Теория организации

В наши дни человеку доступны огромные объемы информации, но далеко не все, что он может узнать, доходит до его сознания, а тем более используется в жизни. Из огромного количества информации мы стараемся выбрать те сведения, которые нам нужны или могут понадобиться в дальнейшем. Такой же подход справедлив и для организации. Из общего потока система управления воспринимает и отбирает только ту информацию, которая соответствует поставленным целям и может быть использована в процедурах управления. Поэтому вся доступная информация должна быть упорядочена по целевому признаку.

Согласно закону информированности-упорядоченности, «чем большей информацией о внутренней и внешней среде располагает организация, тем большую вероятность устойчивого функционирования она имеет». Закон требует от руководителей создания эффективной системы коммуникационных связей, внедрения передовых информационных технологий. Руководитель от 50 до 90 % (по мнению многих исследователей) своего времени тратит на коммуникации. Обмен информацией пронизывает все основные виды управленческой деятельности, коммуникации являются связующими каналами. С помощью коммуникаций осуществляются координация, упорядочение и регулирование деятельности людей.

Закон информированности-упорядоченности имеет следующие следствия [43]:

1) достижение максимальных значений всех характеристик информации приводит к дезинформации (любая организация всегда стремится приобрести как можно больше достоверной и ценной информации, что приводит к большим затратам финансовых ресурсов, информационной избыточности, к перенасыщению информации цифрами, таблицами и графиками и т. д.; в результате создаются проблемы обработки, хранения и оценки полученной информации);

2) информированность работника после достижения ею верхнего критического уровня переходит в компетентность работника (каждый работник повышает свою квалификацию, при этом информация не сразу переходит на уровень теоретических или практических знаний; часть ее теряется, часть постепенно накапливается, объединяется с другой, создавая некоторый цельный набор в какой-либо области; достигнув необходимого объема и пропорций, эта информация становится полезной для решения конкретных задач, а ее носитель приобретает новый уровень компетентности).

Благоприятный результат возможен в том случае, если руководитель и подчиненные знают о законе информированности-упорядоченности. Для этого руководители должны:

• формировать для конкретного задания оптимальный набор требуемых характеристик информации;

• находить или создавать свои источники с требуемыми характеристиками информации;

• повышать квалификацию своих сотрудников;

• внедрять передовые информационные технологии.

Любой вид деятельности человека связан с использованием каких-либо ресурсов: компьютера, автомашины, одежды и т. д. Каждый набор ресурсов должен быть достаточно полным для успешного проведения той или иной работы. Увеличение количества одних ресурсов не может полностью компенсировать недостаток других. Любой человек стремится для осуществления своей деятельности иметь необходимые ресурсы (их композицию) в такой пропорции, которая обеспечила бы ему удобство и оперативность в работе. Следовательно, композиция и пропорциональность – это естественный процесс в жизни человека.

Между понятиями «композиция и пропорциональность» и «гармония» можно поставить знак тождества. Как естественный эволюционный процесс гармонизация происходит на всех уровнях мироздания. Основная задача разумного человека состоит в том, чтобы не тормозить этот процесс. Основная задача профессионального менеджера – помогать этому процессу. Гармония имеет системное начало, она объективна и не зависит от воли и желания человека.

Закон пропорциональности и композиции требует сохранения пропорциональности между организацией как целостным системным образованием и ее элементами при любых возможных изменениях, что позволяет максимально реализовать потенциал, которым они обладают. Воплощение этого закона требует оптимального состояния и композиции общих, частных и индивидуальных целей.

Закон пропорциональности и композиции каждая система стремится приобрести, создать или сохранить в своей структуре все необходимые ресурсы, которые находятся в заданной пропорции [42].

Математическая интерпретация закона может быть представлена следующим соотношением:

где R – набор ресурсов;

N – пропорциональность (композиция);

K_i – коэффициент пропорциональности;

R_i – конкретный ресурс.

Профессиональная реализация закона композиции и пропорциональности основана на выполнении ряда принципов:

1) принцип координирования – подразумевает, что каждая компания должна следить за стратегическими, тактическими и оперативными изменениями и вносить соответствующие коррективы в набор и пропорции ресурсов;

2) принцип стабилизации – изменение содержания набора ресурсов и их пропорций не должно выходить на пределы нормативного уровня;