Наряду с письмами перехватывались телеграммы. В мае 1903 г. по соглашению с Главным управлением почт и телеграфов начальники охранных отделений получили «открытые листы», дающие право на осмотр и изъятие телеграмм. В разгар железнодорожных стачек 1905 г. на некоторых дорогах телеграфные аппараты были подсоединены к жандармским управлениям. Ничего не известно о прослушивании телефонных разговоров, хотя технически такая мера была легко осуществима. Первые подслушивающие устройства — прообразы будущих «клопов» — были выписаны из-за границы в 1913 г. и установлены в помещении IV Государственной думы.
Поскольку охранка унаследовала все бумаги Третьего отделения, с самого начала у нее хранилось множество личных карточек. Как объяснял один из бывших агентов, «архив — это основа любой охранительной организации». Охранка быстро пополняла свой архив, и еще до 1914 г. число карточек перевалило за миллион. Каждая карточка имела соответствующий цвет. Например, желтые карточки обозначали студентов, зеленые — анархистов. Красные карточки регистрировали эсеров, голубые — социал-демократов. Белые карточки заводились на людей, непосредственно не связанных с революционным движением, но находящихся в центре культурной и общественной жизни.
Один из первых исследователей полицейских архивов, В.Г. Жилинский, вспоминал, что каждый, имеющий доступ к делам, мог «найти имена всех общественных деятелей, высокопоставленных особ, карточку почти всякого интеллигентного человека, который хотя раз в жизни задумался над политикой». Дела были заведены и на женщин. Полиция составила списки членов Московского общества по борьбе с неграмотностью. Среди них были ученые (П.Н. Милюков, В.О. Ключевский), издатели (В.А. Гольцев, И.Д. Сытин) и многие другие представители интеллигенции. Чиновники охранки полагали, что даже если эти активисты пока не выступают против правительства, их демократические идеи наверняка подразумевают недовольство установленным порядком, а используя свои связи и влияние, эти люди могут сыграть на руку оппозиции.
Информация на белых карточках в основном хранилась в архиве, тогда как информацию на цветных карточках тайные агенты постоянно пополняли. Донесения агентов также поставляли информацию для сводки наружных наблюдений, в которой отражались поведение и контакты лиц, находящихся под наблюдением. Затем на Фонтанке на каждого подозреваемого заводилось две формы: 1) личная карточка, 2) лист-сводка наружных наблюдений.
В личной карточке сообщались имя, возраст, пол, адрес, иногда к ней прилагалась небольшая фотография. Кроме того, указывались номера-коды, позволяющие отыскать другие документы на этого человека — сводку данных, личное дело, отпечатки пальцев, дополнительные фотографии. Сводка наружных наблюдений представляла собой диаграмму, на которой тот же человек был обозначен кругом. Диаграмма иллюстрировала личные контакты подозреваемых. Каждому имени, соединенному с кругом прямой линией, соответствовала личная карточка. Круги большего размера, расположенные ближе к центру, обозначали наиболее важных персон. (Например, на сводной диаграмме социал-демократов центральный, самый большой круг обозначал В.И. Ленина.) Линия, соединяющая круги, означала контакты: чем жирнее линия, тем больше контактов. Диаграммы обновлялись, когда с течением времени на сводных таблицах появлялось слишком много исправлений. Кроме того, иногда составлялись новые диаграммы, объединяющие или дробящие несколько старых в соответствии с новыми данными.
Такой кропотливый способ сбора и хранения информации в архивах местных охранных отделений и в центре был нужен для контроля за поведением подозреваемых в целях подавления революционных выступлений. Казалось бы, создан метод выявления тайного смертельного врага. Конспиративная группа полностью предстает перед глазами офицера штаба, когда он обрабатывает полученные данные и заносит их на личные карточки. Недостатками системы были неразборчивость и «всеядность» на самом начальном уровне. Поскольку в глазах полиции контакт с подозреваемым революционером был достаточным основанием для «занесения в систему», охранка заводила досье на многих ни в чем не повинных людей. Имена других попадали в архив из-за их взглядов.
Чтобы облегчить работу агентов, в Департаменте полиции составлялись карманного размера книжечки с фотографиями и краткими биографическими данными подозреваемых. Филеры всегда имели эти книжечки при себе, используя их на работе как справочный материал и пристально изучая в свободное время.
На Фонтанке также вели учет техническим средствам, которыми могут располагать революционеры. Через собственный технический отдел охранники получали информацию о новых мировых изобретениях и усовершенствованиях, эта информация поступала в архив.