Тайм-менеджмент в два счета

Представьте себе Красное море. Полдень. Вы с партнером в лодке, ловите жемчуг. Берете камень на шею и «бульк». Ныряете. Погружаетесь на глубину, уже заметно дно, просматриваются ракушки. В этот момент дергается веревка. Ваш партнер тянет ее, подавая вам сигнал к подъему. Наверняка что-то важное. Я всплываю, поскольку доверяю своему партнеру (коллеге, начальнику, подчиненному). Выныриваю. Перевожу дыхание.

– Что у тебя?

– Саш, пиво вечером будешь пить?

– Да, буду. Это все?

– Ага.

Отвлекли по мелочи. Снова камень в руки и гребем ко дну. Доплыли. Отыскиваем ракушку, открываем ее. Протягиваем руку, чтобы взять. Снова рывки веревки. Зовут наверх. Забываю про жемчуг, бросаю камень, несусь наверх. Всплыл, перевел дыхание.

– Саш, хотел спросить. Какое пиво заказать – темное или светлое????

Снова входящий. Снова мелочь. Отвлекли на 15 секунд, но вам потребовалось немало усилий и времени, чтобы погрузиться и всплыть. А жемчуга нет. Чтобы вашу ловлю не прерывали подобные мелочи, следует устраивать «закрытые часы». Период времени, когда вас никто физически не может отвлечь. Вам требуется определенное время, чтобы сконцентрироваться, войти в курс дела, понять проблему и на выходе дать короткое по времени решение: казнить или помиловать. Жемчужина маленькая, весит всего несколько граммов, но очень ценная. Как ваше решение. Чтобы его принять и чтобы оно было на вес жемчужины, вам необходимы «закрытые часы». Иначе как в лодке на Красном море.

Можно больше успеть, если устраивать «закрытые часы» до работы и перед обедом. (Валерий Яненко, г. Иркутск)

Для того чтобы создать закрытый час, найдите помещение, желательно не в офисе. Отключите телефон и прочие средства коммуникации. Создайте условия, чтобы никто не мог вас отвлечь. Как правило, практикуются 2-4-часовые «закрытые часы». Если вы руководитель, то у вас должно быть закрытых 4 часа в неделю минимум. Задача руководителя – думать. Чтобы думать, нужно иметь возможность это делать. «Закрытые часы» – единственная возможность сконцентрироваться над проблемой любого рода. Такие возможности устраивайте себе два раза по 2 часа либо один на 4 каждую рабочую неделю.

Итак, для чего нам «закрытые часы»? Во-первых, для совещаний и любых коллективных взаимодействий, требующих быстрого и важного решения. Когда вас прерывают, ничего дельного ваш мозг выдать не может. Мы уже знаем, что любое отвлечение – это потеря двух минут времени. Время торможения и разгона. Это светофоры, которыми полны городские улицы. А разогнаться можно только на трассе, где количество прерывателей сведено к минимуму, в идеале к нулю.

Во-вторых, у руководителя есть задачи, требующие самостоятельной работы. Для решения таких дел требуется уединение. При работе с цифрами, в случае многофакторности проблемы, любые стратегические вопросы. Приведем ряд примеров, как используют это дополнительное правило управленцы.

Головной офис компании «РОСНО». Алексей – руководитель направления автоосаго. «Каждую среду я работаю дома с ноутбуком. Отключаю все телефоны, электронную почту. Такой день я называю day off, когда меня нет на работе и меня не отвлекает ни одна входящая задача, позволяет мне успеть сделать столько, сколько я успеваю за понедельник, вторник, четверг и пятницу, работая в офисе. Все коллеги знают, что в среду меня бесполезно искать, поэтому они строят свою работу так, чтобы среда не вызывала авралов».

Именно в такой день метод «швабры» позволяет полноценно и качественно зачистить рабочие проблемы, сконцентрировавшись на крупных, «дорогостоящих».

Сергей, генеральный директор компании «Аркада», г. Смоленск: