к нам неожиданно, уже в наряде аврала. Только если задача потеряла актуальность, ее можно удалить из рабочего графика. Поэтому все фиксируйте, дабы иметь полный обзор дел. Видение цельной картины позволит верно выбирать приоритеты в делах и избегать авралов. Как сказал один из участников тренинга, «умелое планирование позволяет лишить руководителя авралов». Хорошая идея – лишите себя авралов!

«Закрытые часы»

«Закрытые часы» – золотое время для инноваций.

Юрий Давыдько, г. Киев