Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2

1. Вам назначили «внезапное совещание»

a. Участвовать в совещании по телефону

b. Проводить совещание стоя. К примеру, в компании ВымпелКом имеется комната для совещаний, где нет стульев. При данной организации все вопросы решаются оперативно. Не возникает желания водить вилами по воде, поскольку все хотят поскорее уйти, в более комфортные условия

c. Разработать список совещаний, которые летучками не решаются. В итоге реестр совещаний, напротив каждого из которых – список решаемых вопросов

d. Сегментировать время проводимого совещания. Ставить маркеры времени, ритмоводители, в виде таймера на 10–15 минут. Каждый отрезок времени сверять с повесткой для ускорения продвижения к цели

e. Договориться о формате проводимых совещаний. К примеру, в компании «PPE Group» на стенах висят постеры: «10 правил совещаний». Это помогает совещающимся придерживаться установленных регламентов, стимулирует качественное и быстрое решение вопросов

f. В корпоративном руководстве прописать, что повестка на совещание высылается не позднее 24 часов до времени начала совещания. По определению, «внезапные совещания» исчезают, и у вас есть сутки, чтобы подготовиться к ним

g. Ввести правило защиты от совещаний. Описать, когда вы имеете право «отклонить приглашение на совещание»

h. Вести протокол и проводить совещание по протоколу. При этом должен быть ведущий, который следит за регламентом поднимаемых вопросов

i. Проводить совещание перед обедом: в таком случае каждый участник стремится говорить по конструктиву, поскольку задержка оборачивается для него запозданием обеда и его укорачиванием

2. Внеплановое распоряжение начальства («начальская дурь», помехи со стороны руководства)

a. Организовать референта, который распределяет поручения от руководителя подчиненным в определенные окна

b. Дать руководителю обратную связь в виде тренинга, к чему приводят внеплановые «дергания» персонала

c. Дать руководителю возможность выставить приоритеты задач, это в случае, если он «вменяемый»

d. Фиксировать его распоряжения и показать через неделю: что и как давалось с его стороны. Указать, какая часть из них «В», а какая – «А»

e. Получать у руководителя «интервал ответственности». Промежуток времени, в течение которого руководитель не вмешивается в работу сотрудника. Например, утром сотруднику поставили список задач – вечером проверили качество выполнения. В данном случае интервал ответственности равен рабочему дню, 8 часов. Если в понедельник поставили задачи и проверяем в пятницу, то интервал ответственности – неделя.

3. Громкие разговоры внутри отдела. Пришел заказчик, а остальные работают в себе Сбои техники Чем сложнее система, тем выше вероятность, что она выйдет из строя. Именно так звучит один из базовых постулатов кибернетики. В связи с тем, что современный темп жизни не позволяет отказаться от техники, мы вынуждены «подружиться» с ней и быть готовыми к сбоям. Решения этих мелких и крупных технических неприятностей описаны в этой части.