Тайм-серфинг. Технология управления волнами эмоций и времени

Научитесь с легкостью избавляться от писем. Отпишитесь от новостей, которые вы не читаете. Пусть удаление писем станет для вас обычным делом. Вечером взгляните на сообщения, которые приходили в течение дня, и решите, какие из них вы прочитаете, а какие собираетесь «оставить на десерт». Также взгляните на те, что вы сохранили за последние несколько дней, и удалите то, что можете. Нужно, чтобы это вошло в привычку, и почта не была забита старыми сообщениями. Обратите внимание, насколько свободным вы себя почувствуете, удаляя сообщения. Эффект от наличия огромного количества электронных писем, когда вы не представляете, что в них содержится, – такой же, как от кучи неоткрытых обычных писем: вы нервничаете.

Полупустой почтовый ящик так же хорош, как и пустой письменный стол.

3. Оставьте на «десерт»

Оставить на «десерт» или на потом – это методика, использующаяся для писем, на которые вы не можете ответить сразу. Например, сообщения, для ответа на которые вам требуется немного времени или которые несут значительную эмоциональную нагрузку. Позже вам будет легче найти правильный ответ или подходящий тон.

Такие сообщения могут оставаться в почте. Вы расправитесь с ними так же, как и с «грызущими крысами» – вникните в них позже. Время сделает все остальное: вы внезапно поймете, что хотите сказать или сделать, и ответите на сообщение. Поэтому ваша почта не должна быть абсолютно пустой. Почти. Оставьте только те сообщения, на которые вы хотите ответить чуть позже, или те, которые должны сначала остаться на «десерт». Старайтесь, чтобы эта группа сообщений была как можно меньше, и дайте ей какое-нибудь обозначение, флажок или звездочку, в зависимости от почтовой программы.

4. Создайте папку

Когда дело касается электронных писем, лучше всего создавать папки для их хранения. Вы сохраняете сообщения в определенные папки, что позднее позволит с легкостью найти нужное письмо.

Я предлагаю базовую файловую систему, которую вы можете использовать в качестве образца. Займитесь созданием собственной системы. Не нужно делать это прямо сейчас. Позже вы измените названия разных папок, чтобы лучше понимать, где что находится.

Начните с создания нескольких главных папок и пронумеруйте их. Ваша почтовая программа автоматически отсортирует их согласно номеру.

Например:

1. Ваше место работы или компания.

2. Папка с вашим собственным именем. Это может быть семейная или личная папка.

3. Организация или объединение, к которому вы относитесь.

Создайте подпапки в каждой главной папке и также их пронумеруйте.

Для человека, занимающегося индивидуальной трудовой деятельностью, главная папка может выглядеть следующим образом:

1.1. Клиенты

1.1. Компании

1.2. Частные лица

1.2. Поставщики

1.3. Реклама и маркетинг

1.4. Сайт

1.5. Аренда рабочего помещения

1.6. Профессиональная информация

В главной папке, названной вашим именем, собираются письма от членов семьи и друзей. Там могут быть подпапки:

2.1. Ваша семья

1.1. Имя супруга (супруги)

1.2. Имя первого ребенка

1.3. Имя второго ребенка и так далее

2.2. Родители, братья и сестры

2.3. Друзья (приглашения на вечеринки и т. д.)

Предложения для других полезных подпапок внутри главной папки:

2.4. Заказы (онлайн-покупки)

2.5. Подписки (письма-подтверждения с сайтов, на которых вы зарегистрированы)

2.6. Билеты на самолет или поезд (онлайн-бронирование)

В главной папке «Волейбольный клуб» (финансовым директором которого вы являететсь) можно создать следующие подпапки:

3.1. Аренда и обслуживание

3.2. Финансы

3.3. События

1.1. День открытых дверей

1.2. Весенний турнир

1.3. Осенний турнир

3.4. Вестник

3.5. Протоколы

И наконец, создайте в вашем почтовом ящике подпапку с названием «Для чтения или просмотра». В ней храните письма с ссылками или видео, документами и статьями, которые не особо важны или срочны, но которые вам интересны и вы бы хотели почитать или просмотреть их в свободное время.

Вам не нужно сразу же читать все сообщения, которые отличаются важностью, потенциальной полезностью и ценной информацией. Бегло взгляните на все виды основных сообщений, чтобы иметь понятие о том, что в них содержится, а затем отправьте их в нужную папку.

Не торопитесь создавать дополнительные папки, которые вам кажутся необходимыми.

Переход

Теперь переместите электронные письма, которые вы хотели бы сохранить, и найдите их снова в нужных папках. Видите? Так работать с письмами намного удобнее!

Если вы хотите использовать данную систему, но в почте все еще хранятся 300 сообщений, прежде всего уберите их в одну временную папку.

Сейчас у вас пустая почта! Теперь создайте папки и следуйте вышеупомянутым инструкциям. Вы можете заглянуть во временную папку ради писем, которые необходимо вернуть обратно, а спустя какое-то время сможете удалить все ненужное.

Тренируйтесь