Уходим в отрыв. Построение эффективной компании

Электронная почта сегодня используется слишком активно, и это может привести к непониманию. При любой возможности старайтесь лично общаться с теми, кому хотите рассказать о своих идеях, чувствах — о чем угодно. Я предпочитаю составлять список вопросов (которые можно было бы задать и по почте), а потом на наших еженедельных собраниях проходиться по каждому из пунктов, вместо того чтобы попусту тратить время на переписку.

Системы мгновенного обмена сообщениями

Я считаю чаты жуткой головной болью и отвлекающим фактором в повседневной работе, за исключением одного случая — телефонных конференций. Когда с моей стороны в телефонном разговоре участвуют два-три человека, нам очень удобно обмениваться друг с другом мыслями через чат. Я делал подобные звонки в присутствии своего юриста, и мы с ним быстро отсылали друг другу вопросы и предложения о том, что говорить или не говорить в трубку. Мы пытались делать это по почте, но в итоге оба отвлекались на другие письма; общаться через программу мгновенных сообщений гораздо быстрее и легче.

Видеочаты

Я пользуюсь и Skype, и iChat. Они позволяют не только поддерживать связь с людьми на расстоянии, но и налаживать с ними отношения. Я понял: если вы сумеете договориться о разговоре с потенциальным клиентом в видеочате, будет намного проще выстроить отношения с ним и прийти к соглашению. Я пользуюсь видеочатом ежедневно, консультируя и обучая предпринимателей Если бы мои сотрудники жили и работали далеко от меня, я бы все наши разговоры вел через видеочат, а не по телефону. Так отношения становятся намного прочнее, а самое главное — это бесплатно!

Новые средства общения

Я прекрасно лажу с Facebook, Twitter и прочими новыми социальными медиа. Поколение Y[13] пользуется ими для связи и общения. Если люди достигают целей и делают свою работу, мне все равно, как они общаются. Компании нет смысла определять, какая форма письменного общения для нее предпочтительна Одно из правил, которое сослужило мне хорошую службу, основано на старом юридическом принципе, называемом «правилом почтового ящика». Он гласит, что коммуникация должна быть продолжена в той форме, в какой она началась. Поэтому если кто-то пишет вам сообщение в Facebook, вы должны ответить ему там же, а если предпочитаете другой способ общения, то просите человека переключиться на него для дальнейшего диалога.

* * *

Когда люди собираются в группы, общаться становится еще труднее. Вот почему так важно уделить внимание подготовке и проведению совещаний

Глава 6 Целенаправленные совещания

Совещание — это мероприятие, на которое отводятся минуты, а тратятся часы.

Капитан Джеймс Керк (к/ф «Звездные войны»)

Мы все бывали на таких совещаниях, которые тянутся целую вечность. На них много говорят и ничего не решают. Если вы хотите поднять свой бизнес на новый уровень, они не должны стать для вас нормой.

Я уже упоминал, что совещания отражают культуру вашей компании Если вы хотите, чтобы вашу корпоративную культуру отличали энергичность, целеустремленность и надежность, ваши совещания должны обладать теми же характеристиками Они могут улучшить атмосферу во всей организации, а могут сделать ее вялой и лишить направления.

Сделать совещания осмысленными непросто, но я подскажу вам быстрый путь, описав главные стратегии и самые эффективные типы совещаний.

Пять стратегий контроля совещаний

Вновь и вновь я убеждаюсь в том, что оптимальный путь сохранения контроля над корпоративными совещаниями — следовать этим пяти простым шагам.

1. Подготовьте повестку совещания

«Нет повестки — нет посещаемости». Не помню, где я слышал эту фразу, но она врезалась в память, потому что точно выражает мое отношение к совещаниям без повестки: на них вообще не надо ходить Совещания без списка вопросов, как правило, уходят в сторону и отнимают время у людей, которые принесли бы больше пользы, если бы вернулись на свои рабочие места и занялись более важными делами.

Наличие повестки помогает удерживать обсуждение в нужном направлении. Заблаговременное обнародование повестки позволит людям (особенно замкнутым) заранее подготовиться, если они хотят высказаться по тому или иному вопросу. Кроме того, повестка избавляет от необходимости начинать встречу с какой-нибудь фразы вроде «Ну что ж, давайте обговорим, чем мы сегодня займемся…». Это экономит драгоценные минуты любого совещания.

Повестки могут быть краткими и по существу К каждому приглашению на совещание прикрепляйте список вопросов, чтобы люди видели, что будет обсуждаться и в каком порядке.

Совещание должно иметь ясную цель; ее следует выразить одним предложением. Ограничьте вероятные результаты совещания максимум тремя пунктами. Так люди узнают, почему их попросили прийти и что им предстоит сделать.