Учет денежных средств

Согласно п. 4.5 Указаний № 3210-У при наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств с указанием сумм передаваемых наличных денег.

Получив наличные деньги, кассиры расписываются в графе 4 книги. В конце рабочего дня кассиры обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям главному (старшему) кассиру под расписку в книге учета (гр. 9), а главный (старший) кассир – подсчитать их остаток (гр. 10).

Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств открывает на год и заполняет старший кассир.

По полученным авансам для оплаты труда и выплаты стипендий кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости для их выплаты. До истечения этого срока кассир обязан ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и др. упаковках главному (старшему) кассиру под расписку (с указанием объявленной суммы).

На с. 22 приведен пример заполнения четных и нечетных страниц книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Таким образом, оформление первичных документов и учетных регистров в кассе производится в следующем порядке:

оформляются первичные документы по приходу и расходу;

на основании первичных документов кассир производит записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах). В кассовой книге ежедневно кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число;

кассир передает в качестве отчета второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами под расписку бухгалтера в кассовой книге.

Банк России предусмотрел и упрощенный порядок ведения кассовых операций для индивидуальных предпринимателей. В частности, теперь индивидуальные предприниматели могут:

не устанавливать лимит остатка наличных денег (абз. 10 п. 2 Указание о порядке ведения кассовых операций);

не сдавать наличные деньги в банк (абз. 1 п. 3 Указание о порядке ведения кассовых операций);

не оформлять кассовые операции (абз. 2 п. 4.1 Указание о порядке ведения кассовых операций). При этом отказаться от ведения кассовых операций индивидуальные предприниматели могут только в случае ведения учета доходов и расходов и иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности.

1.2. Учет по счету 50 «Касса»

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 «Касса», по дебету которого отражаются все суммы поступления наличных денежных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту – суммы выданных наличных денежных средств и денежных документов.

Сальдо дебетовое означает остаток денежных средств и денежных документов в кассе, дебетовые обороты – поступление денежных средств и денежных документов, кредитовые – выдачу.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты следующие субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы».

Выделение субсчетов к счету 50 «Касса» объясняется необходимостью формирования информации об обороте наличных денежных средств в зависимости от специфики функционирования организации.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе, к нему могут быть открыты субсчета второго порядка:

50-1-1 «Касса организации в рублях»;

50-1-2 «Касса организации в иностранной валюте».

Для учета иностранной валюты в кассе организации открываются дополнительные субсчета к счету 50 с целью получения обособленных данных о движении валюты по каждому ее виду. Более подробно данный субсчет будет рассмотрен в п. 1.3.1 «Наличные валютные операции».

Пример 6. 22.04.2014 работнику выданы из кассы денежные средства под отчет в сумме 2 000 руб. для приобретения канцелярских товаров. В этот же день в бухгалтерию организации работником представлен авансовый отчет с приложением чека контрольно-кассовой машины (ККМ) и товарного чека, подтверждающих расходы на приобретение канцелярских товаров на сумму 2 000 руб. (в том числе НДС 305 руб.). Также к авансовому отчету приложен счет-фактура. Как отразить в учете организации данные операции?